Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Документы для указания записей о стаже
Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
Трудовая книжка утеряна работником
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
- Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.
Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.
Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Оформление дубликата трудовой книжки
Оформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:
- По просьбе самого сотрудника:
- При потере оригинала. При этом лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 Правил).
- В случае если книжка утратила целостность (например, порвалась и т. д.), вследствие чего стала непригодна к использованию (абз. 3 п. 33 Правил). Если это произошло по вине ее владельца и восстановить некоторые сведения не предоставляется возможным (страницы испачканы, уничтожены, разорваны и т. д.), работодатель вправе затребовать у него дополнительные бумаги, свидетельствующие о стаже работы в определенных местах. Представить и собрать эти сведения гражданин должен самостоятельно. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
- В случае если запись в основном документе признана недействительной, гражданин вправе потребовать оформления дубликата, при этом указанная запись в него вноситься не будет (пп. 22, 33 Правил).
В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы.
- При краже оригинала.
- При массовой утере документов. В этом случае стоит руководствоваться п. 34 Правил, согласно которому восстановить данные возможно только путем создания специальной комиссии, состоящей из представителей органов исполнительной власти. Процедура установления стажа регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50.
Документы для указания записей о стаже
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.
В чем отличие титульного листа?
Начнем с титульного листа, так как на нем присутствует самое большое количество изменений. Начинаются они с самого верха страницы — там ставится соответствующая пометка о том, что книжка не является оригинальной и служит в качестве замены. Выглядит она как надпись «Дубликат трудовой книжки №…». Указание номера обязательно даже в том случае, если старая книжка утеряна — он должен храниться в документах вашего работодателя.
Затем идет в целом стандартная титульная страница. Сначала на основании действующих бумаг прописываются ФИО, дата рождения гражданина, а так же сведения об образовании. При этом если они менялись с момента получения оригинала книжки то прописывается актуальная информация. После этого прописываются новые сведения о регистрации трудовой книжки — дата заполнения, печать организации, выдавшей книжку, и подпись её ответственного лица.
При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.
В бланке книжки содержится информация:
- личные сведения о работнике;
- данные о трудовых периодах;
- сведения о награждениях и поощрениях.
При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:
- когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
- записи невозможно восстановить.
Порядок выдачи дубликата
При выдаче документа кадровая служба должна придерживаться порядка:
- Получить от работника заявление с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Заверяется личной подписью работника и указывается дата составления.
- На основании заявления издается приказ по организации, с которым должен быть ознакомлен работник, запросивший дубликат, под роспись.
- Кадровая служба обязана поднять соответствующие учетные документы и восстановить записи. К таким документам относятся:
- личное дело работника;
- приказы по личному составу, где отражена информация о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.;
- трудовые договора, заключенные с работником;
- дополнительно может потребоваться удостоверение личности гражданина.
- Дубликат выдается заявителю в срок до 15 календарных дней. При выдаче делается отметка в журнале учета трудовых книжек и ставится подпись лица, получившего документ.
Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.
1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».
2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел.
3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата.
После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке:
- следующий порядковый номер записи;
- дата в графе 2 не заполняется;
- в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
- в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?
- Заполнение титульного листа стандартное для любого вида документа. Единственное отличие – вверху справа пишется слово «Дубликат». На оригинале, если он не утерян, а испорчен, вверху делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового документа.
- На следующее странице идет запись о полном стаже гражданина до периода работы в организации, выдающей копию. Данная информация располагается в первой строке графы 3 «Сведения о работе». Остальные графы остаются пустыми.
- Затем перечисляются все места работы, справки с которых предоставлены, в соответствии с датами. Эти записи вносятся так же, как и при оформлении обычной трудовой книжки.
- В конце вписываются сведения о периоде работы в фирме, оформляющей данный дубликат. Запись вносится на основе документов отдела кадров этой фирмы.
- В конце пишется ФИО и должность лица, оформлявшего дубликат, и все заверяется печатью.
- Документы, предоставленные гражданином для восстановления сроков работы в различных организациях, возвращаются владельцу. Работодатель, оформивший дубликат трудовой книжки, оставляет себе копии данных документов, предварительно заверив их своей печатью.
Выдача дубликата по заявлению работника Утрата трудовой книжки работником
Это первая ситуация, когда работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки работнику. Для этого работник должен подать заявление с просьбой об оформлении дубликата работодателю по последнему месту работы. Здесь возникает вопрос: какого работодателя считать «последним»? Если работник уволился с одного места работы и успел трудоустроиться к новому работодателю, последним местом будет считаться новая работа. А если нового трудоустройства не произошло, то работнику, потерявшему трудовую книжку, следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она является последним местом работы. Хотя некоторые работодатели так не думают.
К. (истец) работал с 29.03.2005 по 13.07.2005 в ИППУ СО РАН (ответчик) в должности инженера 11-й категории по ремонту и эксплуатации зданий и сооружений. 13.03.2012 в связи с утратой трудовой книжки К. обратился к ИППУ СО РАН с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с записью о работе в данном учреждении. Ответчик в удовлетворении заявления К. отказал, так как тот не представил доказательств того, что работа у ответчика — последнее место работы. С требованием обязать ИППУ СО РАН выдать дубликат трудовой книжки К. обратился в суд.
Советский районный суд г. Омска, отказывая в удовлетворении требований К., исходил из отсутствия доказательств, подтверждающих предыдущую и последующую трудовую деятельность К. до и после работы у ответчика. Однако судебная коллегия Омского областного суда сочла данный вывод суда неверным, противоречащим требованиям трудового законодательства, и вот почему.
Согласно п. п. 31 — 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Довод представителя ответчика о том, что истец не представил в учреждение доказательства того, что работа в ИППУ СО РАН — его последнее место работы, является несостоятельным, в связи с чем не мог быть принят во внимание при разрешении спора.
Порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки
Начнем с азов заполнения трудовых книжек и напомним, что записи дат во всех разделах книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение».
Ну а теперь перейдем непосредственно к заполнению. Первым делом нужно оформить титульный лист, на котором кроме указания «Дубликат» должны приводиться следующие сведения о работнике:
- фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
- дата рождения (полностью (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);
- образование (только на основании надлежаще заверенных документов — аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
- профессия, специальность (на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов).
Кроме этого, обязательно нужно проставить дату заполнения дубликата.
Внизу титульного листа правильность внесения сведений работник подтверждает своей подписью. Также расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы).
На основании п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения:
- об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
- о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Как сделать дубликат?
Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.
Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.
Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.
Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.
Когда выдается дубликат{q}
Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.
Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2. В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.
Личная карточка форма Т-2
Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.
Таким образом, работник, утративший трудовую или приведший её в негодность, должен просто вспомнить, где он раньше работал, и обратиться туда с заявлением о выдаче дубликата книжки.
Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки