Запись в трудовой книжке при увольнении: шпаргалка кадровика

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись в трудовой книжке при увольнении: шпаргалка кадровика». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Частый вопрос сотрудников: когда должны отдать трудовую книжку при увольнении? Срок выдачи трудовой книжки уволенному сотруднику четко установлен: после того как сделана запись в трудовой об увольнении (по собственному желанию или нет — не важно), бланк работодатель обязан выдать гражданину на руки в последний день работы.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Общие правила заполнения

Основная часть, в которую вносят сведения о трудоустройстве и прекращении работы, представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф. Разберемся, как происходит оформление трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2019. Инструкция по заполнению предписывает следующий порядок заполнения этого документа:

• первая графа предназначена для указания порядкового номера записи, при этом по всему документу предусмотрена сквозная нумерация;
• вторая графа содержит дату; день и месяц проставляются двузначным числом, год — четырехзначным (в формате 01.02.2019);
• третья графа указывает на причину и основания, по которым сотрудник прекращает работу, при этом обязательна ссылка на номер части, пункта и статьи (Трудовой кодекс Статья ТК РФ);
• четвертая графа указывает реквизиты приказа о расторжении договора.

Увольнение по собственному желанию

Многие кадровики следуют указанию п. 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция). Они вносят запись: «Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Другие опираются на требования ст. 84.1 Трудового кодекса. В этом случае запись будет такой: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

После внесения записи об увольнении работник должен с ней ознакомиться и расписаться в трудовой книжке. Он может поставить подпись ниже подписи кадровика или же сделать собственноручную запись «Ознакомлен» и поставить подпись (образец на с. 110).

Образец записи об увольнении работницы по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

Закрытое акционерное 

общество "Альбатрос" 

(ЗАО "Альбатрос") 

 11 

 23 

 01 

2006

Принята на должность 

Приказ 

товароведа 

от 23.01.2006 

N 23-лс 

 12 

 02 

 02 

2009

Трудовой договор 

Приказ 

расторгнут 

от 02.02.2009 

по инициативе работника

N 39-лс 

в связи с переводом 

мужа на работу в другую

местность, 

п. 3 ч. 1 ст. 77

Трудового кодекса 

Российской Федерации 

Инспектор отдела кадров

Моисеева И.И. Моисеева

Печать 

Ознакомлена 

ЗАО "Альбатрос" 

Комарова А.А. Комарова

Основные требования по заполнению содержатся в п.5.1 Инструкции, которая утверждена Постановлением № 5219 и описывает порядок внесения информации.

Читайте по теме: Заявление на увольнение по собственному желанию сотрудника ИП
На данный момент трудовая является первичным документом, в котором отражается вся информация о трудовой деятельности человека, необходимая для выявления общего рабочего стажа. По этому причине на законодательном уровне предъявляются строгие требования к записям, вносимым в книжку:

• запись вносится только при условии, что человек успел отработать на предприятии более 5 дней, и эта работа являлась основной. Если гражданин был принят по совместительству, то данные о месте работы указываются только при его личной просьбе;
• любые отметки должны вноситься только ручкой с черной, синей или фиолетовой пастой;
• при внесении записи ответственное лицо должно строго следить за порядком нумерации. Кроме этого, каждой отметке присваивается индивидуальный номер с помощью арабских цифр;
• обязательное указание точной даты внесения отметки, в том числе дня и месяца с помощью двух цифр и года с помощью четырех цифр;
• на первой странице трудовой должны быть указаны личные данные человека, которые ответственное лицо обязано сверить с паспортом работника. Данная процедура необходима для подтверждения подлинности документа;
• если на первой странице трудовой нет печати компании, которая является первым местом трудоустройства гражданина, то книжка признается недействительной;
• каждая запись о трудоустройстве должна быть закрыта отметкой об увольнении. В противоположном случае человек не может быть принят на новое работы. Для закрытия запись гражданин должен обратиться к предыдущему работодателю;

Важно знать! Если работодатель намеренно проигнорировал требования о внесении записи о расторжении трудовых отношений в книжку, то бывший сотрудник может подать на него в суд и добиться выплаты компенсации за время, когда он не мог трудоустроиться из-за ошибки бывшего директора.

• привлечение сотрудник к дисциплинарному взысканию отражается в документе только в том случае, если это стало причиной разрыва договора трудоустройства;
• все записи, которые вносятся в книжку, обязаны соответствовать приказам, изданным руководителем организации.

Важно знать! В документе недопустимо наличие зачеркиваний, исправлений или помарок. Исключением является страница с личными данными работника.

Ответственным за трудовые книжки является работодатель. Непосредственные обязанности при этом возлагаются на сотрудника, уполномоченного на выполнение всего комплекса процедур с трудовыми книжками работников. Ответственность возлагается на сотрудника на основании специально изданного работодателем приказа. Обязанности сотрудника по ведению трудовых книжек указываются в трудовом договоре, должностной инструкции.

По умолчанию ответственность за трудовые книжки несет непосредственно сам работодатель, если приказ о назначении на указанную работу сотрудника отсутствует, либо в трудовом договоре данного сотрудника не прописаны данные обязанности. Также работодатель несет личную ответственность и в случае длительного отсутствия кадрового работника.

Кадровый работник отвечает за сохранность трудовых книжек сотрудников, правильность их заполнения и соблюдение сроков выдачи документов при увольнении. При несоблюдении требований трудового законодательства в части заполнения трудовых книжек кадровый работник может понести дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения в связи с ненадлежащим исполнением своих обязанностей.

Также при причинении бывшему сотруднику материального ущерба предусмотрена материальная ответственность. Ее несет не должностное лицо, а организация в качестве бывшего работодателя, например, при наличии у сотрудника доказательств возникновения у него препятствий для дальнейшего трудоустройства в новую организацию и, как следствие, потери заработка из-за наличия в трудовой книжке неправильной записи либо отсутствия необходимой записи об увольнении.

Как правильно составляется отметка?

Трудовые правоотношения с трудоустроенными пенсионерами могут быть прекращены на общих основаниях в нижеперечисленных случаях:

• по инициативе сотрудника, предоставившего заявление на увольнение (такое основание позволяет ему уволиться именно в связи с выходом на пенсию);
• по инициативе нанимателя, если, например, работник не соответствует занимаемой должности, совершил дисциплинарный проступок, при проведении организационно-штатных мероприятий, влекущих за собой сокращение числа или штата занятых на предприятии лиц;
• по взаимному согласию сторон правоотношений, в случае если и пенсионер, и наниматель приходят к выводу о целесообразности прекращения трудовых правоотношений.

Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году

Основная часть документа, в которую вносится информация о трудоустройстве работника, а также его увольнении, представлена в виде таблицы, состоящей из 4 граф. Оформление ТК при увольнении сотрудника по собственному желанию выглядит следующим образом:

1. В первой графе указывается порядковый номер записи (кроме того, по всему документу проставлена «сквозная» нумерация).
2. Во вторую графу вписывается дата. Месяц и день должны быть обязательно проставлены двузначным числом, а год – только четырёхзначным (например, 06.02.2020).
3. В третьей графе записывается основная причина и основания, согласно которым работник увольняется. При этом, каждая из таких причин должна сопровождаться ссылкой на статью, пункт и номер части.
4. В последней, четвёртой графе, должны быть записаны реквизиты приказа о расторжении трудового договора нанимателя с сотрудником.

Под перечисленными основаниями со ссылками на статьи действующего законодательства РФ (обязательно проверьте, действует ли данное положение, не было ли она изменено или исключено из законодательной базы) работник-кадровик, который заполняет трудовые книжки ставит свою подпись вместе с подписью увольняемого сотрудника, выражая таким образом своё ознакомление и согласие со всеми перечисленными пунктами и причинами увольнения. После этого страница должна быть заверена фирменной печатью организации нанимателя, если таковая имеется.

Напоминаем, что все данные вносятся в документ с максимальной чёткостью и аккуратностью, ведь порой даже незначительная пометка или помарка может выступить основанием для судебных разбирательств в будущем.

Запись по виновным основаниям

Если сотрудник неоднократно нарушал дисциплину труда, злостно уклоняется от исполнения своих обязанностей, то работодатель вправе уволить его «по статье». Так, веской причиной для прекращения сотрудничества может являться пп.«а» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ (прогул). Работодатель обязан учитывать степень вины сотрудника, его отношение к труду и деловые качества. Ни в коем случае нельзя дискриминировать личность по каким-бы то ни было характеристикам, будь то пол, возраст, раса или иные основания, которые не имеют отношения к ее профессионализму. В противном случае у работодателя возникнут проблемы в ходе первой же выездной проверки из ГИТ или при обращении ущемленного в правах сотрудника в суд. Перед тем как прибегать к решительным мерам в отношении того или иного работника, лучше постараться договориться об увольнении мирным путем, например, предложить уйти по собственному желанию.

Что считается принуждением к увольнению по собственному желанию

Специальных критериев, по которым можно установить принуждение к увольнению, законом не установлено. Вместе с тем суды расценивают как принуждение к увольнению действия работодателя, направленные на то, чтобы работник подал заявление об увольнении, в частности, такие, как:

— оказание физического воздействия на работника;
— психологическое давление, в том числе создание неблагоприятных условий работы, незаконное применение дисциплинарных взысканий;
— угрозы применения методов воздействия, которые могут повлечь неблагоприятные последствия не только для работника, но и его близких.;

Такие выводы сделаны на основании судебной практики (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 16.08.2016 N 33-2669/2016, Апелляционное определение Астраханского областного суда от 30.05.2012 по делу N 33-1592/2012).

Как поступить, если работник предупредил об увольнении за меньший срок, чем предусмотрен законом

Если работник предупредил вас за меньший срок, чем обязан, и у него нет уважительных причин уволиться без отработки, а вы не согласны пойти ему навстречу, вы вправе настоять на увольнении в более позднюю дату. Она должна приходиться на последний день установленного срока предупреждения об увольнении.

Дополнительно рекомендуем попросить работника переписать заявление и указать в нем новую дату увольнения. Это позволит избежать рисков, например, признания такого увольнения незаконным.

Несмотря на то что сейчас суды, как правило, занимают сторону работодателя (см., например, Определение Московского городского суда от 26.01.2017 N 4г-0115/2017), ранее встречалась практика, когда в подобных ситуациях суд вставал на сторону работника (см., например, Обзор Красноярского краевого суда от 11.05.2007).

Можно ли уволить работника, который направил заявление об увольнении по почте

Да, можно, если работник направил вам заявление об увольнении по обычной почте, например заказным письмом (Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6). А если работник прислал вам заявление по электронной почте, принять такое заявление можно не всегда. Поэтому учтите следующее.

Вы должны оформить увольнение на основании заявления, полученного по электронной почте, если его направит дистанционный работник и заявление подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 4, 6 ст. 312.1 ТК РФ).

Полагаем, что недистанционный работник тоже может направить вам заявление по электронной почте, если подпишет его усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае оно приравнивается к собственноручно подписанному документу на бумажном носителе согласно ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи. Однако официальных разъяснений по этому вопросу нет и судебная практика неоднозначна, поэтому рекомендуем попросить такого работника написать заявление на бумажном носителе.

Особенности увольнения директора

Руководитель по своей сути хоть и является наемным работником, но обладает большими полномочиями. Поэтому при его увольнении по своему желанию существует специальная процедура, которую необходимо соблюдать обязательно.

При увольнении директора существуют следующие особенности:

• По закону, руководитель заключает трудовое соглашение с собственниками организации. Если директор принимает решение уволиться, он должен созвать внеочередное собрание участников фирмы, на котором уведомить их о своем увольнении.
• Срок уведомления собственников о предстоящем увольнении составляет 1 месяц. Закон считает, что этого времени достаточно для того, чтобы найти преемника и передать все дела.
• Если происходит расторжение трудового соглашения с руководителем, необходимо уведомить об этом событии всех партнеров, контролирующие органы, отозвать выпущенные на старого директора ЭЦП и т. д.
• В компании не должно быть периода безвластия. Как только старый директор увольняется, тут же должен быть принят новый.

Похожие записи:

• Как расторгнуть брак в одностороннем порядке
• К какой амортизационной группе НУ относится смартфон, планшет?
• Индексация социальных выплат в 2023 году ветеранам труда