Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто может подписывать первичные документы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Новая форма Р13014 с 18 декабря 2021 года
С 25 ноября 2020 года действует новая форма Р13014 для внесения изменений, утвержденная Приказом ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@.
Приказом ФНС России от 1 ноября 2021 года № ЕД-7-14/948@ утверждена новая редакция формы Р13014. Данный приказ вступил в силу с 18 декабря 2021 года.
Новая форма состоит из 66 страниц, которые поделены на листы: титульный лист и листы от «А» до «П».
Обязательно нужно заполнить титульный лист, страница 1 и лист «П». Остальные листы и страницы заполняются только тогда, когда они отражают какую-либо изменившуюся информацию.
Незаполненные страницы не прикладываются к заявлению, а на заполненных проставляется сквозная нумерация вверху листа в специальных клеточках в формате «001», «002» и т.д.
Рассмотрим порядок заполнения тех листов заявления Р13014, которые наиболее часто применяются при внесении изменений в сведения об организации.
Пункт 1 ОГРН и ИНН заполняются строго в соответствии с данными ЕГРЮЛ.
Пункт 2 заполняется следующим образом:
- Если изменения вносятся в Устав, ставим цифру 1, ниже проставляем цифру 1 или 2 (чтобы обозначить, в каком виде будет меняться Устав).
- Если происходит несколько изменений и, хотя бы одно из них подразумевает внесение изменений в Устав, ставим цифру 1, ниже проставляем цифру 1 или 2.
- Если изменения вносятся только в ЕГРЮЛ, ставим цифру 2.
- Если организация переходит на типовой Устав (или обратно с типового — на обычный), проставляем цифру 3, ниже указываем номер типового Устава, который будет использовать организация.
- Если заявление подаётся для исправления ошибки, ставим цифру 4.
Подпись заместителя, исполняющего обязанности
Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И. о. заместителя министра Подпись И.О. Фамилия
или
Исполняющий обязанности
заместителя министра Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
О подписях на первичных документах
- ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Право-инфо » Статьи из журналов » О подписях на первичных документах
- Распечатать
- По материалам журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА. КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛ»
М.Н. Ахтанина
Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено.
В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
- Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:
- — внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
- — доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.
В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.
Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации.
Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.
Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.
Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.
- Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.
- Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под подпись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.
- И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.
- Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.
Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе N 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе N 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.
Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России N 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо.
Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны.
Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.
К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:
- наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
- банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
- номер и дата документа;
- номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
- единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
- итоговая сумма по всем позициям в документе;
- подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
- марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
- количество мест, масса и категория перевозимого груза;
- основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.
Доверенность на подпись
Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил. Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное — на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.
Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный — на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.
Подписание первичных документов по доверенности
Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:
- выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
- обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.
«ООО «Людмила» в лице генерального директора Назарова Д.В., действующего на основании устава, настоящей доверенностью предоставляет учредителю общества с ограниченной ответственностью «Людмила» Волниной Дарье Владимировне (необходимо указать полностью паспортные данные и место проживания) право подписи договоров (соглашений, контрактов).
Доверенность выдана на срок со 2 сентября 2016 до 2 сентября 2017 года.».
Далее идет образец подписи доверенного лица и подпись генерального директора.
Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:
- учредительные документы организации;
- должностная инструкция;
- локальные нормативные акты;
- приказ;
- распоряжение;
- доверенность.
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение. Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2021 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.
Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.
К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:
- наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
- банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
- номер и дата документа;
- номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
- единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
- итоговая сумма по всем позициям в документе;
- подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
- марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
- количество мест, масса и категория перевозимого груза;
- основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.
Пример подписания бухгалтерских документов
Крупная компания заключает договор на оказание услуг по ведению бухучета со сторонне компанией. Кто в этом случае должен подписывать первичную документацию, если своего главного бухгалтера в компании нет?
В данном случае руководитель компании самостоятельно определяет лиц, имеющих право подписи первички. Ими могут быть сотрудники организации, например, кассир, менеджер или иной специалист, либо представители компании, ведущие бухгалтерию.
Подписывать банковские документы могут штатные сотрудники и лица, осуществляющие ведение бухучета. То есть банковский документ подписывают руководитель организации, а также сотрудник или руководитель компании, осуществляющей ведение учета.
Сам руководитель может и не ставить подпись за главбуха. Это связано с тем, что компания не относится к малому бизнесу, поэтому полномочия по ведению бухучета руководитель взять на себя не вправе.
Что касается ИП, то здесь ситуация противоположная. Предприниматель не должен передавать право подписи первички третьим лицам.
Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит
Руководители — тоже люди, и иногда они болеют, отдыхают, работают в командировках. Чтобы работа компании не останавливалась, назначаются лица, которые смогут подписывать документы вместо первого лица организации. Чаще всего такими полномочиями наделяют заместителей и главбухов. Разъяснение, что это право второй подписи главного бухгалтера, останется неполным, если не уточнить, что это возможность:
- заверять в основном бухгалтерские и финансовые документы — распоряжения на уплату зарплаты и обязательных платежей;
- подавать запросы и пояснения в налоговую и внебюджетные фонды;
- взаимодействовать с государственными и контролирующими органами.
Нормами гражданского законодательства определяется и что означает право второй подписи, и как наделить соответствующими полномочиями. И важно, что передавать полномочия в этом случае обязательно, а делает это руководитель или замещающий его работник.
ВАЖНО!
При желании или необходимости в организации может отсутствовать сотрудник, имеющий право второй подписи в банке или иной структуре. К примеру, ИП без работников. Он самостоятельно и собственноручно заверяет все необходимые квитанции, декларации, заявления и прочие финансовые и расчетные бумаги. Но он имеет возможность пригласить стороннюю организацию или бухгалтера и передать право второй единственной подписи в банковской карточке конкретному лицу по договору оказания возмездных услуг.
Подпись за кладовщика в ТОРГ-12
В этом же пункте сказано, что первичные документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают также главбух и руководитель. А для уполномоченного лица, кем и является заместитель, необходимы доверенность или приказ.
В законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.
В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.
В остальных же случаях, когда на бланке стоит подпись не генерального директора, лучше всего запрашивать у поставщиков копии документов, подтверждающих полномочия сотрудников.
Нужно включать в приказ условие о праве подписи, вносить его в должностную необязательно, хотя законом и не запрещено.
О доверенности на подписание бухгалтерских документов и доверенности на получение документов расскажем в нашем материале.
Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ). Полномочия по передаче права подписи товарно-транспортных накладных также можно оформить вышеуказанными документами.
Право первой подписи: что это и кому принадлежит
В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры. Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять. Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.
Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:
- Гражданском кодексе РФ;
- Федеральном законе от 08.02.1998 №14-ФЗ об ООО;
- Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ о бухучете;
- Приказе Минфина России от 29.07.1998 №34н;
- иных нормативных актах.
По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.
ВАЖНО!
Доверенность на право подписи накладных
Кроме того, в каждой из данных ситуаций, руководитель компании удостоверяет подпись лица, наделенного полномочиями, которая указывается этим же лицом в специальном поле доверенности или приказа. В конечном итоге, это будет выступать основанием для налоговой официально отказаться от признания подобных расходов предприятия.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Мнение эксперта
Мусихин Виктор Станиславович
Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов. После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
Как правильно делегировать право подписи гражданско-правовых договоров и кадровых документов
В нашей стране законодательным органом считается именно государственная дума, поэтому, очень важно, чтобы на данном этапе, сразу же, были устранены определенные недостатки законопроекта;