Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 вопросов по заполнению счетов-фактур, на которые недавно ответил Минфин». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?
Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.
Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.
Нумерация счетов-фактур: нюансы
При установлении порядка нумерации счетов налогоплательщику следует иметь в виду, что:
- В рамках нумерации нежелательно формирование обособленных групп порядковых номеров по счетам:
- на отгрузку;
- на аванс;
- на корректировку.
То есть, если отгрузочный счет имеет номер 2, то следующий счет должен иметь номер 3 вне зависимости от того, является ли он таким же отгрузочным либо иным — авансовым или корректировочным.
Это рекомендация Минфина, отраженная в письме от 10.08.2012 № 03-07-11/284. При этом Минфин не против включения в счета дополнительных буквенных идентификаторов или индексов. Номера могут выглядеть так:
- № 01/2021-А — по авансовому документу;
- № 02/2021-О — по отгрузочному счету;
- № 03/2019-К — по корректировочному счету.
Еще варианты:
- № 01/03/2021 (ПРОД) по счету за продтовары;
- № 02/03/2021 (ТЕХ) по счету за технику.
Также Минфин не против того, чтобы налогоплательщики добавляли в счета неофициальные графы для дополнительной идентификации документов, например графу «Справочно». Там могут отражаться в принципе любые сведения по договоренности с конкретным контрагентом.
- Желательно не сокращать период оборота счетов до одного дня (письмо Минфина от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).
То есть счет, составленный на следующий день одного и того же месяца, не должен начинаться с номера 1. Нужно привязывать счета к месяцу, кварталу или году. На малых предприятиях документация обычно оформляется в привязке к году, на крупных — в привязке к кварталу или месяцу.
Что изменилось для продавцов прослеживаемых товаров
Для участников системы прослеживаемости в форме счёта-фактуры появились четыре новые графы.
- Графа 11 «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости». Для операций с прослеживаемыми товарами нужно указать регистрационный номер партии прослеживаемого товара (РНПТ). В других случаях — регистрационный номер декларации.
- Графы 12 и 12а «Количественная единица измерения товара, используемая в целях прослеживаемости». В графе 12 нужно указать код по ОКЕИ, а в графе 12а условное обозначение, например, код 796 для штук (шт.).
- Графа 13 «Количество товара, подлежащего прослеживаемости». Оно указывается в единицах измерения из графы 12а.
- Подстроки к графам 11-13. На товары с одним наименованием, одинаковой единицей измерения и ценой можно заполнить одну строку, даже если они относятся к разным партиям и получили отличающиеся РНПТ. При этом будет составлено несколько подстрок 11-13.
Графы 12, 12а и 13 нужно заполнять только в электронном счёте-фактуре по прослеживаемым товарам. В бумажном счёте-фактуре на товары, не подлежащие прослеживаемости, формировать эти графы не обязательно.
Что изменится в счетах-фактурах
Бухгалтеры с 1 июля 2021 году должны составлять счета-фактуры на новых бланках. Изменения в постановление № 1137 закрепили в постановлении Правительства от 02.04.2021 № 534. Причина поправок – перехода на систему прослеживаемости, которая позволяет контролировать передвижение импортных товаров (Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). В частности, от момента ввоза зарубежной продукции на территорию России и до ее реализации конечному потребителю.
Счет-фактура необходим для того, чтобы продавец правильно начислил в декларации НДС к уплате в бюджет, а покупатель принял сумму налога к вычету. Заполняйте декларацию по НДС в программе БухСофт. Она автоматически формирует декларацию на актуальном бланке с учетом всех изменений и требований к реквизитам. Готовую декларацию можно скачать и распечатать, а перед отправкой в инспекцию документ тестируется по проверочным алгоритмам ФНС.
Обновленная форма дополнилась новыми графами, строками и реквизитами. В них появилась строка 5а, в которую вносятся реквизиты (номер и дата составления) документа об отгрузке товаров, соответствующего порядковому номеру записи в счете-фактуре.
Несущественные ошибки в счете-фактуре
Несущественными являются ошибки, которые нельзя отнести к существенным ошибкам. То есть это ошибки, которые не мешают идентифицировать продавца, покупателя, наименование, стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), ставку и сумму налога.
Несущественная ошибка не может быть причиной отказа в вычете НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).
К несущественным ошибкам, например, относятся:
1) опечатки в наименовании и адресе покупателя или продавца, например:
— указание Ф.И.О. покупателя-предпринимателя без слов «ИП» (Письмо Минфина России от 07.05.2018 N 03-07-14/30461);
— замена прописных букв на строчные в наименованиях продавца и покупателя (Письмо Минфина России от 18.01.2018 N 03-07-09/2238);
— лишние символы, например тире или запятые (Письмо Минфина России от 02.05.2012 N 03-07-11/130);
— сокращения в адресе, замена прописных букв на строчные или наоборот, смена местами слов, дополнительное указание страны, если в ЕГРИП или ЕГРЮЛ этого нет (Письма Минфина России от 02.04.2019 N 03-07-09/22679, от 25.04.2018 N 03-07-14/27843, от 02.04.2018 N 03-07-14/21045, от 17.01.2018 N 03-07-09/1846, от 20.11.2017 N 03-07-14/76455);
2) нарушение нумерации счетов-фактур;
3) указание графического символа рубля вместо наименования валюты (Письмо Минфина России от 13.04.2016 N 03-07-11/21095);
4) указание кода вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС при реализации товаров на территории России (Письмо Минфина России от 09.01.2018 N 03-07-08/16);
5) прочерк вместо фразы «без акциза» в графе 6 (Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-07-09/37);
6) отсутствие в графе 7 «Налоговая ставка» счета-фактуры символа «%» (Письмо Минфина России от 03.03.2016 N 03-07-09/12236).
Стало ясно, как нумеровать счета-фактуры
Иногда поставщики ошибаются при нумерации и могут присвоить один и тот же номер двум разным счетам-фактурам от разных дат.
В этом случае покупатель вправе заявить вычет, подтверждает Елена Вихляева. Ошибка в номере счета-фактуры не мешает идентифицировать участников сделки, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму НДС. А значит, нет и оснований для отказа в вычете (п.
2 ст. 169 НК РФ). Комментарий «УНП» На практике инспекторы иногда отказывают в вычете НДС из-за одинаковых номеров в разных счетах-фактурах одного поставщика.
Но судьи на стороне компаний (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.05.13 № А40-38596/12-107-204). Защитить вычет удается, даже если поставщик вовсе забыл поставить порядковый номер в счет-фактуру (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 08.04.13 № А14-7612/2011).
Лишь одна черта разрешена в порядковом номере счета-фактуры
В иных случаях разбивать номер счета-фактуры нельзя. На практике компании нумеруют счета-фактуры как им удобно, например, ставят после номера месяц или год (23/5 или 23/12).
Чиновники полагают, что это может запутать проверяющих. Ведь будет непонятно, что следует за дробью: номер подразделения или что-то еще.
Якобы это помешает идентифицировать продавца, а значит, покупатель может лишиться вычета. Мы считаем, что вывод Минфина неправомерен. Постановление № 1137 не запрещает в номере счета-фактуры ставить разделительные знаки.
Главное — соблюдать хронологию номеров.
И даже если поставить два номера через черту или дробь, это не помешает налоговикам установить продавца. Между тем наверняка инспекторы будут использовать новые разъяснения Минфина как повод для отказа в вычете.
А значит, по возможности безопаснее отказаться от использования лишних символов в номерах.
Если покупатель уже получил такой документ, то его стоит исправить.
Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2021 году
Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.
Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.
Об оформлении счетов-фактур на аванс подробнее читайте в статье «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2021 — 2021 годах».
Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.
Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.
Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?
Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.
Кто и когда должен оформлять счёт-фактуру?
При реализации товаров, услуг, работ и т.д. необходимо оформление первичной документации.
Так, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры выставляются при определённых условиях:
| Условия выставления счёта-фактуры | Срок выставления счёта-фактуры |
|
Не позднее пяти календарных дней, считая со дня:
|
Ошибка:
Бухгалтер фирмы использовал разделительную черту «/», не имея на то оснований и не зная, как нумеровать счета-фактуры. Руководство компании применило в отношении бухгалтера дисциплинарное взыскание, полагая, что НДС не может быть принят к вычету по причине необоснованного использования разделительного знака при нумерации счета-фактуры.
Комментарий:
Согласно разъяснениям финансового ведомства, необоснованное использование разделительной черты «/» (когда речь не идет об обособленных подразделениях, участниках товарищества и доверительных управляющих) не является основанием для отказа в принятии НДС к вычету.
Ошибка:
На предприятии счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры нумеруются по-разному.
Комментарий:
Система нумерации обычных счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единой – таково требование Правительства РФ.
Неясность в нумерации
Номер является первым реквизитом счета-фактуры. В подпункте “а” пункта 1 раздела 2 приложения 2 к упомянутому в письме постановлению № 1137 сказано, что счета-фактуры (как первоначальные, так и корректировочные) надо нумеровать в общем хронологическом порядке. Если организация выставила покупателю счет-фактуру под номером 1, затем направила другим контрагентам счета-фактуры с номерами 2–9, а затем составляет корректировочный счет-фактуру к первому документу, то ему надо присвоить номер 10.
В постановлении № 1137 не сказано, когда компании должны прерывать нумерацию и следующему счету-фактуре давать первый номер. Логично, что организации так поступают: ведь если несколько лет присваивать счетам-фактурам номера в общем порядке, то цифры получатся слишком большими.
Для крупных компаний такая нумерация крайне неудобна. Поэтому некоторые компании начинают новую нумерацию ежеквартально, ежемесячно и даже ежедневно. Но в комментируемом письме Минфин высказал позицию, что ежедневная нумерация счетов-фактур постановлением № 1137 не предусмотрена.
Нумерация счет фактцра
Плюс ко всему пунктом 2 статьи 169 Кодекса установлено правило — ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. Очевидно, что ошибка, допущенная в номере счета-фактуры, относится как раз к недочетам, которые никак не мешают налоговикам идентифицировать стороны и сумму сделки, а также налоговую ставку и, собственно, сумму налога. Минфин в письме от 12 января 2021 г.
5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер.
Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году
Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).
Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:
Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:
- строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
- идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
- код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
- код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
- регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
- нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
- подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это главное предназначение счета-фактуры, поэтому для покупателей – плательщиков НДС он играет большую роль.
Получив от продавца правильно составленный счет-фактуру, в котором нет ошибок, препятствующих налоговикам точно определить продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю, последний будет вправе принять указанную в счете-фактуре сумму НДС к вычету или включить налог в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг (п. 2 ст. 169 НК РФ). При условии, что документы, подтверждающие принятие их на учет тоже есть, к примеру, товарная накладная или акт (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если покупатель получил от продавца счет-фактуру, составленную с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.
Наказание за неправильную нумерацию
При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:
Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.
Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.
Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.
ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.
Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры
Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.
Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.
Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.