Особенности хранения документов в электронном архиве

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности хранения документов в электронном архиве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

На какие диски и как записывать?

Формат записи информации на электронном носителе должен соответствовать общедоступным форматам (например, pdf, tiff, используемым в Microsoft Office).

Если используются диски, то чаще всего это CD-R и DVD-R (а не CD-R W и DVD-RW). Сокращение -RW (-Rewritable) переводится как «перезаписываемый». Отличие дисков CD-R от CD-RW заключается в том, что информация на диске CD-RW может быть полностью стерта, а затем записана заново, в то время как диски CD-R позволяют записывать данные только один раз. Разница между DVD-R и DVD-RW аналогичная.

При выборе дисков обратите внимание на следующие:

• «Archive Gold CD-R» и «Archive Gold DVD-R», выпускаемые компанией Mitsui Chemicals (MAM-A);
• «Kodak Preservation CD-R» и «Kodak Preservation DVD-R», выпускаемые компанией KMP Media LLC, обладающей правом использовать торговую марку Kodak.

Могут быть и иные носители, предназначенные для длительного хранения данных, не только диски. Выбор носителя диктуется прежде всего техническим оснащением архива – наличием средств для их последующего чтения. Но в этой статье мы в основном рассказываем именно о хранении информации на дисках, потому что такой опыт у нас есть.

Перед записью на диск рекомендуем выполнять антивирусную проверку информации.

Способ записи информации на диски – «Disc at Once» («диск сразу»), способ записи «Multisession» (мультисессия) не допускается. Причин несколько:

• режим записи «Disc at Once» записывает диск сразу от начала до конца без перерывов: сперва специальную информацию, отмечающую начало записи, затем непосредственно данные, а в конце – финальную информацию. Этот метод предпочтителен для изготовления мастер-диска, с которого потом будет вестись тиражирование;
• режим записи «Multisession» позволяет дозаписывать диск, то есть добавлять новую информацию к ранее записанной. Каждая сессия содержит запись начала сессии, затем – сами данные и финальную информацию о сессии. При этом информация о структуре предыдущих записей копируется в новую сессию и может быть исправлена – пользователь может уничтожить информацию о структуре ненужных ему или устаревших записей. Это означает, что появляется возможность «стирать память о существовании ненужной» информации на диске, хотя на самом деле физически она продолжает оставаться там и может быть восстановлена с помощью специального программного обеспечения. Кроме того, неоптимально расходуется объем диска: на отделение одной сессии от другой каждый раз теряется около 13,5 Мб.

Выбор облачного архива

Такого рода хранилища считаются самым приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок архивного хранения электронных документов. Тем более на рынке представлены сервисы, которые учитывают в работе все требования законодательства. И владельцу не придется волноваться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:

1. Функциональность. В перечень опций должны входить базовые обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, защищенность, уничтожение в соответствии с установленными сроками и т. д.
2. Приемлемая цена. Услуги должного качества с соблюдением всех норм закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система хранения электронных документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучить его репутацию, опыт работы.
3. Соответствие нормам закона. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими особенностями сервиса. Так как согласно требованиям ГОСТа документация должна храниться в РФ в двух или более образцах.
4. Как работает программа. На сегодняшний день существует два способа: веб-сервис и интеграция. Второй вариант стоит дороже, так как требует дополнительных настроек, зато позволяет отправлять материалы напрямую из учетной системы.

Прием электронных документов на хранение в архив

От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

Документы на электронных носителях принимаются в архив в упорядоченном состоянии в двух экземплярах – на резервной и рабочей единицах хранения – с соответствующим научно-справочным аппаратом, выполненном в электронном виде и на бумажном носителе, и другой сопроводительной документацией.

Архив осуществляет прием документов на электронных носителях и научно-справочного аппарата к ним в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи электронных документов на постоянное хранение, согласованным с организациями – источниками комплектования.

Документы на электронных носителях от организаций – источников комплектования государственной формы собственности в архив поступают в обязательном порядке. Сроки и условия приема документов на электронных носителях от негосударственных организаций и частных лиц определяются в соглашении (договоре).

Преимущества электронного архива

Электронный архив — наиболее удобный и эффективный способ хранения проектной и технической документации.

Электронная архивация чертежей, отчетов и планов позволяет:

• неограниченное время хранить чертежи в неизменном виде, так как электронные документы в отличие от бумажных не изнашиваются и не ветшают;
• находить нужные документы по их атрибутам;
• просматривать документы дистанционно с любого устройства, способного подключиться к серверу архива;
• работать с одними и теми же документами одновременно нескольким специалистам;
• распечатывать документы по мере необходимости;
• пересылать документы по электронной почте;
• сохранять документ в первоначальной редакции и всю историю изменений;
• систематизировать документы различными способами, подключать справочники.

Программное обеспечение электронного архива проектной документации изначально предназначено для работы с большими объёмами документов, поэтому сложность структуры хранения практически не ограничена.

Уничтожение документов является частью системы документационного обеспечения управления хозяйствующего субъекта («Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»), «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»).

Порядок документирования, процедуры текущего и архивного хранения документов и их копий хозяйствующий субъект устанавливает самостоятельно («ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Примером порядка документирования, в частности, примером оформления процедуры уничтожения копий документов, можно использовать:

ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ

Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению включает:

• выделение дел, документов к уничтожению;
• подготовку акта о выделении документов к уничтожению;
• передача дел, документов на уничтожение.

Процесс выделения дел, документов к уничтожению проводится:

В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. При этом просматриваются годовые разделы описей дел, документов за разные годы.

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Электронные дела, документы выделяются к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13. Правил).

Акт о выделении к уничтожению электронных документов, с истекшими сроками хранения в целом соответствует прилагаемой форме с учетом следующих положений:

• в заголовке акта указывается «о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению»: при выделении к уничтожению электронных документов в делопроизводстве;
• указывается «о выделении к уничтожению электронных архивных документов с истекшими сроками хранения»: при выделении к уничтожению электронных документов, хранящихся в архиве организации.

Как оборудуется архивохранилище

Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.

Во время его оснащения учитываются следующие правила:

• помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
• не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
• не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
• комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
• обязательно оборудуется вентиляционная система;
• в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.

Информационная поддержка жизненного цикла изделий/объектов

Сегодня в самых разных кругах обсуждаются проблемы информационного обеспечения жизненного цикла сложных изделий и объектов. Правда, во многих случаях эти обсуждения сводятся к вопросам информационного обеспечения логистической поддержки функционирования изделий/объектов и планирования технического обслуживания и ремонта (ТО и Р). А если проще — к задаче своевременной поставки запасных частей и принадлежностей (ЗИП) на эксплуатируемый объект. Причины этого упрощения понятны: такой подход наиболее востребован, особенно иностранными заказчиками.

С нашей точки зрения, к вопросам создания электронных архивов конструкторской (проектной) документации следует подходить с позиций информационного обеспечения жизненного цикла. Ведь проектирование изделия или объекта и является важнейшим этапом реального жизненного цикла! Следовательно, чем больше информации на этом этапе будет введено в электронный архив (или систему хранения инженерных данных), тем более эффективным будет ее дальнейшее использование.

Таким образом, формирование электронного архива проектной организации следует рассматривать как первый этап создания системы информационного обеспечения жизненного цикла изделий и объектов. При этом абстрагируемся от проблем множественности организаций, участвующих в проекте, проблем секретности и безопасности, часто возникающих при проектировании и создании подобных изделий и объектов, от проблем разорванности целей участвующих организаций и т.п. Современные информационные и административные технологии могут позволить решить все подобные проблемы.

Предварительное тестирование

На наш взгляд, прежде чем приступать к работам по внедрению электронного архива и электронного документооборота, следует задать заказчику ряд вопросов.

1. Собираетесь ли Вы строить только электронный архив долгосрочного хранения готовой документации или Вам необходим оперативный архив (единая система проектирования изделий и объектов)?
   • Нам нужна только система электронного архива долгосрочного хранения готовой документации.
   • Нам нужна только система оперативного архива (единая система проектирования изделий и объектов).
   • Нам нужны оба компонента как единый электронный архив инженерной документации.
2. Собираетесь ли Вы строить систему электронного архива инженерной документации (конструкторской, технологической, проектной и т.п.) или Вам нужна система хранения инженерных данных?
   • Нам нужна система электронного архива, содержащая только инженерные документы в разнообразном виде (векторном, растровом, PDF, офисном и т.п.).
   • Нам нужна система накопления инженерных данных, которая не только содержит инженерные документы, но и позволяет получать спецификации, ведомости и другие необходимые табличные документы (фактически PDM-система).
   • Нам нужна система информационной поддержки жизненного цикла изделия (объекта), которая будет использоваться на дальнейших этапах жизненного цикла (строительство, изготовление, эксплуатация, ремонт и т.п.) (фактически PLM-система).
3. Собираетесь ли Вы использовать электронную подпись?
   • Нет, не собираемся, мы планируем хранить сканированные подлинники подписанных документов.
   • Собираемся, но не сертифицированную, в рамках нескольких подразделений или нашего предприятия.
   • Собираемся, сертифицированную в рамках нашего предприятия.
   • Собираемся, сертифицированную в рамках группы предприятий (заказчика, контрагента, строителя, эксплуатирующей организации и т.п.).
4. Собираетесь ли Вы использовать возможности трехмерного проектирования?
   • Нет, не собираемся.
   • Собираемся в рамках ограниченного количества подразделений (3D-модели отдельных узлов, подобъектов и т.п.).
   • Собираемся в рамках построения полной 3D-модели объекта (изделия), но с ограниченной степенью детализации.
   • Собираемся в рамках построения полной 3D-модели объекта (изделия) с полной детализацией в модели.
5. Собираетесь ли Вы использовать ассоциативную связь между 3D-моделью объекта (изделия) и двумерной документаций (чертежами)?
   • Нет, нам этого не требуется.
   • Да, нам нужна однонаправленная ассоциативная связь (от 3D-модели к чертежам).
   • Да, нам нужна двунаправленная ассоциативная связь.
6. Необходимо ли Вам создание в рамках единой системы проектирования корпоративного классификатора стандартных изделий, комплектующих и материалов?
   • Нет, нам этого не требуется.
   • Да, нам нужен корпоративный классификатор стандартных изделий и комплектующих.
   • Да, нам нужен корпоративный классификатор материалов.
7. Какую систему проведения изменений Вы собираетесь использовать?
   • Мы будем заменять документы целиком.
   • Мы будем использовать традиционную отечественную систему извещений об изменениях.
   • Мы будем использовать традиционную отечественную систему извещений об изменениях, но документы — заменять целиком.
   • Мы будем использовать западную систему ревизий.
8. Хотите ли Вы автоматически отслеживать изменения во всех связанных документах и 3D-моделях?
   • Нет, не хотим.
   • Хотим иметь контроль, оповещающий, какие документы и 3D-модели затрагивают изменения.
   • Хотим глобально отслеживать изменения во всех связанных документах и 3D-моделях.
9. Требуется ли Вам документооборот, обеспечивающий согласование и утверждение документов и 3D-моделей?
   • Нет, не требуется.
   • Требуется только для согласования документов.
   • Требуется для утверждения документов.
10. Требуется ли Вам документооборот, обеспечивающий распределение заданий между главными конструкторами (ГИП) и отделами, а также между отделами?
    • Нет, не требуется.
    • Да, требуется.
11. Требуется ли Вам подключение административного документооборота к системе технического?
    • Нет, не требуется.
    • Требуется только в рамках административного документооборота, имеющего непосредственное отношение к инженерному.
    • Да, требуется в полном объеме.
12. Требуется ли Вам взаимодействие между электронным архивом и существующей системой планирования с точки зрения согласования плана проектных работ и структуры объекта (структуры комплектов документов)?
    • Нет, не требуется.
    • Да, требуется.
13. Требуется ли Вам взаимодействие между электронным архивом и существующей системой планирования с точки зрения получения объективной информации о ходе выполнения работ, например, о статусе документов?
    • Нет, не требуется.
    • Да, требуется.
14. Требуется ли Вам взаимодействие между системой технического документооборота и системой планирования с точки зрения автоматизации планово-диспетчерской деятельности, обмена заданиями между специальностями?
    • Нет, не требуется.
    • Да, требуется.

Какие сроки хранения установлены для бюджетных организаций?

Отчёты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий нужно хранить 5 лет. По прежнему перечню отчёты о выполнении грантов следовало хранить постоянно.

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.

Появились отдельные нормы для отчётов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — 5 лет, месячные — 1 год.

📌 Реклама Отключить

Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить «до ликвидации организации». Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Её нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.

Что ещё принёс Приказ Росархива?

Появился отдельный раздел, который касается документов, связанных с противодействием коррупции. Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство. Срок хранения 5 лет установлен для уведомлений:

— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;

— о получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;

📌 Реклама Отключить

— об обращениях с целью склонить к коррупции;

— о личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.

В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был 5 лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.

В перечне установлены сроки хранения и для других документов.

5.4.1. Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в негодность.

Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ГОСТ 2.501).

Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3 приложения В.

5.4.2. Выдачу подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (или его заместителя) организации — держателя подлинника.

5.4.3. Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной форме с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» в соответствии с рисунком Г.7 (приложение Г). Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии документа.

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).

В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К», цифру или др.)

5.4.4. При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН … РАЗРЕШЕНИЕ № … от …» в соответствии с рисунком Г.2 (приложение Г). Если аннулирование проводится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.

5.4.5. Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например, копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» в соответствии с рисунком Г.3 (приложение Г).

5.4.6. Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.

3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1001, ГОСТ Р 21.1101, ГОСТ 2.051, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1

электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством. [ГОСТ 2.001-93, статья А.3]

Приложение Б (справочное). Пример заполнения граф карточки учета по форме 1

Приложение Б
(справочное)

Лист 3	Стадия Р	Наименование объекта и место строительства	Шифр объекта
Продолж. на листе 4	Форма выпуска Б*	Н-ский автокомбинат Станция технического обслуживания	2504
Инв. номер	Дата поступления	Обозначение	Наименование	Кол. листов	Особые отметки
3578	17.03.2008	2504-2-КЖ файл	Конструкции железобетонные	68
			Каркасы пространственные
3579	То же	2504-2-КЖ.И-КП1	КП1	1	Изм.1, N 5-08, 01.05.2008
3580	«	2504-2-КЖ.И-КП2	КП2, КП2-01	2
			Изделия соединительные
3581	«	2504-2-КЖ.И-МС1	МС1-01, МС1-02	1
3582	«	2504-2-КЖ.И-МС4	МС4	1
3615	25.04.2008	2504-2-АР файл	Архитектурные решения	45
3661	10.06.2008	2504-2-ОВ файл	Отопление и вентиляция	24
3662	11.06.2008	2504-2-ОВ.С	Спецификация оборудования, изделий и материалов систем отопления и вентиляции	10

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения документов в организации, с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие национальные стандарты:

ГОСТ Р 7.0.2–2006 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования

ГОСТ Р 21.1001– 2009 Система проектной документации для строительства. Общие положения;

ГОСТ Р 21.1002– 2008 Система проектной документации для строительства. Нормоконтроль проектной и рабочей документации;

ГОСТ Р 21.1101– 2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации;

ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТ 2.001–93 Единая система конструкторской документации. Общие положения;

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051–2006 Единая система конструкторской документации. Электрон­ные документы;

ГОСТ 2.102–68 Единая система конструкторской документации. Виды и комп­лектность конструкторских документов;

ГОСТ 2.301– 68 Единая система конструкторской документации. Форматы;

ГОСТ 2.501–88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения.

ГОСТ 28388–89 ГОСТ Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4.1 В соответствии с действующим законодательством [1] организации обеспечивают учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности [1, статья 13]. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется законодательством Российской Федерации [1, статья 12].

Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии с установленными [2], [3], [4] для каждого вида документации сроками хранения.

4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также отбор их на постоянное хранение, осуществляется в соответствии с правилами, утвержденными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами. [1, статья 14].

Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы, находящихся в их владении архивных документов, которые отнесены к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности; с правом возмещения затрат на эти цели за счет средств федерального бюджета, бюджета субъекта РФ, муниципального образования, в порядке, установленном местным органом самоуправления. [1, статья 23]

4.3 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее – подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) проектной продукции.

Похожие записи:

• Ежемесячное пособие на ребёнка в 2023 году
• Бесплатная стоматология в Москве по ОМС
• Идеи для нового бизнеса в 2023 году (и где найти на них деньги!)