Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение табеля учета рабочего времени в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
Табель учета рабочего времени ведем правильно
Автор: О. Трошина
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»
После проведения всех необходимых операций специалист должен передать заполненный бланк в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы за указанный период. На основании полученных данных сотрудники бухгалтерии составляют расчетно-платежную ведомость на бланке, подготовленном по форме 0504401, либо расчетную ведомость на бланке, соответствующем форме 0504402.
Обратите внимание! Выбор формы для расчета заработной платы определяется в зависимости от действующих в организации правил документооборота, утвержденных локальным нормативным актом.
В случае, если при проведении проверки корректности сведений, внесенных в бланк учета рабочего времени, уполномоченным специалистом были выявлены неточности или нарушения, он не вправе вносить исправления непосредственно в проверяемую форму.
В этом случае ему необходимо составить так называемый корректирующий табель. Его отличительным признаком является соответствующая маркировка в графе «Номер корректировки». Первому корректирующему табелю присваивается номер 1, а далее нумерация проставляется в соответствии с номерами следующих корректирующих табелей.
Обратите внимание! В случае, если составляется первичный табель, который не подвергался редактированию, в этом разделе проставляется цифра 0.
Чем предусмотрен табель
ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.
Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.
С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.
ВАЖНО!
Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.
Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:
- учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
- учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
- при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
- в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.
Основные коды для заполнения табеля
При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:
| Наименование | Код |
|---|---|
| Явка на рабочее место по обычному графику в дневные часы | Я |
| Выходные дни и нерабочие праздничные даты | В |
| Ночная смена | Н |
| Выполнение государственных обязанностей | Г |
| Сверхурочные часы работы | С |
| Продолжительность времени работы вахтовым методом | ВМ |
| Нахождение в служебной командировке | К |
| Отсутствие на работе в связи с направлением на курсы повышения квалификации | ПК |
| Нахождение на курсах повышения квалификации при выезде в другой населенный пункт | ПМ |
| Отпуск очередной ежегодный | ОТ |
| Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска | ОД |
| Время нахождения в учебном отпуске при совмещении с работой | У |
| Отпуск учебный дополнительный неоплачиваемый | УД |
| Рабочее время для обучающихся и работающих, для которых частично сохранена зарплата | УВ |
| Отпуск по беременности и родам | Р |
| Дополнительный отпуск, связанный с уходом за ребенком до 3 лет | ОЖ |
| Неоплачиваемый день отпуска по согласованию с руководителем организации | ДО |
| Неоплачиваемый день отпуска, предоставленный в соответствии с законодательством | ОЗ |
| Дополнительный неоплачиваемый отпуск | ДБ |
| Время нахождения на больничном листе с соответствующей оплатой пособия | Б |
| Больничный лист неоплачиваемый | Т |
| Сокращенный рабочий день | ЛЧ |
| Вынужденный невыход на работу по причине признания незаконными действий работодателя по увольнению или иных обстоятельств с восстановлением на прежней должности | ПВ |
| Прогул | ПР |
| Неполный рабочий день | НС |
| Оплачиваемые выходные дни | ОВ |
| Неоплачиваемые выходные дни | НВ |
| Время нахождения на забастовке | ЗБ |
| Неявка на работу без объяснения | НН |
| Случаи простоя по вине работодателя | РП |
| Простой по вине работника | ВП |
| Простой по не зависящим от работника или работодателя причинам | НП |
| Приостановка работы в связи с задержкой выплаты зарплаты | НЗ |
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
В каких случаях ставят код НН
Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.
Образец оформления табеля рабочего времени
Бланк табеля рабочего времени представляет собой таблицу, в которой приводятся данные об отработанном в течение месяца времени каждым работником.
Табель заполняется за календарный месяц. В связи с этим в таблице в гр.4 приводится 31 клетка для отражения отработанных часов в каждом дне месяца. Причем для каждого дня нужно заполнить две клетки: в верхней отражается кодовое обозначение, в нижней – количество отработанных часов, дней.
Буквенные кодовые обозначения для заполнения табеля рабочего времени можно взять на титульном листе формы Т-12.
Для заполнения табеля наиболее часто используются следующие буквенные обозначения:
- Я – явка, указывается, когда работник полностью отработал день;
- Н – продолжительность работы в ночное время;
- С – сверхурочная работа;
- В – выходные дни и нерабочие праздничные дни;
- ОТ – этот код ставится, если работник находится в отпуске;
- ОД – ставится при дополнительном отпуске работника;
- К – буквенный код обозначает нахождение работника в служебной командировке;
- Б – указывается, если работник находится на больничном;
- Р – нахождение работницы в отпуске по беременности и родам;
- ОЖ – нахождение работника в отпуске по уходу за ребенком;
- ПР – прогул;
- НН – неявка по невыясненным причинам.
Для чего требуется вести табель учета рабочего времени
Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.
В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов. По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации. Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.
Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.
Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.
Для оформления табеля заполняется форма Т-12. Для большего удобства здесь принято использовать обозначения в виде цифр и букв. Каждый код отображает определенное событие. К примеру, цифра «01» или буква «Я» заменяют слово «Явка». Эти обозначения свидетельствуют о том, что человек действительно был на работе. Существует большое количество условных обозначений для табеля. Несмотря на то, что эти коды достаточно просты, некоторые из них вызывают определенные вопросы:
- Когда нужен код НН (неявка по невыясненным причинам)? Код проставляется все дни, которые работник отсутствует. Если кто-то из коллектива утверждает, что этот сотрудник прогуливает (код ПР), ответственное лицо не должно спешить его ставить. Лучше дождаться появления сотрудника. Возможно, его отсутствие имеет уважительные причины, что будет подтверждено документально. В этом случае понадобятся изменения в табеле, что не приветствуется в документах такого рода.
- Какой код ставится в выходные, если человек в командировке? Закон позволяет использовать здесь оба кода: код К (командировка) и код В (выходной день). Как правило, компания выбирает наиболее подходящий для себя вариант.
- Отмечаются ли выходные дни, если работник на больничном? В данной ситуации нужно использовать код Б (временная нетрудоспособность). Код ставится за весь больничный, включая выходные.
- Человек в отпуске (ОТ), как отмечать его выходные дни? Выходные дни отмечаются кодом В, ведь они не учитываются при подсчете отпускных дней.
- Нужно ставить обозначения цифрами или буквами? Со стороны закона не существует четких требований к обозначениям. Здесь каждая компания, в зависимости от удобства и сложившейся практики, выбирает для себя более подходящий способ.
| Обохзначение букв | Числовой код | Обозначение |
|---|---|---|
| Я | 01 | Продолжительность работы в дневное время |
| Н | 02 | Продолжительность работы в ночное время |
| РВ | 03 | Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
| С | 04 | Продолжительность сверхурочной работы |
| ВМ | 05 | Продолжительность работы вахтовым методом |
| К | 06 | Служебная командировка |
| ПК | 07 | Повышение квалификации с отрывом от работы |
| ПМ | 08 | Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
| ОТ | 09 | Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
| ОД | 10 | Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
| У | 11 | Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
| УВ | 12 | Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
| УД | 13 | Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
| Р | 14 | Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
| ОЖ | 15 | Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
| ДО | 16 | Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя |
| ОЗ | 17 | Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации |
| ДБ | 18 | Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
| Б | 19 | Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству |
| Т | 20 | Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
| ЛЧ | 21 | Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
| ПВ | 22 | Вынужденный прогул в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе |
| Г | 23 | Невыходы на исполнение государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
| ПР | 24 | Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
| НС | 25 | Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
| В | 26 | Выходные дни (еженедельный отпуск) инерабочие праздничные дни |
| ОВ | 27 | Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
| НВ | 28 | Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) |
| ЗБ | 29 | Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) |
| НН | 30 | Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| РП | 31 | Простой по вине работодателя |
| НП | 32 | Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника |
| ВП | 33 | Простой по вине работника |
| НО | 34 | Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
| НБ | 35 | Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
| НЗ | 36 | Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
Планируемые изменения
В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», согласно которому государственные и муниципальные учреждения физической культуры и спорта должны будут использовать табель учета рабочего времени по форме 0504421.
Форма табеля изменена по сравнению с действующими в настоящее время формами. Новый табель занимает всего один лист. Учет рабочего времени в нем можно будет вести двумя способами: с помощью регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени либо посредством регистрации фактических затрат рабочего времени. Выбор способа заполнения табеля (ф. 0504421) должен быть определен актом учреждения в рамках формирования учетной политики.
В сроки, установленные порядком документооборота учреждения, работнику, ответственному за ведение табеля, нужно будет отразить в соответствующих графах количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещению, работе в праздничные дни, работе в ночное время и другим видам), подписать документ и сдать его в бухгалтерию.
Новый Приказ определяет и порядок исправления ошибок в табеле. В случае выявления факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представления работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и т.д., в том числе в связи с поздним представлением документов), а также иных ошибок лицо, ответственное за составление табеля, обязано представить корректирующий табель.
Отметим, что в новой форме 0504421 появится строка «Вид табеля», в которой указывается значение «первичный», а в случае внесения изменений — «корректирующий», причем при заполнении показателя «Номер корректировки» отражаются:
- цифра «0» — в случае представления первичного табеля;
- цифры начиная с «1» — согласно порядковому номеру корректирующего табеля за соответствующий расчетный период.
Обратите внимание! Внесена ясность относительно количества табелей. Раньше было непонятно, нужно сдавать табель один раз (в конце месяца) или два раза (за первую и вторую половины месяца). Теперь табель необходимо будет сдавать за тот период, в котором предусмотрена выплата заработной платы. Периоды заполнения и сроки представления табеля в бухгалтерию определяются актом учреждения в рамках формирования его учетной политики в части графика документооборота.
Отдельные вопросы заполнения табеля
Вопрос: Как фиксировать в табеле время отсутствия работника, если условное обозначение не предусмотрено?
Действительно, и форма 0301008, и форма 0504421 предусматривают условные обозначения далеко не для всех случаев отсутствия работника. Например, неясно, какое обозначение проставлять в табеле, если сотрудник направлен на курсы повышения квалификации или отстранен от работы.
Однако законодатель, предполагая, что такие ситуации могут возникнуть, в Приказе N 173н и Постановлении N 1 предусмотрел возможность внесения дополнительных реквизитов, увеличения количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени (например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных). Полагаем, что приказом по организации спортивное учреждение может ввести новое условное обозначение причин неявок сотрудников для проставления в табеле учета рабочего времени.
Какие обозначения использовать при заполнении
Применяйте буквенный или цифровой код. Для удобства рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени, используя коды одного типа.
| Событие | Буквенный код |
|---|---|
|
Выходные и праздничные дни |
В |
|
Работа в ночное время |
Н |
|
Выполнение гособязанностей |
Г |
|
Очередные и дополнительные отпуска |
О |
|
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам |
Б |
|
Отпуск по уходу за ребенком |
Р |
|
Часы сверхурочной работы |
С |
|
Прогулы |
П |
|
Неявки с разрешения администрации |
А |
|
Выходные по учебе |
ВУ |
|
Учебный отпуск |
ОУ |
|
Замещение в 1–3 классах |
ЗН |
|
Замещение в группах продленного дня |
ЗП |
|
Замещение в 4–11 классах |
ЗС |
|
Работа в праздничные дни |
РП |
|
Фактически отработанные часы |
Ф |
|
Командировки |
К |
Переносы выходных дней
В случае если нерабочий праздничный день приходится на субботу или воскресенье, то выходной переносится на следующий за ним рабочий день (ч. 1 ст. 112 Трудового кодекса РФ).
Правительство Российской Федерации переносит два выходных дня из тех, которые совпадают с нерабочими праздничными днями 1–8 января, на другие даты календарного года (ч. 1 ст. 112 Трудового кодекса РФ).
В 2023 году запланировано 3 переноса выходных дней:
- с воскресенья 1 января на пятницу 24 февраля
- с воскресенья 8 января на понедельник 8 мая
- с субботы 4 ноября на понедельник 6 ноября.
Нормы рабочего времени
| Месяц | Календарных дней | Рабочих дней | Выходных дней | Рабочих часов | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 40ч. | 36ч. | 24ч. | ||||
| Январь | 31 | 17 | 14 | 136 | 122.4 | 81.6 |
| Февраль | 28 | 18 | 10 | 144 | 129.6 | 86.4 |
| Март | 31 | 22 | 9 | 176 | 158.4 | 105.6 |
| Квартал 1 | 90 | 57 | 33 | 456 | 410.4 | 273.6 |
| Апрель | 30 | 20 | 10 | 160 | 144 | 96 |
| Май | 31 | 20 | 11 | 160 | 144 | 96 |
| Июнь | 30 | 21 | 9 | 168 | 151.2 | 100.8 |
| Квартал 2 | 91 | 61 | 30 | 488 | 849.6 | 566.4 |
| Июль | 31 | 21 | 10 | 168 | 151.2 | 100.8 |
| Август | 31 | 23 | 8 | 184 | 165.6 | 110.4 |
| Сентябрь | 30 | 21 | 9 | 168 | 151.2 | 100.8 |
| Квартал 3 | 92 | 65 | 27 | 520 | 1317.6 | 878.4 |
| Октябрь | 31 | 22 | 9 | 176 | 158.4 | 105.6 |
| Ноябрь | 30 | 21 | 9 | 168 | 151.2 | 100.8 |
| Декабрь | 31 | 21 | 10 | 168 | 151.2 | 100.8 |
| Квартал 4 | 92 | 64 | 28 | 512 | 1778.4 | 1185.6 |
| 2023 год | 365 | 247 | 118 | 1976 | 1778.4 | 1185.6 |