Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как открыть кафе с чего начать ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как вы определитесь с концепцией заведения, нужно составить бизнес-план. Если проект будет запускаться без привлечения инвестиций или кредита, документ может быть оформлен в свободной форме.
Если раньше в помещении уже работали кофейня или фастфуд, новый арендатор получит готовый пакет документов из СЭС, пожарной инспекции и других инстанций. Это снимает необходимость самостоятельно оформлять бумаги, но ограничивает в возможностях. Например, нельзя будет изменить расположение коммуникаций, установить дополнительную вентиляцию, чтобы готовить на гриле, или расширить площадь кухни.
Если вы открываете кафе с нуля, то есть в помещении раньше не было предприятий общественного питания, нужны проектная документация и разрешения. Необходимо изучить СанПиН для точек общепита, отправить уведомление об открытии в Роспотребнадзор и МЧС. Если есть сомнения в том, подходит ли площадь для кафе, сначала лучше заказать экспертизу в Роспотребнадзоре.
Тем, кто хочет продавать алкоголь, понадобится лицензия. Требования для ее получения:
- правовая форма – ООО;
- отсутствие задолженности по налогам;
- минимальный размер уставного капитала;
- площадь – не менее 50 кв. м. (в сельской местности – 25 кв. м.);
- расстояние до детских, спортивных, медицинских, образовательных учреждений, вокзалов и аэропортов – 15-100 метров;
- срок договора аренды – не менее 12 месяцев.
Необходимо заплатить госпошлину (65 тыс. руб.) и зарегистрироваться в системе ЕГАИС.
Разрешительная документация
Чтобы начать полноценную деятельность кафе, нужно пройти проверку Роспотребнадзора, и (при необходимости) получить лицензию на алкоголь.
Шаг 6. Оформление документов
Перечень документов для открытия кафе, представленный далее, может быть другим. Все зависит от города и специфики помещения.
После подписания договора аренды помещения потребуется оформить:
-
Заключение ГУ МЧС об исправности пожарной сигнализации, системы пожаротушения, вентиляции, а также наличии плана эвакуации.
-
Договор с соответствующей конторой на вывоз мусора. За выброс мусора в обычный мусорный бак прилетит штраф до 250 тыс. рублей или кафе закроют на три месяца.
-
Разрешение на работу от службы СЭС – договор с организацией на уничтожение всякого рода вредителей, плесени и т.д.
-
Если собираетесь торговать крепким алкоголем, потребуется оформление лицензии. Пиво, сидр, медовуху крепостью не более 6 градусов, можно продавать без лицензии.
-
Разрешение на вывеску (если требует местная администрация).
Шаг 10. Маркетинг и привлечение посетителей
2022 год – время кризиса. Люди считают деньги. Поэтому сегодня в тренде – демократичность. Что это значит? Во-первых, стиль интерьера помещения – матовый, никакого глянца. Лофт подойдет вполне. Во-вторых, цены – доступные. Глядя на итоговый чек, клиент должен почувствовать ощущение того, что он получил больше, чем заплатил.
Постоянные клиенты – это ваш «золотой» запас. Сделайте все, чтобы ему было комфортно и выгодно находиться в вашем кафе. Что может помочь в этом:
-
Интересное торговое предложение
-
Дисконтные карты
-
Программы лояльности
-
Мероприятия с призами
-
Бесплатный Wi-Fi доступ в интернет
-
Организация фотозоны
-
Сезонные гастрономические хиты в рамках предлагаемого меню
Помещение для кафе я искала недолго. Увидела на дверях подходящего по размерам здания слово «Аренда» и сняла его. Оно находилось в самом центре города, в проходном месте. Цена была дорогой даже для такого расположения – около 400 $ за чуть меньше 15 кв. м. Но я верила в идею, поэтому никаких сомнений в том, что стоимость отобью и заработаю намного больше, не возникло.
Сейчас я понимаю, что стоило найти помещение в 2 раза дешевле и не обязательно в самом центре. Возможно, это позволило бы кафе просуществовать дольше.
Что стоит учесть при выборе помещения:
- Уточните у арендодателя наличие системы пожарной безопасности. Подключать ее в чужом помещении за большие деньги (цены меняются, но это всегда было и будет очень дорого) нет смысла. А если системы нет, хорошо подумайте, готовы ли вы пребывать в постоянном напряжении и ожидании, не нагрянет ли сегодня проверка.
- Хорошо продумайте систему вентиляции, установите вытяжку в зоне готовки. Ее размер нужно рассчитывать относительно площади помещения. Неприятные запахи в заведении, даже если это еда на вынос, не вызывают желания вернуться снова.
- Если есть дополнительная территория на улице, используйте каждый метр для удобства посетителей. Люди любят перекусить летом на свежем воздухе.
- Важно соблюсти баланс между высоким трафиком людей и комфортной, не слишком шумной локацией, где можно отдохнуть. Учитывайте это, снимая помещение.
Примерно 3 месяца кафе работало в убыток: -300 $ каждый месяц. Половину расходов я все-таки покрывала, остальное давал муж из своей зарплаты. Я поняла, что дело не движется. Было несколько вариантов, которые бы помогли бизнесу выжить. Нужно было искать другое помещение, а переезд и новые расходы на повторное создание интерьера меня не вдохновляли. Или повышать цены, чтобы хотя бы выходить в ноль. Но ноль – это не доход. Последний вариант – по-тихому заменить рецептуру на самые дешевые ингредиенты: сыр – на сырный продукт, масло – на маргарин. Но идти на сделку с совестью я не хотела.
Поэтому я поплакала несколько дней и закрыла кафе, решив, что пора остановиться, чтобы не потратить еще больше. В целом я потеряла около 4 000 $. Но вся купленная мебель и оборудование пригодились потом дома.
Сейчас я о содеянном не жалею, это был большой опыт.
Составить финансовый план нужно заранее. В него нужно включить расходы и доходы.
В стартовый капитал нужно включить расходы на аренду и ремонт помещения, оформление документов и справок, закупку мебели и оформление интерьера, закупку ингредиентов для приготовления блюд и напитков, оборудование и технику, рекламу, заработную плату, печать меню и др. Учитывайте, что оборудование и техника — приличная доля затрат. От качества кофейного оборудования зависит и качество напитков, поэтому на этом лучше не экономить.
Оставить сумму равную стартовому капиталу нужно в качестве подушки безопасности. Всегда есть риск, что сломается оборудование или поднимется арендная плата. Всегда что-то может пойти не так и выйти из под контроля. Сюда же стоит включить выплаты сотрудникам за несколько месяцев.
Прибыль рассчитывается исходя доходов минус расходы. Рассчитайте прибыль, которую вы сможете вложить в бизнес. Рассчитайте примерный прогноз окупаемости, когда по вашим оценкам должен окупиться бизнес. Для этого рассчитайте наценку, средний чек и примерную проходимость.
Перед тем, как начнем
Первое, с чего стоит начать, открывая кафе – это продумать концепцию заведения, то есть на кого оно будет ориентировано, какое у него будет меню и ценовая политика. А заодно, чем оно будет отличаться от других подобных заведений: конкуренция в сфере просто дикая, так что важно иметь свою изюминку, индивидуальность, то, что может привлечь и заинтересовать ваших потенциальных гостей.
Кафе можно смело регистрировать и под ИП, и под ООО. Открывать ИП проще и выгоднее, к тому же, можно упростить бухгалтерию и работать по упрощенной системе налогообложения. Однако помните, что ИП не имеет права реализовать алкоголь, помимо пива, сидра, медовухи и т.д. Именно поэтому многие поступают так: открывают кафе под ИП, а для реализации алкоголя используют отдельное ООО.
Оптимальная система налогообложения – ЕНВД, но, чтобы под нее попасть, площадь зала должна быть не более 150 кв. м. Отметим, что эта зона должна быть конструктивно отделена от остальных помещений кафе и закреплена в инвентаризационных документах, иначе могут возникнуть проблемы. При этом, ведение бухгалтерского и налогового учета можно передать на аутсорсинг или же вести его самостоятельно, например, с помощью различных онлайн-сервисов.
Основные риски: большая конкуренция, относительно большие затраты на запуск, неправильная концепция, промах с местоположением, плохое качество еды или обслуживания.
Открывая кафе с нуля, вам понадобится закупать много оборудования. Так много, что ему можно посвятить отдельную статью. На кухню выделяется около половины площади заведения и там, как минимум, должен быть горячий цех, раздаточная и примыкающий к ним холодный цех. Горячий и холодный цехи должны быть строго разделены, а где-то рядом с этими зонами должна болтаться моечная, также имеющая выход на раздачу.
Итого имеем: тепловое оборудование (плиты, печи, жарочные шкафы, шашлычницы, блинницы, фритюрницы), холодильное оборудование (холодильные шкафы, барные холодильники, винные витрины), а также посудомоечные машины, ванны, оборудование для мясопереработки, миксеры, слайсеры, овощерезки, кофемолки, кофеварки, соковыжималки, ледогенераторы, фильтры и смягчители воды. Простое кафе может обойтись одноразовой посудой и сэкономить на посудомоечном оборудовании и расходе воды. А вот экономить на столах и стульях не рекомендуется.
Вопросы, которые следует решить перед тем, как открыть кафе
Раскроем маленький «секрет»: открыть кафе не очень сложно, а вот удержать свой бизнес на прибыльном уровне и не закрыться в течение первого года работы кафе или кофейни – задача, которая потребует настоящего мастерства.
В связи с этим встает вопрос изучения рынка. Вам, как будущему владельцу кофейни или кафе, для начала нужно определить отличительные особенности конкурентов. Кто-то следует классике, кто-то ведет бизнес с новаторским подходом, кто-то отдает предпочтение европейским трендам. Выбор за вами, но прежде чем его сделать, нужно сориентироваться во всем многообразии бизнес-процессов.
Попробуйте ответить на следующие вопросы:
- Как себя ведут конкуренты в ресторанном бизнесе? Чем они удерживают свою аудиторию?
- Какие типы оборудования сегодня есть на мировом рынке? Что лучше для вашего кафе?
- Какая стилистика вам ближе? Рок-кафе, классика, vegan, авангард или др.? Какую концепцию вы хотели бы предложить будущим гостям кафе?
- В каком месте лучше открыть ваше кафе? На первом этаже ТЦ, на углу дома, в фуд-зоне бизнес-центра или др.?
- Каким должно быть ваше идеальное меню? Какую кухню вы предложите гостям вашего кафе?
- Какие документы требуются для открытия заведения? В чем специфика регистрации и получения разрешения на открытие кафе?
- Какие юридические вопросы необходимо решить, перед тем как открыть ваше кафе?
- Где искать сотрудников для кафе, какие требования предъявлять к ним, по какой схеме вести зарплатный график в бизнесе?
Подготовка документации
Если вы разработали концепцию, бизнес-план и уже выбрали помещение, считайте, что половина трудного пути в рамках открытия кафе пройдена. Однако остались не менее значимые нюансы – в частности, подготовка всех необходимых разрешений и документов. Нехватка какой-либо бумажки может стать фатальной – в бизнесе ведению документации следует уделять особое внимание. Первым делом оформляется ИП или ООО, далее получаются свидетельства ОГРН и ИНН.
Чтобы открыть заведение, нужно:
- согласовать открытие кафе с местной администрацией;
- согласовать работу кафе с пожарной инспекцией;
- получить санитарно-эпидемиологическое заключение (его выдает Роспотребнадзор, если кафе соответствует всем требованиям и нормативам);
- оформить лицензию в ФСРАР на продажу и реализацию алкоголя (если в меню вашего кафе он будет присутствовать);
- оформить разрешение на установку вывесок и уличной рекламы;
- согласовать установку тревожной кнопки в местном отделении полиции;
- заключить договор на вывоз мусора;
- поставить на учет в налоговой кассовые аппараты;
- завести журнал по технике безопасности.
У вас может быть потрясающий кофе, очень вкусная выпечка, прекрасный зал, но все это испортит впечатление, если обслуживать посетителей будет неквалифицированный и неподготовленный персонал. Можно смело брать людей без опыта, если стоит вопрос оптимизации расходов, здесь важен сам подход к работе с посетителями, личные данные и клиентоориентированность сотрудников. Отдайте предпочтение тем, кто обладает внутренним оптимизмом, улыбчивостью и стрессоустойчивостью. В процессе работы вас ждут самые неожиданные события, в том числе спорные, конфликтные, и у сотрудников должен быть потенциал для их успешного разрешения – в пользу кафе и без репутационных потерь.
Если нет времени на проведение собеседований, доверить подбор персонала можно агентству. Нужны: кассир, бармен, администратор, официанты, шеф-повар, повар, специалист по клинингу, бухгалтер. Рекомендовано иметь в штате: технического специалиста, су-шефа, юриста, специалиста по закупкам, PR-менеджера, директора. Для каждого сотрудника отдельно прописывается должностная инструкция.
Какое оборудование необходимо для кафе?
Условно список оборудования можно поделить на два подвида: обязательное и дополнительное. Остановимся подробней. Есть обязательное оборудование, которое придётся закупить независимо от выбора направления кафе. К нему можно отнести:
- холодильники (количество зависит от ваших оборотов, но есть обязательные нормы РосПотребНадзора, их желательно соблюсти);
- морозильные камеры. Можно покупать обычные лари глубокой заморозки различной ёмкости, а можно потратиться на шоковые камеры. У вторых есть несомненное преимущество — у замороженных продуктов сохраняется практически весь первоначальный набор полезных веществ и витаминов.
- плиты. Здесь тоже все зависит от финансовых возможностей, можно купить обычные, стеклокерамику или индукционные.
- барное оборудование (сюда нужно отнести ледогенератор, холодильники для барной продукции, кофемашину, барный миксер, соковыжималку).
Стоит отметить, что на некоторых пунктах можно хорошо сэкономить, ведь часто поставщики предоставляют нужное оборудование бесплатно при заключении договора на поставку продукции. К примеру, поставщик кофе и чая может предоставить в пользование прекрасную профессиональную кофемашину, или поставщик вина — стильный винный шкаф.
Чтобы открыть кафе, понадобятся немалые расходы, которые делятся на три группы: разовые, постоянные и периодические.
Первые нужны, чтобы открыть кафе:
- приобрести профессиональное оборудование для кухни;
- мебель;
- посуду;
- освещение, технические устройства;
- ТВ-системы, аудиоаппаратуру;
- выполнить ремонтные и отделочные работы.
Постоянные расходы, без которых нельзя открыть кафе, составляют:
- закупку продуктов, чистящих и гигиенических средств;
- выплату зарплаты сотрудникам;
- арендные и коммунальные платежи;
- налоги;
- авторские отчисления (при использовании лицензионной музыки).
Периодические расходы для тех, кто решит открыть кафе:
- оплата рекламных кампаний;
- полиграфическая продукция (меню, плакаты, флаеры, буклеты и т. п.);
- пошив и обновление фирменной одежды работников кафе;
- ремонт мебели, оборудования, инженерных систем и др.;
- проведение корпоративных мероприятий;
- комплексные услуги клининговых фирм.
Непосредственно перед регистрацией необходимо выбрать организационно-правовую форму будущего бизнеса. Для кафе наиболее частыми и оптимальными являются ИП и ООО. Разница между ними существенна, условия регистрации и функционирования отличаются, поэтому перед принятием решения необходимо заранее продумать план будущей деятельности.
Для одного кафе иди любого другого малого бизнеса оптимальной формой будет индивидуальное предпринимательство. Причин на то несколько и видны они только при рассмотрении вопроса с практической точки зрения:
- Выводить деньги проще.
- Налоги и штрафы ниже.
- Прекратить деятельность легче и быстрее.
Дизайн и ремонт помещения
Дизайн помещения должен соответствовать первоначальной концепции. Если планируется детское кафе, то и дизайн должен быть подходящим: яркие цвета, рисунки на стенах, декор в виде игрушек и др.
Разработать дизайн можно самостоятельно, а можно обратиться к профессиональным дизайнерам. Следует учесть, что услуги профессионалов стоят недешево, а российский потребитель пока не избалован роскошными дизайнерскими решениями. Если финансовые средства ограничены, то проявить фантазию и собственное чувство стиля можно, главное, придерживаться здравого смысла и общих советов по дизайну интерьера (которых великое множество в Интернете).
Ремонт сделать своими силами будет довольно сложно. Если привлечь к этому родственников и друзей, то задача может существенно упроститься, но при этом наличие, хотя бы одного, специалиста обязательно. Если такой человек есть в ближайшем кругу общения, и он готов помочь – это удача. Если нет – стоит обратиться к специализированным компаниям, которые помогут сделать ремонт.
Есть и то, на чем не удастся сэкономить – планировка производственных помещений. Человеку, не связанному с работой кухни в кафе, не знающему тонкостей размещений кладовых, будет сложно наладить правильные и рабочие линии движения персонала, товара и посетителей, скомпоновать цеха и просто расставить оборудование так, чтобы персоналу было комфортно работать (и не нарушить при этом еще и трудовое законодательство). Обратиться за помощь к специалисту будет не лишним.