Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Больничный лист заполнен шариковой ручкой что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стоит ли опасаться претензий со стороны проверяющих из ФСС России, если при заполнении больничного листа использовалась шариковая ручка? Да, стоит. Это подтверждает судебная практика, а именно постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.10.2014 № А27-5730/2014. Ревизоры, обнаружив такой огрех, снимают с компаний расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности. Но отстоять расходы можно в суде.
Возможны два варианта действий.
1) Записи, сделанные шариковой ручкой, аккуратно зачеркните одной черной чертой. На оборотной стороне больничного повторите эти записи гелевой (капиллярной, перьевой) ручкой черного цвета печатными заглавными буквами. Внесите заверяющую запись «Исправленному верить», заверьте исправления подписью ответственного лица и печатью организации. Такие выводы следуют из пункта 65 Порядка, утвержденного .
2) Не нужно вносить какие-либо исправления в уже заполненном листке, если других ошибок в оформлении нет. Дело в том, что территориальные органы ФСС России могут временно принимать к оплате листки нетрудоспособности с техническими ошибками (в т. ч. заполненные шариковой ручкой), если такие погрешности:
Обоснование
Из ситуации
Нины Ковязиной , заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
Как поступить, если больничный листок заполнили шариковой ручкой
Ответ на этот вопрос зависит от того, какой именно раздел больничного листка заполнен шариковой ручкой: тот, что заполняет врач, или тот, что оформляет работодатель.
Если врач заполнил шариковой ручкой соответствующий раздел больничного листка, то такой листок нетрудоспособности испорчен. Вместо него медицинская организация должна выдать дубликат бюллетеня. Такие правила установлены пункта 56 Порядка, утвержденного .
Если же шариковой ручкой заполнен раздел «Заполняется работодателем», то возможны два варианта действий.
Первый вариант, который в частных разъяснениях предлагают специалисты ФСС России, следующий. Записи, сделанные шариковой ручкой, аккуратно зачеркните одной черной чертой. На оборотной стороне больничного повторите эти записи гелевой (капиллярной, перьевой) ручкой черного цвета печатными заглавными буквами. Внесите заверяющую запись «Исправленному верить», заверьте исправления подписью ответственного лица и печатью организации. Такие выводы следуют из пункта 65 Порядка, утвержденного .*
Главбух советует: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.
7 апреля 2015 года вступил в силу «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Статьями и данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.
В то же время продолжает действовать Порядка, утвержденного приказом . Этот подзаконный акт предусматривает, что все исправления в больничном листке работодатель-организация обязан заверять печатью.
Пока официальных разъяснений, как действовать при отсутствии в организации печати, нет. Поэтому рекомендуем продолжать использовать печать при исправлении больничных. Делайте так, пока не внесут изменения в .
Хозяйственным обществам следует взвешенно подходить к вопросу о полном исключении печати из документооборота. Не забывайте еще и о том, что для этого потребуется внести изменения в устав.
Второй вариант не предполагает каких-либо исправлений в уже заполненном листке, если других ошибок в оформлении больничного нет. Дело в том, что территориальные органы ФСС России могут временно принимать к оплате листки нетрудоспособности с техническими ошибками (в т. ч. заполненные шариковой ручкой), если такие погрешности:*
— не влияют на величину выплачиваемого пособия;
— не препятствуют их обработке в ручном режиме (пока не внедрена автоматизированная обработка листков нетрудоспособности).
Такие разъяснения приведены в .
Чтобы выбрать один из предложенных вариантов, рекомендуем дополнительно обратиться за разъяснениями в местное отделение ФСС России, поскольку позиция территориальных органов этого ведомства в регионах может различаться.
Самим исправлять эту ошибку нельзя. Надо отправить сотрудника в медицинское учреждение, где ему вместо листка с неверной фамилией должны выдать новый с отметкой «V» в ячейке «дубликат» (п. 56, 57 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). Таким же образом врач должен исправлять и другие серьезные ошибки в листке. К примеру, неверное название поликлиники, ошибочный код заболевания, неправильную дату начала или окончания нетрудоспособности.
Если бухгалтер учреждения неправильно указал , ошибочную сумму нужно зачеркнуть, на оборотной стороне поставить верную и заверить исправления подписью руководителя и печатью учреждения. Пример исправления приведен ниже.
Обратите внимание! Сроки исправления недочетов . Точный срок для внесения исправлений в Порядке № 624н не установлен. Безопаснее исправить ошибки до того, как фонд обнаружит их в ходе выездной проверки. Но даже если внести исправления во время ревизии, фонд не вправе будет отказать в возмещении расходов в связи с допущенными ошибками. Это подтверждают и судьи. Примерами тому могут служить постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 января 2014 г. № Ф03-6124/2013, Десятого арбитражного апелляционного суда от 28 ноября 2013 г. № А41-10247/13, ФАС Западно-Сибирского округа от 11 апреля 2013 г. №А27-15335/2012.
Однако в сумме пособия возможны и другие ошибки. Например, в больничном заработок верный, но записи бухгалтер сделал не с первой ячейки. Напомню, что данные в бюллетень (стаж, заработок и др.) надо вносить с первой ячейки строки (п. 56 Порядка № 624н, п. 13 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). Если правильные данные стоят со второй, третьей и так далее ячейки, зачеркивать их не надо. Но на оборотной стороне листка нетрудоспособности следует написать: «Считать запись в строке… внесенной с первой ячейки», после чего поставить подпись и печать учреждения.
Также записи не исправляют, если исходя из известного заработка, а позже сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы. На момент назначения пособия расчет был верным. Значит, исправлять или перечеркивать его не нужно. Новый расчет приведите на отдельном листе и прикрепите его к больничному.
Больничный лист: не та ручка — расход снят
Стоит ли опасаться претензий со стороны проверяющих из ФСС России, если при заполнении больничного листа использовалась шариковая ручка? Да, стоит. Это подтверждает судебная практика, а именно постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.10.2014 № А27-5730/2014. Ревизоры, обнаружив такой огрех, снимают с компаний расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности. Но отстоять расходы можно в суде.
На практике распространена следующая ситуация. Зачастую пациенты не знают точного наименования места своей работы. Как следствие, при оформлении больничного листа медицинские учреждения использую неточную информацию, полученную от пациента, допускают ошибки. Работодатель такие листки не принимает к оплате, и работникам приходится обращаться по месту своего лечения с просьбой исправить неточность.
Медицинские учреждения нашли выход — они предпочитают это поле оставлять пустым, чтобы потом работодатель сам внес необходимые сведения. Однако компании, самостоятельно указав свое наименование, часто нарушают правила оформления листка временной нетрудоспособности (используют не те виды ручек или чернил), что при проверках приводит к возникновению претензий со стороны проверяющих.
Больничный лист заполнен шариковой ручкой что делать
Специалисты ФСС России провели камеральную проверку правильности осуществления компанией расходов на выплату работникам пособий по временной нетрудоспособности. По ее результатам организации отказали в принятии к зачету расходов на выплату пособий в сумме более 300 000 руб. По мнению проверяющих, компания оплатила больничные листы, оформленные с нарушением требований Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок). А именно: наименование места работы больного было заполнено шариковой ручкой.
Напомним, что в п. 56 Порядка сказано, что записи в листке временной нетрудоспособности делаются чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. При этом допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. А вот пользоваться шариковой ручкой нельзя.
Изучив материалы дела, три судебные инстанции встали на сторону компании и признали решение Фонда недействительным. Вот их аргументация.
Во-первых, нарушения в оформлении больничного листа допустило медицинское учреждение, а не организация.
Во-вторых, заполнение графы листка нетрудоспособности шариковой ручкой лишь подтверждает неправомерность действий лечащего врача (иного уполномоченного лица) при заполнении больничного листа, но не опровергает наступления факта болезни.
В-третьих, у Фонда есть право предъявлять иски к медицинским учреждениям о возмещении суммы расходов на страховое обеспечение по необоснованно выданным или неправильно оформленным листкам нетрудоспособности (п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
Можно ли заполнять больничный лист синей ручкой
Медицинский работник заполняет следующие разделы листка нетрудоспособности:
– «Заполняется врачом медицинской организации»;
– «Заполняется врачом и остается в медицинской организации».
Об этом сказано в пунктах 56–63 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.
Врач проставляет о в следующих строках:
- «первичный» – если больничный в отношении данного случая нетрудоспособности выдается впервые (абз. 2 п. 57 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н);
- «дубликат» – если приходится повторно оформлять листок нетрудоспособности взамен утерянного или испорченного.
Строку «продолжение листка нетрудоспособности №» врач заполняет, если выдает еще один бюллетень в продолжение предыдущего. Тогда в этом поле он проставляет номер предыдущего листка нетрудоспособности. Такой правила установлены в пункте 57 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.
Больничный лист обычно выдается медицинским учреждением, в котором проходило лечение работника. Это происходит в таких случаях:
- Амбулаторное лечение заболеваний самого работника (травмы, отравления, другие болезненные состояния):
- до 15 календарных дней выдается ответственным медицинским сотрудником;
- свыше этого периода – врачебной комиссией.
- Отпуск по беременности и родам получает работница в тридцатинедельный срок беременности – продолжительность 140 календарных дней (70 до родов и 70 после них), вдается:
- акушером-гинекологом;
- семейным врачом или врачом общей практики;
- фельдшером.
- Уход за болеющим членом семьи – больничный лист выдается лечащим врачом болеющего:
- на срок до 3 дней – при амбулаторно-поликлинических условиях лечения;
- на срок до 7 дней – по решению ВКК, зависит от тяжести заболевания.
Так как этот документ выдается в основном медицинским учреждением или его сотрудником, то и первая его часть заполняется там же, а остальные части бланка уже заполняет либо сам работодатель, либо ответственное лицо, отвечающее за оформление больничных листов.
48 Постановления Пленума ВАС РФ от 28.02.2001 N 5 разъяснено, что под актом ненормативного характера, который может быть оспорен в арбитражном суде путем предъявления требования о признании акта недействительным, понимается документ любого наименования (требование, решение, постановление, письмо и др.), подписанный руководителем (заместителем руководителя) органа.
Вопрос : Кто имеет право выдавать листки нетрудоспособности? Ответ: Медицинские работники, имеющие лицензию на медицинскую деятельность (включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности), в том числе лечащие врачи, фельдшеры и зубные врачи, иные работники со средним медицинским образованием в отдельных случаях — по решению органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области здравоохранения. Кроме того, по согласованию с Минздравсоцразвития России листки нетрудоспособности могут выдавать лечащие врачи клиник научно-исследовательских институтов.
Да, такие правила есть:
- Язык оформления – русский (государственный).
- Буквы – печатные, заглавные.
- Начинать следует с первой ячейки.
- Нельзя выходить за границы ячеек.
- Использовать можно только установленный цвет чернил и ручку.
Ни в коем случае нельзя допускать описок и ошибок в бланке, в противном случае понадобится проводить процедуру оформления дубликата испорченного бланка.
Действительно, не будет признано за ошибку, если бланк данного документа заполняется с помощью компьютера – письмо № 17-03-09/06-3841П ФСС (от 23.10.2014 года). Также не является нарушением общих правил заполнения бланка больничного листа и комбинирование рукописного текста с компьютерным набором. Например, если начальная часть бланка заполняется сотрудником медицинского учреждения от руки капиллярной ручкой с чернилами черного цвета, а последующие графы – работодателем с помощью компьютера.
В листке нетрудоспособности место работы заполнено шариковой ручкой
Внимание
Вопрос: Допустимо ли в графе «должность врача» вместо названия должности врача, превышающего 9 символов (например — аллерголог), написать «врач»? Ответ: Да, графу «должность врача» представляется возможным заполнить следующим образом: врач,или фельдшер, или зубной врач (без указания его специальности); терапевт, педиатр, хирург, лор. При этом сокращение «аллергол» также допустимо. Вопрос: С какого дня будет открыт больничный, если я обратился к врачу после окончания работы? Ответ: Такая ситуация предусмотрена новым порядком выдачи листков нетрудоспособности. Если за медицинской помощью гражданин обратился после окончания рабочего времени и врач признал его временно нетрудоспособным, то по желанию пациента дата освобождения от работы может быть указана со следующего календарного дня.
Компания сама допустила ошибку в больничном
Такая ошибка в листке нетрудоспособности исправляется следующим образом. Неверные данные надо зачеркнуть одной черной чертой. А на оборотной стороне листка нетрудоспособности повторить запись черной гелевой ручкой печатными заглавными буквами. Рядом с верными данными нужно сделать отметку «исправленному верить», заверить ее подписью ответственного сотрудника и печатью компании (п. 65 Порядка № 624н).
Если бухгалтер по ошибке заполнил строку, которую на самом деле надо было оставить пустой, на оборотной стороне листка можно сделать запись вида «строку … считать незаполненной» (письмо ФСС РФ от 18 октября 2012 г. № 15-03-14/05–12954). Эту отметку также нужно заверить подписью ответственного работника и печатью организации.
Нередко в нарушение установленных правил в больничном расписывается не руководитель организации, а непосредственный руководитель заболевшего работника.
Порядок исправления такой ошибки зависит от того, есть ли у сотрудника, подписавшего больничный, . Если есть, то в строке «Фамилия и инициалы руководителя» к подписи надо добавить фамилию и инициалы этого сотрудника (п. 12 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). При таком заполнении исправлять больничный не требуется. Если же директор не передавал сотруднику право подписи бюллетеня, то ошибочную подпись надо зачеркнуть. А на оборотной стороне листка должен расписаться директор. Рядом следует написать: «Исправленному верить», еще раз поставить визу директора и заверить ее печатью учреждения.
Существуют ли отдельные правила для работодателя при заполнении бланка больничного листа
Для работодателя есть свои правила, которых следует придерживаться, заполняя больничный лист. Основное и главное из них – это проверка правильности внесения всех данных специалистом медицинского учреждения. В случае выявления каких-либо ошибочных записей либо несоответствий стандартному порядку заполнения бланка этого документа, придется требовать его дубликат у того же медучреждения, где проходил лечение работник (чаще всего за дубликатом он сам же и обращается).
Теперь более подробно о других правилах, которые касаются конкретно внесения в бланк листа нетрудоспособности информации работодателя:
- Наименование организации-работодателя может быть прописано в двух вариантах (на это отводится ровно двадцать девять ячеек), но выходить за пределы раздела нельзя:
- полном;
- сокращенном.
Если бухгалтер учреждения неправильно указал , ошибочную сумму нужно зачеркнуть, на оборотной стороне поставить верную и заверить исправления подписью руководителя и печатью учреждения. Пример исправления приведен ниже.
Обратите внимание! Сроки исправления недочетов . Точный срок для внесения исправлений в Порядке № 624н не установлен. Безопаснее исправить ошибки до того, как фонд обнаружит их в ходе выездной проверки. Но даже если внести исправления во время ревизии, фонд не вправе будет отказать в возмещении расходов в связи с допущенными ошибками. Это подтверждают и судьи. Примерами тому могут служить постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 января 2014 г. № Ф03-6124/2013, Десятого арбитражного апелляционного суда от 28 ноября 2013 г. № А41-10247/13, ФАС Западно-Сибирского округа от 11 апреля 2013 г. №А27-15335/2012.
Однако в сумме пособия возможны и другие ошибки. Например, в больничном заработок верный, но записи бухгалтер сделал не с первой ячейки. Напомню, что данные в бюллетень (стаж, заработок и др.) надо вносить с первой ячейки строки (п. 56 Порядка № 624н, п. 13 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). Если правильные данные стоят со второй, третьей и так далее ячейки, зачеркивать их не надо. Но на оборотной стороне листка нетрудоспособности следует написать: «Считать запись в строке… внесенной с первой ячейки», после чего поставить подпись и печать учреждения.
Также записи не исправляют, если исходя из известного заработка, а позже сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы. На момент назначения пособия расчет был верным. Значит, исправлять или перечеркивать его не нужно. Новый расчет приведите на отдельном листе и прикрепите его к больничному.
Нередко в нарушение установленных правил в больничном расписывается не руководитель организации, а непосредственный руководитель заболевшего работника.
Порядок исправления такой ошибки зависит от того, есть ли у сотрудника, подписавшего больничный, . Если есть, то в строке «Фамилия и инициалы руководителя» к подписи надо добавить фамилию и инициалы этого сотрудника (п. 12 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). При таком заполнении исправлять больничный не требуется. Если же директор не передавал сотруднику право подписи бюллетеня, то ошибочную подпись надо зачеркнуть. А на оборотной стороне листка должен расписаться директор. Рядом следует написать: «Исправленному верить», еще раз поставить визу директора и заверить ее печатью учреждения.
В больничном несколько ошибок
Совет . Для проверки листков нетрудоспособности воспользуйтесь шпаргалкой-схемой в конце статьи
Бухгалтер организации может исправить в больничном сколько угодно ошибок, допущенных при заполнении листка. Фонд не вправе отказать из-за этого в возмещении пособия, так как в части больничного, которую заполняет работодатель, допускается неограниченное число исправлений. Порядок исправления нескольких ошибок такой же, как в общем случае. Ошибочные записи на лицевой стороне следует зачеркнуть, а на оборотной сделать правильные. Для этого надо указать название каждой строки, в которой была допущена ошибка, и правильные данные. Все исправления можно заверить один раз. То есть один раз написать: «Исправленному верить», и один раз поставить подписи директора и главбуха, а также печать учреждения. Но не запрещено заверять каждую исправительную запись и по отдельности.
Больничный заполнен шариковой ручкой
Примечание . Разъяснения специалистов ФСС России приведены в письмах от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956, от 30 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-11575
ФСС России неоднократно указывал, что различные технические недочеты в заполнении листка нетрудоспособности не являются основанием для его переоформления и не приводят к отказу в назначении и выплате пособия.
Например, заполнение полей листка нетрудоспособности прописными буквами, а не печатными, попадание отдельных букв на границы ячеек бланка, попадание оттисков печатей работодателя на другие информационные поля и т. п.
Суды относят к допустимым техническим недочетам также подписание больничного листа руководителем или главным бухгалтером шариковой ручкой, а не гелевой либо чернилами синего цвета, а не черного (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 января 2014 г. № А27-8345/2013).
Подобные нарушения невозможно устранить путем зачеркивания ошибочной записи и внесения на оборотную сторону листка нетрудоспособности правильной. Ведь подпись будет той же самой.
Но если организация не готова спорить, то такую ошибку лучше исправить. Обводить записи гелевой ручкой в данном случае не надо. Вместо этого на оборотной стороне можно записать: «Считать записи на лицевой стороне сделанными гелевой черной ручкой», заверив исправления подписью и печатью.
Заявление на оплату больничного после увольнения
Так, если ФСС посчитает, что сведения представлены в ненадлежащем виде, он направит страхователю извещение о представлении документов. И это, в свою очередь, может повлиять на дату выплаты пособия.
Пилотный проект предусматривает, что все виды социальных пособий, в том числе пособие по временной нетрудоспособности, пособие за постановку на учет на ранних сроках беременности, пособие при рождении ребенка, пособие по беременности и родам, по уходу за ребенком и т. п., подразделения ФСС России выплачивают напрямую застрахованным лицам, то есть сотрудникам, минуя работодателей.
Так, п. 60 Порядка установлено, что в графе “Должность врача” таблицы “Освобождение от работы” указывается должность врача, а в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, председатель врачебной комиссии (например, /п/р/е/д/[]/В/К/).
Больничный лист: не та ручка — расход снят
Стоит ли опасаться претензий со стороны проверяющих из ФСС России, если при заполнении больничного листа использовалась шариковая ручка? Да, стоит. Это подтверждает судебная практика, а именно постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.10.2014 № А27-5730/2014. Ревизоры, обнаружив такой огрех, снимают с компаний расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности. Но отстоять расходы можно в суде.
На практике распространена следующая ситуация. Зачастую пациенты не знают точного наименования места своей работы. Как следствие, при оформлении больничного листа медицинские учреждения использую неточную информацию, полученную от пациента, допускают ошибки. Работодатель такие листки не принимает к оплате, и работникам приходится обращаться по месту своего лечения с просьбой исправить неточность.