Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата проживания в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Какими документами подтвердить нахождение в командировке?
Постановление Правительства РФ от 29 июля 2015г. N 771
Внесены поправки в Постановление № 749, которым утверждено положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Новое Постановление вступит в силу с 8 августа 2015 года.
Уточнено, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Из прошлой редакции следовало, что решение работодателя не обязательно должно быть письменным.
Также дополнен пункт 7. Ранее речь там шла только о проезде в командировку на личном транспорте. С учетом внесенных поправок в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Какими документами подтвердить нахождение в командировке?
Постановление Правительства РФ от 29 июля 2015г. N 771
Внесены поправки в Постановление № 749, которым утверждено положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Новое Постановление вступит в силу с 8 августа 2015 года.
Уточнено, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Из прошлой редакции следовало, что решение работодателя не обязательно должно быть письменным.
Также дополнен пункт 7. Ранее речь там шла только о проезде в командировку на личном транспорте. С учетом внесенных поправок в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
Она представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
Пункт 7 также дополнен следующей нормой — при отсутствии проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим соответствующие сведения.
Если проездные документы, документы по найму жилого помещения по месту командирования отсутствуют, для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Сроки, в которые нужно отчитаться за проживание в гостинице и предъявить документы для авансового отчета
В Положении о командировках оговорены сроки и порядок составления авансового отчета. Оформлять электронный или бумажный авансовый отчет с прикладыванием необходимых документов требуется в течение 3-х суток после окончания командировки. Во избежание утери справок и чеков их можно прикрепить к стандартному листу бумаги и отдать в бухгалтерию вместе с заполненным авансовым отчетом.
Сотрудник бухгалтерии, принимая документацию, обязан убедиться в полноте объема предоставляемых документов и правильности заполнения отчета. После того, как будет подсчитана сумма расходов работника, бухгалтер сверяется с количеством средств, полученных им подотчет, и вычисляет разницу между суммами.
В ближайший выплатной день организация возвращает сотруднику то, что он потратил из собственных сбережений. В случае, если у бухгалтера возникли сомнения насчет правдивости указанных данных, он может запросить копию договора или кассовые чеки за проживание в гостинице, отеле.
Командировка: оформление документов в 2021 году
Так как командировочные удостоверения были отменены, значительно упростилось документальное оформление командировок
Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые действуют в текущем 2021 году и буду «работать» в следующем 2021 году. Объясним, какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку.
Командировочные удостоверения
Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.
Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял. Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить.
Суточные
Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре. Но при этом следует помнить, что на основании статьи 217 НК РФ, максимальный размер суточных, с которых не начисляется НДФЛ, составляет:
1) для командировок по России – 700 рублей,
2) для зарубежных командировок – 2500 рублей.
Как отмечено в пункте 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Порядок оформления командировочных
Давайте с вами представим пошаговую инструкцию по порядку оформления документов:
1. Принятие решения о необходимости служебной поездки. Предложение может быть оформлено служебной запиской директора предприятия или его решением.
2. Издание приказа о направлении в командировку.
3. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени.
4. Получение от сотрудника авансового отчета и отчета о проделанной работе.
5. Возмещение понесенных расходов «сверх» выданного работнику аванса.
Как правильно издать приказ?
Отсутствие подтверждения
Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.
В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.
Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.
При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.
Но судьи предпочитают исследовать доказательства, а не руководствоваться умозрительными заключениями. Нет официальных подтверждений – нет расходов.
Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.
Отчетные документы за проживание в гостинице
Когда командированный сотрудник снимает гостиничный номер, оплата гостиницы в командировке должна подтверждаться кассовым чеком или иным документом, оформленным на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Кроме этого, в качестве отчетного документа за проживание в гостинице, необходимо приложить договор об оказании гостиничных услуг, заключенный сотрудником. В договоре обязательно должна присутствовать следующая информация:
- наименование организации (или ИП), оказывающей гостиничные услуги, сведения о госрегистрации,
- данные получателя услуг гостиницы – Ф.И.О. командированного сотрудника,
- сведения о гостиничном номере и его стоимость,
- период проживания сотрудника в гостинице,
- подписи сторон.
Оплата жилья в командировке
Помимо оплаты проезда командированному работнику компенсируются затраты по найму жилья и выплачиваются суточные. Как действовать, если нет подтверждающих документов, можно ли вместо номера в отеле снять квартиру, положены ли суточные при командировках в родной город? Рассмотрим порядок учета и налогообложения для наиболее распространенных ситуаций.
Интересы работника защищены
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Такие гарантии предусмотрены статьями 167, 168 Трудового кодекса РФ.
Расходы на проживание
Остановимся подробнее на следующих моментах, вызывающих затруднения у бухгалтеров, но часто встречающихся на практике.
Нет подтверждающих документов
Расходы на командировки относятся к прочим расходам организации. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Налог на прибыль. Напомним, что для целей налогообложения прибыли расходами признаются только экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Следовательно, оплаченные работнику суммы по найму жилого помещения, не подтвержденные документально, при определении налоговой базы не учитываются как не соответствующие установленным требованиям. Это отмечено в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.
Налог на доходы физических лиц. А вот для целей обложения НДФЛ делается «скидка» (это разъяснено в том же письме).
Так, при непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья, не облагается данным налогом у командированного работника сумма, не превышающая 700 руб. в сутки при командировках внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Если, конечно, работодатель производит оплату жилья без документов (порядок и размер такого возмещения, как уже отмечалось, устанавливаются организацией самостоятельно в локальных нормативных актах).
Аналогичный порядок применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Подчеркнем: при налогообложении прибыли указанные суммы (оплачиваемые работнику без документов) включать в расходы нельзя – необлагаемые пределы установлены только для НДФЛ, налога на прибыль они не касаются.
Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?
Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.
Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.
Если суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги. Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб. в сутки.
Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.
Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.
Оплата проживания должна совершаться до момента отъезда на счет сотрудника или наличными средствами через кассу. По возвращению из командировки работник делает авансовый отчет, к которому прикладывает квитанции о затратах на жилье.
Чтобы не было проблем, работодателю рекомендуется прописать в положении о командировке какими условиями работник может пользоваться в гостинице.
Обычно здесь прописывается пункт, в котором, говорится, что стоимость аренды жилья не может превышать определенную сумму в сутки.
Пример:
Предположим, сотрудника направили в командировку на 3 дня. Ему дали на проживание в гостинице 9000 рублей.
Проживание без подтверждающих документов
Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2021 году, очень часто все решается в пользу этого работника.
И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.
Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.
Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.
Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.