Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как правильно прошить договор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.
Для чего нужна прошивка документов
Сегодня в статье рассмотрим, как правильно нужно прошивать бумаги, и какие способы прошивки лучше для этого использовать. Также мы рассмотрим и ряд других вопросов:
- Как нужно прошивать документацию по ГОСТу.
- Какие существуют способы прошивки бумаг.
- Существует ли пошаговая инструкция по прошивке документов.
Но обо всем по порядку.
Материалы для сшивания
Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:
- обложки (стандартные — размером 22,9 x 32,4 см для бумаг формата А4, нестандартные — для других форматов документов, специальные обертки из твердого картона — для архивного хранения);
- заверительная надпись на отдельном фрагменте бумаги;
- клей;
- дырокол, канцелярское шило;
- ножницы;
- иглы;
- нитки.
Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:
- хлопчатобумажные или синтетические нитки;
- прочные ленты;
- веревки;
- банковские шпагаты;
- плотная бечевка.
Пример подшитого договора
Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.
Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.
Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.
Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Зачем прошивать документы и почему важно делать это правильно
Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:
Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.
Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.
Правила прошивки документов нитками по ГОСТу
Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено.
На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.
Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Среди них:
- Инструкции по документированию Центробанка России;
- Типовая инструкция по делопроизводству (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);
- Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);
Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.
Ставим наклейку “Прошито и пронумеровано…”
На оборотную сторону последнего листа в месте скрепления наклеивают прямоугольную бумажную наклейку “Прошито и пронумеровано…”. Размер наклейки: 40–60 мм х 40–50 мм. Она должна полностью закрывать место скрепления прошивки. Нити могут выходить за границы наклейки, но не более чем на 2–2,5 см. На наклейке делают заверительную надпись. В ней в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:
- указывают «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью»;
- буквенную и цифровую запись количества листов;
- должность заверяющего лица;
- подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию) заверяющего лица;
- дату заверения.
Данная наклейка с записями подтверждает соответствие копии подлиннику.
Особенности сдачи документов в архив
Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.
В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.
Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.
Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?
Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.
Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?
Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.
Какие документы сшивать обязательно?
Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.
Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям. Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:
- Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
- Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
- Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
- Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.
Формирование документов для налоговой
Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС? Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив. Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом.
Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.
По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы. Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение. В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.
Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно. В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.