Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если проверяемое лицо не имеет возможности представить истребуемые документы в течение установленного срока, оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, должно письменно уведомить ИФНС о невозможности исполнения такого требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Как определить срок для подачи документов?
Как упоминалась ранее, истребуемые документы необходимо подать в инспекцию в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Дата, от которой следует отсчитывать эти 10 дней, зависит от способа направления требования налогоплательщику (см. таблицу). Ведь согласно п. 4 ст. 31 НК РФ документы, используемые налоговыми органами при реализации своих полномочий, могут быть переданы налогоплательщику непосредственно под расписку, через МФЦ предоставления государственных и муниципальных услуг, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по ТКС либо через личный кабинет налогоплательщика.
|
Как направлено требование? |
Какая дата считается датой его получения? |
|
Вручено лично налогоплательщику (его представителю) |
Дата, указанная в требовании о представлении документов |
|
Заказным письмом по почте |
Шестой день со дня отправки заказного письма |
|
По каналам ТКС |
Дата, проставленная в квитанции о приеме (п. 13 Порядка направления требования о представлении документов (информации), утвержденного Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@) |
|
Через личный кабинет налогоплательщика |
День, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика |
|
Через МФЦ |
День, следующий за днем получения указанного документа МФЦ (если иное не предусмотрено НК РФ) |
В каком виде предоставлять истребованные документы.
У налогоплательщика есть право выбирать в какой форме и каким способом предоставлять истребованные документы. Однако это правило не распространяется на тех налогоплательщиков, которые обязанные сдавать отчетность только в электронном виде. Они должны отправлять документацию, в том числе и уведомление о невозможности предоставить документацию, в электронном виде.
Возможные формы истребованных документов:
- Бумажные ксерокопии. Бумажные копии документов нужно заверить подписью руководителя и подшить.
- Электронные документы.
- Сканы документов.
Каким способом отправить документы:
- Привезти в ИФНС лично или передать через уполномоченного представителя бумажные заверенные ксерокопии.
- Отправить бумажные документы заказным письмом по почте.
- Отправить электронные документы через личный кабинет налогоплательщика.
- Отправить электронные документы через оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
Сроки представления документов
Налоговый Кодекс России регламентирует сроки предоставления документации, запрошенной налоговиками в рамках проведения камеральной, выездной или встречной проверки.
Если в отношении плательщика инициирована камеральная или выездная проверка, то вся запрошенная налоговым органом документация должна быть предоставлена в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты получения требования (п.3 ст.93 НК РФ).
Другие требования к срокам предоставления документации – в случае проведения встречной проверки ИФНС. Здесь срок предоставления документов не должен превышать 5 рабочих дней с даты получения требования. Если же налоговые инспекторы адресовали требование касательно конкретной сделки, то срок предоставления документации также, как в случае с камеральной проверкой, не может превышать 10 рабочих дней с даты получения требования (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Что могут запросить при проверках?
Суровая реальность: все, что хоть как-то связано с исчислением уплатой проверяемых инспекцией налогов может быть истребовано у кого угодно. Складывается стойкое впечатление, что скоро никого не удивит истребование, например, свидетельства о рождении главного бухгалтера, ведь именно главный бухгалтер отвечает за исчисление и уплату налогов в компании.
Обратной стороной медали выступает возможность злоупотребления должностными лицами налоговых органов своими полномочиями.
И именно из-за таких злоупотреблений, а вовсе не из-за желания налогоплательщика сокрыть компрометирующую его информацию, часто возникает нежелание отвечать на запросы налоговых органов. А иногда бывают и откровенные глупости.
Так, совсем недавно в Свердловской и Челябинской областях налогоплательщикам приходили требования с просьбой представить «документы, подтверждающие выполнение работ непосредственно в космическом пространстве».
Скорее всего, данная формулировка была транслирована из ст. 164 Налогового кодекса РФ, предусматривающей применение ставки 0%, и бездумно скопирована из требований, выставленных какой-либо из структур Роскосмоса. Однако для бухгалтеров других компаний такие формулировки, дававшие повод задуматься о бескрайних просторах вселенной, вызывали недоумение и ухмылку.
Сроки представления истребованных документов в налоговые органы
Сроки предоставления запрошенных налоговиками документов напрямую зависят от вида проводимых в отношении плательщика контрольных мероприятий. По общему правилу документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, должны быть представлены в течение 10 дней. Если проверка проводится в отношении консолидированной группы налогоплательщиков, то документы представляются в течение 20 дней, а если в отношении иностранной компании – не позднее 30 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Срок на представление документов и сведений рассчитывается с момента получения организацией/ИП соответствующего требования. Сам же момент получения требования определяется способом его направления. Так, если требование передается лично руководителю компании или его представителю под расписку, то моментом его получения считается день вручения требования. Если требование направляется по почте заказным письмом, датой его получения считается 6-й день со дня отправки заказного письма (абз. 3 п. 4 ст. 31 НК РФ).
В случае направления требования через личный кабинет налогоплательщика или МФЦ датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете или днем поступления требования в МФЦ (абз. 4 и 6 п. 4 ст. 31 НК РФ). Если требование передается в электронной форме по ТКС, днем его вручения считается день, указанный плательщиком в квитанции о приеме требования.
Непредставление документов или нарушение срока их представления влечет ответственность по п. 1 ст. 126 НК РФ. Штраф составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Непредставление сведений о контрагенте или отказ представить имеющиеся у компании документы, касающиеся деятельности контрагента, влечет взыскание штрафа с организации в размере десяти тысяч рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Нарушения налоговиков при истребовании документов
Несмотря на то, что в НК РФ отсутствует перечень документов, которые могут запросить налоговики, право ИФНС на истребование документации все же не является безусловным. И налоговые органы не вправе требовать у плательщиков те документы, которые в определенных ситуациях истребовать нельзя в силу прямого запрета. Например, при проведении камеральных проверок налоговых деклараций налоговики не вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы, если представление таких документов вместе с декларацией прямо не установлено нормами налогового законодательства (п. 7 ст. 88 НК РФ).
Если ИФНС проверяет, скажем, декларацию по НДС, то она вправе истребовать у компании только счета-фактуры и первичные документы, подтверждающие принятие на учет приобретенных товаров, работ и услуг (п. 1 ст. 172 НК РФ). Какие-либо иные документы, в том числе договоры, регистры бухгалтерского учета и т.д., налоговики при таких проверках запрашивать не вправе (постановление АС Северо-Западного округа от 18.01.2021 № А56-38742/2020).
Также незаконными признаются действия налоговиков по истребованию документов, которые у компаний попросту отсутствуют, и предоставить они их не могут по объективным причинам. Например, в ситуациях, когда компания никогда не оформляла и не вела запрашиваемые документы.
Один из подобных споров рассмотрел АС Уральского округа в постановлении от 22.06.2020 № А50-16452/2019. Здесь ИФНС оштрафовала организацию за непредставление запрошенных регистров бухучета, которые компания никогда не вела. ИФНС не привела ссылок на нормативные или локальные акты, из которых бы бесспорно следовала обязанность организации вести соответствующие регистры бухучета и представлять их по требованию налогового органа. Не доказали налоговики и то, что у организации действительно имелись в наличии запрошенные регистры. На основании этого суд признал штраф незаконным и отменил решение ИФНС.
Кроме того, действия налоговиков по истребованию документов признают незаконными и в случае необоснованности направленного плательщику требования. К примеру, в тех ситуациях, когда в требовании не конкретизируются запрашиваемые документы или не сообщается, в рамках проведения каких именно мероприятий налогового контроля они истребуются.
Так, если документы истребуются вне рамок проведения налоговой проверки, то требование в обязательном порядке должно содержать сведения о сделке, по которой запрашиваются документы. Причем вне рамок налоговой проверки налоговые органы вправе истребовать только те документы, которые непосредственно касаются конкретной сделки. В противном случае суды признают требование незаконным (постановление АС Уральского округа от 16.01.2020 № Ф09-9127/19).
Способы вручения требования о представлении документов (информации)
Требование о представлении документов может быть вручено руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 1 ст. 93 НК РФ).
Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утверждены приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
Если требование о представлении документов невозможно вручить налогоплательщику лично или передать в электронном виде, оно направляется ему по почте заказным письмом и считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма (п. 1 ст. 93 НК РФ). Напомним, что до 2 сентября 2010 года при истребовании документов в рамках налоговой проверки самого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) единственным допустимым способом направления данного требования являлось исключительно его вручение. В то же время при запросе документов у контрагентов предусматривалось направление такого требования, то есть его вручение лично или пересылка по почте.
Сроки и общий порядок представления документов, истребуемых в рамках проведения налоговых проверок предприятия
Документы должны быть представлены налогоплательщиком в течение 10 рабочих дней, следующих за днем вручения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ). Можно увеличить срок, если налоговый орган сочтет, что в этом есть необходимость. Для этого организация на следующий день после получения требования должна направить в налоговый орган письменное уведомление о невозможности представления документов в установленные законом сроки с указанием причин задержки и сроков, в течение которых документы могут быть представлены. Получив уведомление, в течение двух дней руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе продлить сроки представления документов или отказать, о чем выносится отдельное решение.
Отказ от представления запрашиваемых документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную п. 1 ст. 126 НК РФ, — взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ. Кроме того, в этих случаях должностное лицо налогового органа, проводящее проверку, производит выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном ст. 94 НК РФ.
Документы должны быть представлены в виде копий, заверенных подписью руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица предприятия и печатью предприятия. При необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов. Кстати, с 1 января 2010 г. вступает в силу норма п. 5 ст. 93 НК РФ, предусматривающая отсутствие у налогового органа возможности истребования у организации документов, ранее представленных ею в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок.
Сроки представления истребованных документов в налоговые органы
Сроки предоставления запрошенных налоговиками документов напрямую зависят от вида проводимых в отношении плательщика контрольных мероприятий. По общему правилу документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, должны быть представлены в течение 10 дней. Если проверка проводится в отношении консолидированной группы налогоплательщиков, то документы представляются в течение 20 дней, а если в отношении иностранной компании – не позднее 30 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Срок на представление документов и сведений рассчитывается с момента получения организацией/ИП соответствующего требования. Сам же момент получения требования определяется способом его направления. Так, если требование передается лично руководителю компании или его представителю под расписку, то моментом его получения считается день вручения требования. Если требование направляется по почте заказным письмом, датой его получения считается 6-й день со дня отправки заказного письма (абз. 3 п. 4 ст. 31 НК РФ).
В случае направления требования через личный кабинет налогоплательщика или МФЦ датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете или днем поступления требования в МФЦ (абз. 4 и 6 п. 4 ст. 31 НК РФ). Если требование передается в электронной форме по ТКС, днем его вручения считается день, указанный плательщиком в квитанции о приеме требования.
Непредставление документов или нарушение срока их представления влечет ответственность по п. 1 ст. 126 НК РФ. Штраф составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Непредставление сведений о контрагенте или отказ представить имеющиеся у компании документы, касающиеся деятельности контрагента, влечет взыскание штрафа с организации в размере десяти тысяч рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Когда возможна, а когда обязательна отправка документов в налоговую в электронном виде
Документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками огромен. Это не только сдача регулярной налоговой отчетности, но и разного рода ответы на запросы, уведомления, представление документов, требований и др. Постепенно уходят в прошлое те времена, когда налогоплательщику нужно было с каждой бумажкой бежать к инспектору или привозить ему на грузовике коробки с подтверждающими документами.
Хотя и запрета на бумажный документооборот законодательство не содержит. Большинство бумаг контролеры и сейчас примут в бумажном виде. Обязательная отправка документов в налоговую в электронном виде предусмотрена только в определенных случаях. К примеру, подача деклараций по НДС и связанных с этим налогом документов (книг покупок и продаж, журнала учета счетов-фактур), а также отправка налоговикам пояснений по НДС-отчетности возможна только в электронной форме (за редким исключением).
Узнайте об этом подробнее на нашем сайте:
- «Правила написания и подачи пояснения к декларации по НДС»;
- «Журнал учета выставленных и полученных счетов фактур — новый формат».
Каков порядок представления документов, истребуемых налоговым органом? Ответ на этот вопрос узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Другие виды налоговой отчетности налоговики принимают и в электронной форме, и в бумажной. Все зависит от того, какая численность работников у налогоплательщика, который отправляет отчет (п. 3 ст. 80 НК РФ). При этом простые граждане могут общаться с контролерами и подавать им какие-либо документы самыми разнообразными способами:
- через личный кабинет налогоплательщика;
- придя непосредственно в инспекцию;
- отправив документы почтовым отправлением.
Важно помнить об основном правиле: если вы сдали декларацию электронным способом, то и в дальнейшем взаимодействие с контролерами по этому налоговому отчету должно происходить электронно. Это правило следует из приказа ФНС от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@. На этом документе остановимся подробнее.
Как подать электронные документы
Другой важный вопрос, который должен решаться при подаче электронных документов в налоговую, — это способ их представления. Документы в электронной форме могут направляться в инспекцию по ТКС через оператора ЭДО или через личные кабинеты налогоплательщиков (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Можно ли представить в электронной форме бумажные первичные документы? Да, это позволяет п. 2 ст. 93 НК РФ — в виде электронных образов, созданных путем сканирования с сохранением их реквизитов по установленным форматам. Этой же статьей кодекса предусматривается, что если истребуемые электронные документы передаются по ТКС, то их нужно заверить усиленной КЭП проверяемого лица или его представителя.
Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками (он вступил в силу с 15.01.2018, п. 1.1 приказа ФНС от 27.12.2017 № MMB-7-6/1096@).
Не связанные с предпринимательской деятельностью физлица тоже могут подать документы в электронной форме. К примеру, гражданин может приложить к электронной декларации 3-НДФЛ скан-образы подтверждающих документов при заявлении имущественного или социального вычета. Подписанные электронной подписью сканы вместе с декларацией уйдут в инспекцию в электронном виде.
В любом случае налоговики оставляют за собой право ознакомиться с подлинниками документов.
Особенности продления срока представления документов
По общему правилу, компания должна представить в ИФНС документы в срок 10 рабочих дней с даты получения требования, по встречной проверке – в течение 5-ти рабочих дней.
Если проверяемое предприятие не имеет возможности исполнить требование в срок, оно вправе направить в инспекцию заявление о продлении срока представления документов, указав в нем причины непредставления документов и срок, в течение которого компания обязуется исполнить требование. Но есть один нюанс – такое заявление фирма должна составить и направить в ИФНС в течение 1-го дня после получения требования. Если компания нарушила этот срок и подала заявление позднее, инспекторы все равно обязаны его рассмотреть и учесть изложенные в нем факты и обстоятельства. Так как установленный на подачу ходатайства однодневный срок не является пресекательным.
Стоит отметить, что, ходатайствуя о продлении срока представления документов, организация должна указать причины, обосновывающие невозможность своевременного исполнения налогового требования. В числе причин общество вправе назвать:
- Большой объем запрошенных документов;
- Неисправность сканера, ксерокса. Безопаснее приложить к заявлению о продлении срока в ИФНС копию служебной записки о поломке техники, письмо сервисной службы о сроках ремонта;
- Удаленность от главного офиса архива;
- Нахождение части документов в обособленном подразделении;
- Отсутствие главного бухгалтера в связи с отпуском, служебной командировкой, болезнью. В таком случае также целесообразно подтвердить документально данный факт;
- Одновременное получение нескольких требований;
- Утрату документов вследствие форс-мажорных обстоятельств, подтвержденных справкой МЧС, МВД России. В этом случае в ходатайстве необходимо указать, что организация в настоящее время восстанавливает все документы, и назвать срок, когда она сможет направить документы.
НК РФ не называет количество дней, на которое ИФНС может увеличить срок представления документов. Поэтому каждое заявление о продлении срока налоговый орган рассматривает индивидуально. При принятии по нему решения он учитывает:
- Указанные фирмой-налогоплательщиком причины непредставления документов;
- Количество истребуемой документации;
- Факт представления в ответ на требование части документов;
- Запрошенные проверяемым налогоплательщиком сроки.
Информация, которую проверяет налоговый орган
Если при проведении камеральной налоговой проверки действуют ограничения, предусмотренные НК РФ, то какие документы проверять при выездной налоговой проверке, инспекция решает сама.
Большой объем данных представляется в подразделения ФНС по системам информационного обмена.
Вне зависимости от намерения налогоплательщика исполнять (не исполнять) требование налогового органа в процессе контрольных мероприятий будут запрошены сведения об имуществе, в т. ч. транспортных средствах, движении денежных средств по счетам (распоряжение Правительства РФ «Об утверждении перечня документов…» от 19.04.2016 № 724-р). Контрагентам предложат подтвердить реальность хозяйственных отношений путем представления копий документов и дачи показаний.
При определении необходимого для проверки объема информации налоговые органы вправе учитывать результаты оперативно-розыскной деятельности (см. письмо ФНС РФ «О направлении методических рекомендаций…» от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@).
Письмом ФНС РФ от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 рекомендуется в ходе ВНП анализировать:
- учредительные документы;
- лицензии;
- приказы (в т. ч. об учетной политике, утверждении форм и порядка их составления);
- договоры и любую информацию, подтверждающую их исполнение;
- регистры налогового и бухгалтерского учета;
- данные о движении денежных средств и другие сведения.
В случае невозможности представить все запрошенные документы в установленный срок в связи с их большим количеством, нахождением части документов в филиале организации и т.п. можно рекомендовать налогоплательщику извещать налоговые органы об указанных обстоятельствах. В сопроводительном письме может быть указано, что по объективным причинам (например, из-за большого количества запрошенных документов) представляется лишь часть истребуемых документов, а остальные будут направлены в инспекцию позже.
Формально с 2007 г. направление такого уведомления является обязанностью налогоплательщика при вероятности неисполнения требования в установленный срок (п. 3 ст. 93 Кодекса). Налоговый орган в течение двух дней рассмотрит уведомление налогоплательщика о невозможности представления документов в установленный срок и примет решение либо о продлении срока представления, либо об отказе в нем.
Если, несмотря на приведенные налогоплательщиком обстоятельства, налоговый орган не продлит срок представления документов и вынесет решение о привлечении к ответственности по ст. 126 Кодекса, возможно обжалование этого решения в вышестоящий налоговый орган. Нередко вышестоящий налоговый орган признает необоснованными перечень и объем истребованных при проверке документов.
Истребование документов у контрагентов проверяемого налогоплательщика (ст. 93.1 Кодекса) 1. Основания истребования
Налоговые органы вправе истребовать связанные с деятельностью проверяемого налогоплательщика документы у лиц, владеющих соответствующими документами (информацией) о проверяемом налогоплательщике, для сопоставления полученной информации с данными, отраженными в документах проверяемого налогоплательщика (так называемая встречная проверка). Эти документы необходимы для выяснения, например, факта совершения сделки, полноты оприходования продукции (выручки) и др.
С 2007 г. термин «встречная проверка» из Кодекса исключен, но соответствующее право налоговых органов осталось (ст. 93.1 Кодекса).
Причем перечень обстоятельств, при которых действует право на истребование документов (информации) от лиц, располагающих информацией о проверяемом лице, расширен. Если ранее встречная проверка могла проводиться только в случае проведения камеральной или выездной налоговой проверки, следовательно, и в соответствующие сроки, то с 2007 г. истребовать документы налоговый орган может в рамках не только налоговых проверок, но и дополнительных мероприятий налогового контроля и в иных случаях при возникновении необходимости.
Лицо, обладающее информацией о налогоплательщике, и сам налогоплательщик могут состоять на учете в разных налоговых органах. Исходя из этого встречные проверки могли проводиться как налоговым органом, непосредственно осуществляющим проверку, так и по мотивированному запросу тем налоговым органом, в котором поставлено на учет лицо, связанное с деятельностью проверяемого налогоплательщика.
С 2007 г. предусмотрен специальный документ — поручение об истребовании информации, направляемое проверяющим налоговым органом в налоговый орган по месту учета интересующего лица. Копия этого поручения и требование о представлении документов направляются лицу, которое располагает истребуемыми документами, тем налоговым органом, в котором это лицо состоит на учете. Процедура истребования документов налоговым органом по месту учета лица, обладающего информацией о налогоплательщике, призвана «приблизить» направление требования непосредственно к указанному лицу. В том числе это позволяет использовать единый порядок определения срока его получения — седьмой день со дня отправки заказного письма.