Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ВС вступился за работодателя, который не вернул трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.
Работник не возвращает взятую трудовую
Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.
Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,
подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.
Как получить еще одну трудовую книжку
Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.
Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.
Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.
Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.
Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.
Ответственность работодателя за невыдачу книжки
Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:
- Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
- От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
- От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
- От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.
Штраф уплачивается в пользу государства.
- В пользу сотрудника, которому не была выдана трудовая или ее выдача была задержана по вине работодателя, согласно ст. 234 ТК РФ выплачивается компенсация в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения до дня выдачи соответствующего документа.
- Сотрудник вправе также взыскать моральную компенсацию, если докажет, что пережитый стресс отразился на его здоровье.
Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:
- несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
- при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
Поведение в день увольнения
В день увольнения работник должен выработать для себя определенную стратегию поведения. В первую очередь уже в начале последнего рабочего дня, необходимо обратиться к руководителю непосредственно, или в кадровую службу и бухгалтерию за уточнением времени получения трудовой книжки и иных документов, если они запрашивались работником перед увольнением.
А также времени получения денежного расчета с ним. Если в получении книжки и финансового расчета будет отказано в этот день, то необходимо написать заявление (2-экземпляра) с требованием выдачи указанных документов и расчета. При этом следует настоять на регистрации своего заявления в журнале входящей корреспонденции, а на втором экземпляре – расписаться в получении этого заявления с указанием даты. Это даст в дальнейшем возможность мотивировать свои требования в инспекции труда или в судебной инстанции.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Стоимость услуг нотариуса
Статья 185.1 говорит об обязательной нотариальной форме лишь в том случае, когда получение трудовой книжки связано с произведением окончательного расчета и выплаты всех причитающихся сотруднику сумму (зарплата, неиспользованный отпуск, премии и так далее). Если же планируется лишь получение трудового документа, то заверение по закону не требуется. С другой стороны, ввиду широкого распространения мнения об обязательном нотариальном удостоверении доверенности, иногда имеет смысл заплатить за соответствующую услугу и быть спокойным за результат встречи.
Что же касается вопросов – сколько стоят услуги, каковы преимущества обращения за оформлением доверенности к специалисту – следует отметить два момента. Первый – цена не является единой и устанавливается в зависимости от следующих обстоятельств:
- У государственных нотариусов она составит 200 рублей в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 333.24 Налогового кодекса (далее по тексту – НК РФ).
- У частных она может отличаться и устанавливается самостоятельно.
Второй момент – качество самого документа. Конечно, образец всегда можно найти в интернете (в том числе в этой статье), но все они являются унифицированными, усредненными, а специалист напишет текст, подходящий к конкретной ситуации, с учетом всех имеющихся особенностей.
Можно ли не получать документ после расчета?
Точного ответа на данный вопрос в действующем законодательстве нет. Однако по общему правилу работодатель обязан выдать данный документ на руки уволившемуся работнику в день его ухода (ч. 3 п. 35 раздела IV постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225). При этом, если данное требование не будет соблюдено, руководство компании может понести ответственность.
Таким образом, подразумевается, что сотрудник должен своевременно явиться за своим документом. Более того, это в интересах самого уволившегося работника, так как в будущем трудовая книжка ему потребуется при приеме на другую работу.
Стоит отметить, что некоторые сотрудники намеренно не приходят за этим документом для того, чтобы в будущем обвинить организацию в нарушении норм ТК РФ. При задержке выдачи трудовой, компании придется компенсировать заработок, который не смог получить сотрудник из-за отсутствия трудовой книжки.
Чтобы обезопасить себя от подобной ситуации, работодателю следует отправить уволенному лицу письменное уведомление, содержащее требование о том, что бывшему сотруднику следует явиться в организацию и забрать свои документы.
Последствия для работодателя
Невыдача трудовой книжки вовремя может привести к неблагоприятным последствиям. В частности, виновное лицо может быть привлечено к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Санкции данной статьи предусматривают уплату взыскания штрафа с руководства в сумме от 1000 до 5000 рублей. Эти же суммы будут истребованы с ИП. При этом организация, будучи юридическим лицом, может быть оштрафована на 30 — 50 тыс. рублей.
Кроме того, виновнику будет выдано предписание об устранении нарушения, в частности, о возврате трудовой книжке ее хозяину.
Игнорирование обязанности по уплате штрафа влечет за собой привлечение по ч. 23 ст. 19. 5 КоАП РФ, что карается куда более крупными штрафами. Так, должностному лицу за несоблюдение трудового законодательства придется расстаться с суммой от 30 000 — 50 000 рублей, также ему грозит дисквалификация до 3-х лет. Предприятие, в свою очередь, ждет штраф до 200000 рублей.
В том случае, если дело дойдет до суда, то придется не только вернуть трудовую книжку, но и выплатить компенсацию, за те дни, когда сотрудник не мог работать.
Таким образом, у сотрудника существует несколько вариантов, куда обращаться при невыдаче ему трудовой книжки. Следует отметить, что работник может подать иск в суд, не дожидаясь, когда инспекция по труду примет решения по жалобе.
Выдача трудовой книжки после увольнения
После того, как уведомление было отправлено, специалисты отдела кадров должны выстраивать свою работу, ориентируясь на действия бывшего сотрудника:
- Если он отреагирует на уведомление и придет получать трудовую книжку, нужно её выдать под расписку в том же порядке, как и при обычном увольнении.
- Если сотрудник согласен на отправку трудовой книжки по почте, её можно пересылать, получив согласие в письменном виде. Вид почтового отправления должен обеспечить сохранности документа и доставку по указанному адресу. Поэтому лучше выбирать заказное письмо с описью вложения и обратным уведомлением.
- Если сотрудник не приходит и просит передать трудовую книжку с третьим лицом, работодатель может это сделать. Но он обязан потребовать нотариально заверенную доверенность на получение документа.
- В случае смерти работника администрация может выдать трудовую книжку родственнику или другому лицу, либо отправить ему по почте. Этот человек должен будет написать заявление на имя руководителя предприятия и получить документ под расписку.
- Если работник не пришел за трудовой и никто за него её не получил, работодатель должен обеспечить её хранение на протяжении 75 лет.
Можно ли отказаться от бумажного варианта и надо ли это делать?
В настоящее время работники имеют право выбрать между электронной и бумажной трудовой книжкой. Тут есть свои нюансы, которые следует учитывать.
Отказаться после увольнения от документа, сформированного в бумажном варианте, возможно. Однако делать это следует с учетом следующих правил:
- Отказ нужно направить до конца 2021 года.
- Бумажный документ в любом случае нужно забрать у работодателя. Дело в том, что в электронной трудовой будут отражены сведения только начиная с 2021 года. При этом вся информация о прошлых периодах будет содержаться в выданной ранее трудовой. Если при назначении пенсии или расчете трудового стажа понадобится подтвердить какие-то периоды работы до 2021 года, бумажная трудовая пригодится.
Таким образом, отказываться от трудовой книжки при увольнении, ссылаясь на желание в будущем учитывать сведения о работе в электронной форме, не стоит. Бумажный вариант может потребоваться в будущем, поэтому его следует сохранить.
Если дело дойдет до суда, в случае отсутствия доказательств, подтверждающих отправку уведомления, работодателю придется выступить в роли ответчика. Правда, в случае неправильного ведения документов доказать свою правоту будет практически невозможно.
Результатом неграмотного или безответственного подхода к решению данного вопроса может стать административная ответственность в виде штрафа, возложенная на работодателя. Поэтому кадровикам следует быть очень внимательными и щепетильными в вопросах оформления бумаг, чтобы не допустить появления неприятностей.
Любые инструкции относительно правил проведения процесса увольнения сотрудников можно найти в Сети. Поэтому в случае наличия сомнений относительно правил проведения процедуры перед принятием решения лучше проконсультироваться со специалистом в данной сфере или еще раз изучить нормативные документы, регулирующие данный процесс.
Увольнение сотрудника точно так же, как и его прием на работу — ответственное мероприятие, проводить которое следует в соответствии с требованиями закона. Соблюдение всех норм гарантирует отсутствие проблем с законом и дополнительных финансовых издержек.
Качественное ведение работ с документами также благоприятно сказывается на репутации предприятия.
Сотрудник уволился по собственному желанию с отработкой в две недели. В день написания заявления он ушел.
На рабочем месте не появляется., созвонились с ним., ответил, что на предприятие больше не придет и трудовая ему не нужна (для полноты информации: его увольнение было ожидаемо., претензии со стороны руководства, вообщем его рабтотой были недовольны)
Как поступить дальше?
Пока мы составляем акты о его невыходе на работу, но как долго это делать . как в итоге передать трудовую?
Удивили вопросом ст.84.1 ТК РФ, там у нас все хорошо написано и сделайте это срочно, чтобы потом не платить ему по ст.234 ТК РФ
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
В соответствии со ст. 80 Трудового кодекса РФ в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.
Однако, согласно ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.
Порядок хранения не востребованных бывшим работником трудовых книжек определен п. 43 Правил, согласно которому трудовые книжки, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования.
Срок хранения невостребованных документов определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Согласно этому документу трудовые книжки должны храниться в архиве не менее 50 лет.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника
А т.к. он исчез и не стал выходить на работу во время отработки, т.е. уведомления по ст.80 ТК РФ, вы конечно, можете его уволить за прогул, но подумайте стоит ли с этим заморачиваться, я редко видела случаи, когда работодатели правильно оформляли документы на увольнение за прогул.
Я так, думаю, вы вышлите ему в адрес письмо, чтобы он забрал свою трудовую книжку (на всякий случай), там же в письме укажите, что написав заявление на увольнение и указав дату увольнения такую то, он перестал выходить на работу с такого то числа, а это значит, что вы его просите еще и объяснить причину его не выхода на работу есть ли для этого уважительные причины, а если нет, то, тогда вы будете вынуждены уволить его за прогул и сделать соответствующую запись в трудовую книжку. А еще, что вы ему напоминаете, что т.к.
вы здесь не уволены до сих пор, то по ТК РФ он может у другого работодателя работать только на условиях совместительства, а если будет работать на полный рабочий день как по основному месту работы, то данный факт вскроется и у его нового работодателя будут в налоговой неприятности, т.к. работодатель завышает налогооблагаемую базу по зп, а это грозит работодателю штрафами.
В общем, это письмо своеобразная ловушка, может сработать, а может и не сработать, и видите, там есть упор и на неприятность для нового работодателя, хотя вы ведь понимаете, это не совсем так, это такая неточность, т.к. ведь у вас он не получает сейчас зп, но в то же время это и правильно, т.к.
если ты где то работаешь по основному месту работы, то у другого работодателя ты можешь работать по совместительству.
Можно ли не получать документ после расчета?
Точного ответа на данный вопрос в действующем законодательстве нет. Однако по общему правилу работодатель обязан выдать данный документ на руки уволившемуся работнику в день его ухода (ч. 3 п. 35 раздела IV постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225). При этом, если данное требование не будет соблюдено, руководство компании может понести ответственность.
Таким образом, подразумевается, что сотрудник должен своевременно явиться за своим документом. Более того, это в интересах самого уволившегося работника, так как в будущем трудовая книжка ему потребуется при приеме на другую работу.
Стоит отметить, что некоторые сотрудники намеренно не приходят за этим документом для того, чтобы в будущем обвинить организацию в нарушении норм ТК РФ. При задержке выдачи трудовой, компании придется компенсировать заработок, который не смог получить сотрудник из-за отсутствия трудовой книжки.
Чтобы обезопасить себя от подобной ситуации, работодателю следует отправить уволенному лицу письменное уведомление, содержащее требование о том, что бывшему сотруднику следует явиться в организацию и забрать свои документы.
Как получить при отправке по почте?
В соответствии с п. 36 упомянутого выше постановления Правительства РФ № 225 в случае, если в день увольнения сотрудник не явился на работу, трудовая книжка может быть направлена в его адрес по почте.
Работодатель должен помнить о том, что направление данного документа по почте возможно только с письменного согласия его владельца. Поэтому предварительно в адрес уволенного лица следует направить соответствующее уведомление.
При этом, начиная с момента отправки такого извещения, с работодателя снимается ответственность, связанная с задержкой выдачи трудовой книжки.
Если сотрудник не против отправления ему трудовой книжки по почте после того, он должен направить в организацию письменное согласие на использование такого способа доставки документа. После того, как работодатель получит официальное согласие, он вышлет трудовую заказным письмом. Документ можно забрать прямо на почте или заказать доставку на дом. С работодателем можно договориться о доставке курьерской службой.