Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужна выписка из трудовой книжки и как ее получить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Форма выписки и заявления
В соответствии со ст. 62 ТК РФ законодательно закреплена обязанность работодателя выдать выписку или копию трудовой книжку в течение 3 рабочих дней с момента поступления письменного заявления работника о выдаче.
Форма выписки, как и форма заявления о ее выдаче, не является унифицированной, однако составляется с учетом требований утвержденного еще в 1983 году Президиумом Верховного Совета СССР «Порядка выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
В соответствии с вышеуказанным Порядком, выписка:
- должна быть удостоверена подписью руководителя предприятия (организации) либо иного должностного лица, обладающего соответствующими полномочиями;
- должна содержать в себе дату ее выдачи;
- должна содержать указание на факт хранения оригинала трудовой книжки на предприятии или организации, выдавшей выписку;
- должна содержать удостоверение факта соответствия выписки оригиналу. С этой целью в строке под подписью руководителя вписывается строка подтверждения, например, «Верно» или «Соответствует оригиналу» с подписью и должностью лица, удостоверяющего соответствие.
В рамках этой статьи мы сделали доступным для скачивания типовой шаблон выписки из трудовой книжки, в соответствующие строки и таблицу которой потребуется внести:
- ФИО работника;
- даты трудоустройства, переводов, увольнений и нормативные основания этих действий;
- сведения о том, что работник на момент выдачи справки находится в трудовых отношениях с предприятием, выдавшем выписку;
- подпись руководителя, удостоверение соответствия выписки оригиналу, подпись должностного лица, удостоверяющего верность выписки и оттиск печати (при наличии).
Разберемся, для чего требуется выписка и почему нельзя использовать оригинальный бланк трудовой книжки. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации и работнику на руки не выдаются, это документ строгой отчетности, если он потеряется — ответственность ляжет на работодателя. Выписка призвана удостоверять подлинность информации и подтверждать сведения о рабочей деятельности человека. Например:
- стаж работы – общий и на настоящем месте;
- опыт работы на конкретном месте;
- подтвердить сведения о наградах;
- установить должность, сведения о переводах на другую должность и/или смену структурного подразделения.
В электронной трудовой сначала представлена общая информация о человеке: ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата подачи заявления о выборе формы ТК. Дальше идёт таблица с данными о трудовой деятельности. Информация о периодах до 01.01.2020 и после этой даты различается:
- О предшествующих периодах есть только краткие записи: название работодателя, дата приёма и увольнения.
- О периодах работы после начала 2020 года в ЭТК содержится более подробная информация. В дополнение к сведениям из пункта 1 указаны должность (профессия, специальность, квалификация) и основание для кадрового мероприятия – название документа (например, приказ), его дата и номер.
Кроме того, в электронной ТК может содержаться информация о работе по совместительству, присвоении новой квалификации или специальности, запрете занимать определённую должность, работе на Крайнем Севере.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Разберемся, для чего требуется выписка и почему нельзя использовать оригинальный бланк трудовой книжки. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации и работнику на руки не выдаются, это документ строгой отчетности, если он потеряется — ответственность ляжет на работодателя. Выписка призвана удостоверять подлинность информации и подтверждать сведения о рабочей деятельности человека. Например:
- стаж работы – общий и на настоящем месте;
- опыт работы на конкретном месте;
- подтвердить сведения о наградах;
- установить должность, сведения о переводах на другую должность и/или смену структурного подразделения.
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:
- название документа,
- наименование организации-работодателя,
- должность ответственного лица,
- фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
- данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
- номер трудовой книжки,
- дату начала ее ведения.
Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».
В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.
Юридические особенности при выдаче выписки
Оформляя выдачу выписки важно учитывать следующие особенности:
| Работодателю | Работнику |
| Соблюдать требования закона и регламента по оформлению | Обязательно предоставить заявление на выдачу выписки |
| Услуга предоставляется бесплатно | Четко определить, какую информацию необходимо предоставить в выписке |
| Укороченный срок на подготовку документа | Заранее ознакомьтесь с нюансами оформления документа, чтобы иметь возможность проверить правильность заполнения |
СТД-Р заполняют индивидуально по конкретному работнику. В ней отражают сведения обо всей трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя. Эти сведения берут из бумажной трудовой книжки.
Прежде чем отдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику, отказавшемуся от ее ведения, сделайте ее копию. Так вам будет легче заполнить СТД-Р на него.
В СТД-Р указывают также дату подачи работником заявления об отказе от ведения бумажной трудовой. Если такое заявление работник подавал на предыдущей работе, то строку «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» не заполняют.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Пример заполнения СТД-Р
Для нетрудоустроенных граждан получить документ не составит труда, поскольку книжка хранится у них на руках (ст. 84.1 ТК РФ). В основном справка в этом случае не нужна. Но необходимость в ней появится при поступлении учиться или работе за границей. Тогда человеку потребуется копия ТК или выдержка из нее. Обычно вопрос, где получить выписку из трудовой книжки о последнем месте работы неработающим, не возникает, но если понадобится, то есть возможность взять ее в одном из следующих учреждений:
- оформить у нотариуса;
- заверить на предыдущей работе;
- взять справку из Пенсионного фонда РФ из индивидуального персонифицированного учета с указанием взносов социального страхования, который перечислял бывший работодатель.
С 14.12.2020 вступила в силу новая форма выписки из электронного реестра Пенсионного фонда СТД-ПФР, которая утверждена приказом Минтруда России № 23н от 20.01.2020. Она содержит данные обо всех рабочих местах человека. Если он отказался от бумажной трудовой, то эта справка станет единственным вариантом подтвердить стаж при приеме на работу, оформлении ипотеки, кредитов, социальных пособий и др.
Как оформить выписку работодателю
Чтобы получить ее, сотрудник пишет заявление на имя директора фирмы. Затем руководитель издает приказ, который утверждает выдачу.
Шаблона в законе вы не найдете. Справку необходимо сформировать в виде таблицы. Сверху обязательно укажите название и реквизиты компании, которая выдала документ. Затем напишите номер ТК, Ф.И.О., образование, профессию, год начальной записи в ТК.
Далее расположите таблицу с обязательными сведениями о работе:
- число, месяц, год;
- информацию о приеме в должность, перемещениях и увольнении сотрудника (с указанием статьей закона);
- приказ, на основании которого сделана запись.
Данные указывают за тот период, который необходим сотруднику, в зависимости от назначения справки. Если необходимо оформить загранпаспорт, то показывают стаж за 10 лет, то есть указывают все компании, в которых человек трудился за это время.
Каковы нюансы составления и что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, говорит само название — она содержит только последнюю запись из ТК о текущей деятельности. Затем под таблицей пишут, что человек трудится здесь до сих пор.
Дубликат трудовой книжки
В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:
- утеря трудовой книжки бывшим работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
- утеря трудовой книжки работодателем;
- негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
- внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
- массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:
- название документа,
- наименование организации-работодателя,
- должность ответственного лица,
- фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
- данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
- номер трудовой книжки,
- дату начала ее ведения.
Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».
В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.
Ответственность работодателя за невыдачу
В случаях, когда работодатели необоснованно отказываются осуществлять выдачу выписки трудовой или просто тормозят саму процедуру в оформлении, работники имеют полное право обратиться с жалобами.
Решением этих вопросов занимается трудовая инспекция, помогающая оперативно справиться с заминками. При несоблюдении законодательства РФ, систематических и злостных нарушениях действующих правил и норм ТК предусмотрено наложение штрафов.
Для деятельности компаний важно более внимательно относиться к требованиям официально устроенных работников, помогая им в осуществлении задуманных планов по социальной защите населения. В 2020 году денежные взыскания могут составить до 50 тыс. руб. на отдельную действующую организацию или до 5 тыс. руб. на руководство.
Повторное нарушение в выдаче запрашиваемых справок или необходимых сведений увеличит сумму штрафа соответственно до 70 тыс. и 20 тыс. руб.
Выписку выдают на руки под расписку, указывая основные сведения об оформленном документе. Процедура фиксируется в специальном журнале, где системно ведется учет трудовых книжек.
Такой подход в делопроизводстве значительно обезопасит от всевозможных накладок по выдаче выписок, позволит систематизировать отдельные запросы по копиям трудовой.
Какие данные можно узнать, если посмотреть электронную трудовую книжку
Если посмотреть электронную трудовую книжку, в документе можно найти всю информацию о трудовой деятельности. Трудовая в электронном виде содержит те же сведения о работнике, что и в классический бумажный вариант:
- данные о работнике;
- даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
- место работы;
- название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- дата, номер и вид документа;
- причины прекращения трудовой деятельности.
Ответственность за трудовые книжки
Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, отражены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Руководство оформляет книжку на сотрудника, устроенного на работу на основное место и проработавшего не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Данное правило действует, если ранее документ отсутствовал. Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).
Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».
В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.