Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Шпаргалка для бухгалтера: учет спецодежды». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как было сказано выше, самый простой и удобный прием, позволяющий не только разобраться со всеми поправками, предложенными государством, но и продолжить работу на качественном уровне, – это необходимость использования специализированного программного обеспечения. Кроме того, в 2021 году в Интернете представлен целый ряд разнообразных цифровых модулей, предназначенных исключительно для работы в коммерческом секторе (автоматизация бизнес-процессов, учет и т. д).
Учет и списание ТМЦ и спецодежды в 2021-2023 годах по проводкам
Первое, что должен сделать каждый практикующий бухгалтер – ознакомиться с сопроводительной документацией, а затем продумать и разработать политику взаимодействия с каждым видом ТМЦ в целом. Все работы выполняются по следующей примерной пошаговой схеме:
- С помощью норм ФСБУ 06/2020 устанавливаем сроки полезного использования полных комплектов специальной одежды и обуви. На данном этапе основная задача – выбрать, будет ли компания рассматривать этот класс объектов как МПЗ или нет.
- Создаем инструкции, отвечающие на вопрос об использовании вещей, срок службы которых превышает цифру в 12 месяцев.
- Решаем, является ли финансовый эквивалент запасов значимым для пользователей разрабатываемых отчетов.
- Исходя из принципов рациональности, определяем тип работы ОС: мониторинг каждого набора в отдельности или учет совокупности всех СИЗ.
Как было сказано выше, новые правила списания спецодежды на 12 месяцев в 2021-2023 годах — далеко не единственные изменения, предложенные надзорными органами в рассматриваемом регионе. Однако, начав изучение современных и модернизированных регламентов из предложенного перечня, специалист без труда проработает все, включая самые сложные для понимания нюансы.
Порядок списания спецодежды, пришедшей в негодность раньше срока
Как и в предыдущем разделе, объяснение того, как правильно разбалансировать специальную одежду, которая преждевременно пришла в негодность, будет основано на примере. Так, корпорация «СтройТовары» обратилась к своему сотруднику с комплектом защиты, каской, 12 парами перчаток и очками. Общая методология удаления предметов из списка активов основана на ежемесячной линейной модели транзакций, за исключением браслетов (они удаляются сразу, по полной стоимости).
Списание спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете (по стандартам бухгалтерского учета) – это комплекс мероприятий, которые будут зависеть от множества различных ситуаций. К ним относятся:
- повреждение костюма не по вине работника (без возможности восстановления);
- потеря специальной шапки из-за халатного отношения работника;
- необратимое повреждение перчаток;
- продажа комплекта защиты в конце рабочего дня.
Как и во многих других ситуациях, для подробного рассмотрения каждого представленного условия вы можете обратиться к ФСБ 5/2019. Перечень законодательных норм прекрасно раскрывает вопросы, как правильно снять с баланса тот или иной объект, относящийся к классу материально-производственных запасов.
Учет и списание инвентаря и спецодежды по проводкам
Первое, что должен сделать каждый практикующий бухгалтер, — это познакомиться с сопроводительной документацией, а затем продумать и проработать политику взаимодействия с каждым видом материально-производственных запасов в целом. Вся работа реализуется по такому примерному пошаговому образцу:
- Задействуя нормативы ФСБУ 06/2020, устанавливаем временные рамки полезного использования комплектных наборов специальной одежды и обуви. На этом этапе главная задача заключается в том, чтобы сделать выбор, будет ли на предприятии относиться такой класс объектов к МПЗ или нет.
- Создаем инструкции, отвечающие на вопрос об использовании вещей, срок службы которых превышает показатель в 12 месяцев.
- Решаем, существенен ли финансовый эквивалент материально-производственных запасов для пользователей разрабатываемой отчетности или нет.
- Исходя из принципов рациональности, определяем тип работы СО: надзор за каждым комплектом по отдельности или взятие во внимание совокупности всех средств ИЗ.
Как уже говорилось ранее, новые правила списания по спецодежде свыше 12 месяцев — это далеко не единственные изменения, предложенные надзорными органами в обозреваемой области. Однако, начав изучение современных, модернизированных постановлений именно с предложенного перечня, специалист без труда проработает все, в том числе самые сложные для понимания нюансы.
Новое по списанию спецодежды в налоговом учете: программа «1С: Бухгалтерия 8»
Как уже говорилось ранее, самая простая и удобная методика, позволяющая не только разобраться со всеми предложенными государством поправками, но и продолжить работу на качественном уровне, заключается в необходимости задействования специализированного ПО. Тем более что в 2021 году в интернете представлен целый ассортимент различных цифровых модулей, предназначенных исключительно для работы в коммерческом секторе (автоматизация бизнес-процессов, бухучет и так далее).
Среди всех мобильных продуктов подобного характера выделяется несколько основных предложений, пользоваться которыми предпочитают эксперты по всей Российской Федерации. К числу таковых, несомненно, относится софт «1С: Бухгалтерия 8». Платформа отличным образом отвечает на вопрос о том, как учитывать спецодежду в бухгалтерском учете и каким документом списать данный объект класса МПЗ. Чтобы подробнее разобраться со всеми аспектами будущей работы, специалист может познакомиться с такими регламентами:
- соответствующие разделы Налогового кодекса;
- Приказ Министерства финансов № 135Н;
- справка о нормах выдачи бесплатных средств защиты сотрудникам;
- ст. 221 и ст. 209 ТК РФ;
- Постановление Минтруда № 997Н;
- КоАП (естественно, в рамках сопутствующих информационных блоков).
Известно, что пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ разрешает включить в материальные расходы затраты организации на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ. При этом стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию. До недавнего времени позиция Минфина России и ФНС России заключалась в том, что уменьшить прибыль можно только на суммы, потраченные на предоставление работникам спецодежды в пределах установленных норм. Налоговые инспекторы во время проверок тщательно контролировали соответствие видов выданной работникам спецодежды и спецобуви профессиям (специальности) лиц, получивших средства индивидуальной защиты (СИЗ). В случае невыполнения Правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (далее — Правила) и Типовых отраслевых норм они исключали затраты из состава налоговых расходов предприятия.
Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. Постановлением Минтруда России от 18.12.1998 N 51.
См., например, Постановления Минтруда России от 26.12.1997 N 67, от 29.12.1997 N 68, от 16.12.1997 N 63, от 25.12.1997 N 66, от 08.12.1997 N 61, от 31.12.1997 N 70, от 30.12.1997 N 69 и т.д.
Кроме того, стоимость спецодежды включали в совокупный годовой доход работников, начисляя недоимку по НДФЛ и ЕСН. Таким образом, получалось, что работодатель, проявивший «заботу о сотрудниках сверх утвержденных норм», после налоговой проверки становился недобросовестным налогоплательщиком.
Как удержать стоимость спецодежды с увольняющегося работника?
Когда вы выдаете работнику спецодежду, необходимо заключить с ним договор о передаче мягкого инвентаря в пользование или разовый документ о приеме-передаче.
Обязанность работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб предусмотрена статьей 238 ТК РФ, поэтому расторжение трудового договора не влечет освобождения работника от материальной ответственности за невозврат спецодежды.
Таким образом, в случае правильного оформления выдачи специальной одежды при невозвращении ее работником, увольняющимся из организации, работодатель вправе требовать возмещения стоимости спецодежды (срок использования которой не истек) с учетом степени ее износа (ст. 246 ТК РФ).
Избежать ошибок при ведении учета спецодежды или униформы позволяют программы «Контур-Бухгалтерия Актив» и «Контур-Бухгалтерия Бюджет».
Юлия Вольхина, менеджер проектов
Порядок списания специальной рабочей одежды
Приказ № 135н регулирует также нормы списания СО. Его порядок зависит от срока полезного использования (СПИ) номенклатурной единицы и подлежит обязательному утверждению в учетной политике.
Рассмотрим варианты списания предметов индивидуальной защиты в зависимости от срока полезного использования:
- Средства индивидуальной защиты подлежат единовременному списанию в том случае, если их СПИ — не более одного года (п. 21, 26 Приказа № 135н):
- Дт 20, 26 Кт 10 — списание спецодежды, проводки формируются при непосредственной передаче изделия сотруднику.
- Если же срок полезного использования — более 1 года, то СО списывается линейным способом или с использованием способа пропорционально произведенной продукции в процессе передачи изделий в эксплуатацию (п. 24 Методических указаний).
- Дт 20, 26 Кт 10.10 — передача СО со склада для дальнейшего использования работниками;
- Дт 20, 26 Кт 10.11 — ежемесячное списание расчетной стоимости спецодежды;
- Дт 94 Кт 10.11 — выбытие СО, неподлежащей восстановлению;
- Дт 91.2 Кт 94 — издержки переведены в состав текущих расходов.
- При бухучете спецодежды в качестве основных средств на спецсредства производятся амортизационные начисления — Дт 20, 26 Кт 02.
Возникновение налоговых последствий для работодателя
При наличии договоренности между работником и работодателем, связанной с невозвратом спецодежды и, соответственно, удержания ее стоимости из зарплаты, такая передача прав собственности будет рассматриваться как реализация товара с последующим обложением НДС. Начисление НДС придется произвести и при безвозмездной передаче, когда требование о компенсации остаточной стоимости не будет соблюдаться работодателем.
Если, несмотря на все требования, спецодежда так и не была возвращена работником, работодателем должна соблюдаться процедура взыскания ущерба. Поскольку возмещение с реализацией ничего общего не имеет, в рассматриваемом случае оснований для начисления НДС не возникает.
А вот НДФЛ и страховые взносы с полученного в натуральной форме дохода придется начислить, если работодатель в случае невозврата не будет взыскивать с работника стоимость выданной спецодежды.
В целях исчисления налога на прибыль амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 рублей, это вытекает из пункта 1 статьи 256 НК РФ. Таким образом, если стоимость одного комплекта спецодежды будет менее 10 000 рублей и срок полезного использования менее 12 месяцев, то такая спецодежда не будет являться амортизируемым имуществом. Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ затраты организации на приобретение спецодежды, не являющейся амортизируемым имуществом, включаются в состав материальных расходов в полной сумме по мере передачи ее в эксплуатацию. Спецодежда это средства индивидуальной защиты работников, выполняющих вредные, опасные и грязные виды работ, а также осуществляющих работы в особых температурных условиях.
Эти средства предназначены для защиты работника от повреждений и от воздействия вредных веществ. В состав спецодежды входят: рабочая одежда (халаты, комбинезоны, куртки, брюки, телогрейки, перчатки), обувь (валенки, сапоги, ботинки, калоши), головные уборы (каски, шлемы), противогазы, респираторы, защитные очки, предохранительные пояса и тому подобное. В соответствии с пунктом 26 Методических указаний №135н в том случае, если срок службы спецодежды превышает 12 месяцев, ее стоимость погашается линейным способом исходя из сроков полезного использования специальной одежды, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также в Правилах обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной зашиты, утвержденных Постановлением №51. Обращаем Ваше внимание, что согласно Методическим указаниям №135н, организация может организовать учет специальных инструментов, специальных приспособлений и специального оборудования в соответствии с ПБУ 6/01, то есть в порядке, предусмотренном для учета основных средств.
В Письме Минфина Российской Федерации от 12 мая 2003 года №16-00-14/159 указано, что подобный порядок можно установить и для предметов специальной одежды. Если организация воспользуется такой возможностью, то учет специальной одежды будет вестись на счете 01 «Основные средства.
Списанные СИЗ необходимо хранить на складе не более 11 месяцев, так как после списания начинает действовать ФЗ № 89 “Об отходах производства и потребления», вследствие чего спецодежда превращается в отход III класса опасности.
Причем от степени загрязнения спецодежды и состава ткани класс опасности может меняться в большую сторону, например, загрязнение нефтепродуктами на 15% и более.
Хранение в таком случае считается уже сбором и накоплением отходов, а подобная деятельность относится к лицензируемому виду, если таковой нет – будут применены меры административного воздействия.
Утилизация проходит следующим образом: собирается вся спецодежда для утилизации, вызывается компания, занимающаяся соответствующим видом деятельности (у них есть лицензия на транспортировку и утилизацию), они приезжают, забирают СИЗ и дают акт, который потом нужно приложить к отчетам в Росприроднадзор и показать сдачу в утиль.
К этому нужно отнестись серьезно, так как наказание в области охраны окружающей среды сильно “бьет” по бюджету работодателя и расценивается по ч.4 КоАП ст. 8.2:
- на граждан – от 3000 до 5000 рублей;
- на должностных лиц – от 20000 до 40000 рублей;
- на ИП – от 40000 до 50000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на ЮЛ – от 300000 до 400000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
В случае выявления в течение года повторного нарушения будет применен ч.5 КоАП ст. 8.2:
- на граждан – от 5000 до 6000 рублей;
- на должностных лиц – от 40000 до 50000 рублей;
- на ИП – от 50000 до 60000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на ЮЛ – от 500000 до 600000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Поэтому рекомендую утилизировать желательно 2 раза в год, чтобы обезопасить работодателя штрафов Росприроднадзора.
Как учитывать спецодежду со сроком службы более 12 месяцев, но стоимостью меньше лимита
Спецодежду, которая не удовлетворяет критериям признания ее запасами или основным средством, можно признать в составе расходов в периоде приобретения.
Так, если срок полезного использования спецодежды превышает 12 месяцев или она используется более чем в рамках обычного операционного цикла, она не относится к запасам (абз. 1 п. 3 ФСБУ 5/2019). А если ее стоимость несущественна, то есть меньше лимита, то учетная политика позволяет не учитывать ее на счете 01.
При этом важно, чтобы общая сумма списываемых однотипных малоценных основных средств за год не превышала уровень существенности, установленный в организации.
Учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете в 2017 году
Эта статья поможет вам лучше понять, когда и какие документы применять при учете спецодежды, в чем особенности учета. В 2017 году учет спецодежды регулируют Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда № 997н.
Среди требований охраны труда — обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ).
Это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения, в том числе — специальная одежда и специальная обувь.
Причем применению подлежат лишь СИЗ, прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия (ст. 209, ст. 212, ст. 221 ТК РФ; ст. 24, ст. 25 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).
Каждый работник имеет право на обеспечение средствами индивидуальной защиты в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя (ст. 219 ТК РФ).
Обратите внимание: в случае необеспечения работника в соответствии с установленными нормами средствами индивидуальной защиты работодатель не имеет права требовать от работника исполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить возникший по этой причине простой (ст. 220 ТК РФ).
Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н.
В соответствии с пунктом 9 Межотраслевых правил при заключении трудового договора работодатель должен ознакомить работников с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ.
Причем с 28 мая 2015 года для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности надлежит руководствоваться Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Перечень СИЗ, положенных работнику, приводится в разделе IV Отчета о проведении специальной оценки условий труда (прил. № 3 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 N 33н).
В то же время отсутствие спецоценки (или результатов аттестации рабочих мест) не снимает с работодателя обязанностей по охране труда работников.
Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты повлечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц — от 130 000 до 150 000 рублей (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Остановимся на вопросах учета спецодежды.
Бухгалтерский учет спецодежды
Порядок ведения бухгалтерского учета спецодежды определяется Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (утв. приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н) (далее — Методические указания).
В зависимости от стоимости и срока полезного использования спецодежду можно условно разделить на три категории:
- Первая категория: спецодежда со сроком полезного использования менее 12 месяцев.
- Вторая категория: спецодежда со сроком полезного использования более 12 месяцев, не входящая в состав основных средств по стоимостному критерию согласно ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01) и учетной политике предприятия.
- Третья категория: спецодежда, входящая в состав основных средств (срок полезного использования более 12 месяцев стоимостью свыше 40 000 руб.).
Вопрос, казалось бы, довольно простой, однако это не так. К сожалению, чаще всего, работодатель придерживается принципов «как можно дешевле» и «лишь бы было, на случай проверки». Такой подход крайне нежелателен, потому что его итогом будет штраф. Соответственно заплатить придется дважды. Первый раз за неправильно подобранные СИЗ, не соответствующие всем необходимым требованиям, а второй раз расходы уже непосредственно на штрафные санкции. Чтобы этого избежать, необходимо придерживаться следующих правил:
Правило 1. СИЗ должны защищать именно от тех вредных и опасных факторов, которые воздействуют на сотрудников.
Если в типовых нормах указан респиратор, не нужно покупать самый дешевый или самый дорогой. Нужно в первую очередь идентифицировать вредный фактор. В том случае, когда на сотрудника воздействует пыль, то и респиратор должен быть от пыли. Она в свою очередь тоже бывает разная и фильтрующий элемент должен защищать именно от того вида пыли, которая воздействует на сотрудника. То же самое касается и средств защиты органов дыхания от различных испарений.
Правило 2. СИЗ должны соответствовать уровню воздействия вредных и опасных факторов
Во всех типовых нормах указан требуемый класс защиты. Соответственно, выдаваемые работникам СИЗ ни в коем случае не должны быть ниже того, который прописан. Разрешается выдача только в соответствии с законодательством, либо выше. Однако выдача СИЗ более высокого класса защиты не всегда оправдана с точки зрения целесообразности и экономики. Таким образом, правильный подбор позволит не только избежать штрафа, но и сэкономить средства при правильном подборе. Чаще всего работодатель закупает самый дешёвую позицию, не догадываясь, что она не соответствует требованиям степени защиты.
Правило 3. Все СИЗ должны быть сертифицированы и иметь подтверждающие документы.
Согласно законодательству, все СИЗ, перед тем как поступить в продажу, должны пройти ряд технологических испытаний, подтверждающих их защитные свойства. По итогу их проведения выдается сертификат соответствия, а информация вносится в соответствующий реестр, где в открытом доступе содержится вся информация. Соответственно, перед тем как закупить необходимые СИЗ, Вы должны запросить у поставщика сертификат соответствия, который он обязан предоставить. Необходимо убедиться, что у него не истек период действия, а информация в реестре соответствует той, которую Вам передал поставщик.