Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как перейти на электронный кадровый документооборот». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работники могут направлять заявления, сообщения и уведомления с помощью информационной системы работодателя, а также с помощью Госуслуг или портала “Работа в России”, если их применение регламентировано внутренними документами о переходе на КЭДО.
Виды ЭП для работников
Чтобы документ был признан и зарегистрирован, его необходимо подписать с помощью электронной цифровой подписи. Со стороны работодателя используется только УКЭП или УНЭП.
Выпуск электронной цифровой подписи для сотрудника — это обязанность работодателя. В случае использования платных ЭЦП, работодатель несет все расходы на получение и использование электронной подписи.
Виды электронных подписей и документов
| Вид подписи | Документы |
|---|---|
| УКЭП | – трудовой договор; – договор о материальной ответственности; – договор на получение образования; – согласие на перевод; – заявление об увольнении; – отзыв заявления об увольнении; – изменение условий трудового договора; – приказ о дисциплинарном взыскании. |
| УНЭП | любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП |
| ПЭП | любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП, по соглашению сторон с требованием к соблюдению конфиденциальности ключа подписи |
Пилотный проект по переходу на кадровый документооборот в электронном виде
Бизнес стремится к цифровизации всех процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство. Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) позволяет уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.
Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве стартовал 5 мая 2020 года. Сначала планировалось, что он продлится до 31 марта 2021 года, однако позже сроки перенесли на 15 ноября 2021 года. Участие в эксперименте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.
Пилотный проект охватывал различные типы документов, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.
Результатом проведения эксперимента по переходу на КЭДО стали изменения в трудовом законодательстве, регулирующие вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Возможные проблемы при внедрении КЭДО
Процесс перехода на кадровый электронный документооборот может вызвать затруднения в связи с необходимостью обмена документами в электронном виде работодателя с работниками, поскольку необходимо обеспечить штат электронными подписями. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость УКЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП. УНЭП отличается не такой высокой стоимостью, поэтому такой вид ЭП можно выбрать для обеспечения большинства сотрудников.
Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат может стать необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.
КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.
Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?
КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.
Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.
Документы, которые нужно дублировать на бумаге:
- трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
- сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
- акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
- приказ (распоряжение) об увольнении работника,
- документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.
На первом этапе рекомендуем создать рабочую группу. В нее можно включить следующих специалистов и/или руководителей соответствующих структурных подразделений:
- кадровиков и юристов, которые хорошо знают HR-процессы, состав кадровых документов, имеют правовые знания в области трудового законодательства;
- специалистов по внедрению электронного документооборота. Как правило, в крупных компаниях в состав служб ДОУ включены структурные подразделения по автоматизации. Они имеют большой опыт внедрения СЭД и обладают техническими знаниями, а также владеют методикой проектирования таких систем. Также к работе привлекаются специалисты ИT-отделов, которые будут отвечать за выбор платформы, интеграцию ее с существующей ИТ-инфраструктурой;
- службы ДОУ и/или архива организации, которые будут контролировать соблюдение законодательства по вопросам обработки и обеспечения хранения документации по личному составу;
- отдельных специалистов из числа тех, кто потом будет работать в системе.
Утверждая состав рабочей группы, следует определить интегратора и ответственного за каждый участок. Лучше всего это прописать в приказе о создании рабочей группы по внедрению КЭДО.
На кадровую службу возлагаются:
- анализ кадровых процессов и выработка мер по их оптимизации;
- определение состава кадровой документации, которая будет переведена в электронный формат;
- подготовка локальных нормативных актов и
- обеспечение взаимодействия с сотрудниками.
В Примере 1 мы показали возможный вариант приказа о создании рабочей группы, в котором обязательно надо выделить основного ответственного за модификацию существующей информационной системы (ИС) или разработку и внедрение новой ИС. Обычно только после составления техзадания становится понятен объем программирования, этапы внедрения и возможные сроки реализации задумок.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
На основании Закона от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ внесены дополнения в ТК — новые статьи 22.1-22.3, в которых раскрывается сущность и порядок внедрения и ведения электронного документооборота в области труда.
Кадровый ЭДО (КЭДО) — создание, подписание, использование и хранение кадровой документации в электронном формате без создания их аналогов в бумажном виде (ч. 1 ст. 22.1 ТК).
В частности, законодательством разрешено оформление таких документов в электронном формате без дублирования на бумаге:
- трудовой договор, в т.ч. срочный;
- ученический договор;
- договор о полной материальной ответственности;
- приказ на отпуск;
- распоряжение об отправке в командировку и др.
Переход на кадровый ЭДО
Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.
Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
- сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
- сведения о конкретной дате введения ЭДО.
Виды электронной подписи
Для начала, введем определение электронной подписи (ранее — электронной цифровой подписи).
Электронная подпись (далее ЭП) — это уникальная комбинация символов, которую используют при подписании электронных документов. Подделать такую подпись нельзя и, хоть она и отличается от рукописной, тем не менее, гарантирует высокий уровень вашей информационной безопасности.
На данный момент выделяют три типа подписи электронного вида:
- Простая (ПЭП)
- Усиленная неквалифицированная (НЭП)
- Усиленная квалифицированная (КЭП)
Также действует еще два вида подписей, но их затрагивать в этой статье не будем по причине узкой направленности.
Представим наглядно информацию о том, в каких именно типах документов можно применять ту или иную ЭП:
|
ПЭП |
НЭП/КЭП |
|
|
Заявление на ежегодный отпуск, расчетный лист, командировочные бланки, заявление на декретный отпуск |
✓ |
✓ |
|
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), трудовой договор, должностные инструкции |
— |
✓ |
С чего начать переход на кадровый ЭДО?
Начало перехода на новую систему ведения кадрового документооборота должен ознаменовать внутренний приказ по организации (ст. 372 ТК РФ), в котором в обязательном порядке должны быть обозначены следующие моменты:
- Наименование информационной системы, при помощи которой планируется ведение кадрового ЭДО.
- Алгоритм действий, разработанный для взаимодействия работодателя и работников при использовании системы.
- Список кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид.
- Список категорий сотрудников, по отношению к которым будет применяться кадровый ЭДО.
- Дата, начиная с которой организация переходит на цифровую систему ведения документооборота, и сроки, в которые организация обязуется уведомить всех заинтересованных сотрудников организации.
- Сроки, в которые необходимо осуществлять создание, подписание и ознакомление с электронными документами.
- Инструкция, согласно которой будет происходить ознакомление с новой системой и обучение сотрудников ее применению.
- Исключительные моменты, при которых организация сохраняет прежний (бумажный) документооборот.
- Алгоритм взаимодействия руководства компании с представителями работников. (Этот пункт повторяется).
Этапы внедрения кадрового ЭДО
Консультанты Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» окажут полное сопровождение перехода на кадровый электронный документооборот и реализуют:
-
Аудит текущего состояния участка кадрового учета (особенности компании, наличие льготных категорий и пр.) и текущих кадровых процессов (особенности процессов кадрового учета, количество подписантов кадровых документов, применяемые формы документов и пр.). Фиксирование текущих бизнес-процессов по кадровому учету «как есть».
-
Определение вариантов оптимизации кадрового учета – моделирование бизнес-процессов «как должно быть».
-
Выбор системы электронного документооборота, выбор способов подписания электронных документов (УКЭП, ПЭП).
-
Внедрение системы кадрового ЭДО:
-
Разработка локальных нормативных актов, регулирующих законность применения электронного документооборота (политика по применению электронного документооборота, порядок использования электронных подписей и др.);
-
Подписание с работниками необходимых форм документов (соглашение об использовании электронной подписи и др.);
-
Получение сертификатов электронных подписей;
-
Обучение работников работе принципам эффективной работы в СЭД;
-
Создание электронного архива документов;
-
Запуск процесса перехода на электронный документооборот.
-
Какие документы переходят в цифровой формат
Этот вопрос все компании, государственные и общественные организации, предприятия разных форм собственности решают сами. Кадровый ЭДО применяют при формировании многих видов документации в отделе кадров, при подписании договоров (ТК РФ ч. 1 ст. 22.1).
В электронный документооборот кадровых документов включают:
-
правила внутреннего трудового порядка;
-
договоры с наемным персоналом;
-
табели по учету рабочего времени;
-
должностные инструкции;
-
расчетные листки;
-
приказы на очередные и внеплановые отпуска или командировки.
После того, как введен электронный кадровый документооборот, персоналу компании не нужно подписывать авторучкой трудовые договоры с работодателем, приказы о переводе на новую должность или график отпусков. Они могут напечатать заявление на компьютере или отправить его со смартфона.
В бумажной форме по-прежнему (ТК РФ ч. 3 ст. 22.1) нужно заполнять:
-
трудовые книжки;
-
акты о произошедших несчастных случаях;
-
приказы о принудительном или добровольном увольнении;
-
сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СТД-Р;
-
журналы по различным производственным инструктажам.
Что понимается под электронным кадровым документооборотом
В целом под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме. ЭКДО не распространяется:
- на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Единые требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 01.03.2023. Правила осуществления ЭКДО в соответствии со ст. ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ вы вправе распространить на взаимодействие с дистанционными работниками. Для ЭКДО потребуется информационная система.
Преимущества решения на базе Low-code BPMS
Решение разработано на платформе ELMA365 при помощи Low-code инструментов, которые позволяют адаптировать его под бизнес-процессы вашей компании и настраивать маршруты движения документов согласно специфике бизнеса. Это одно из ключевых преимуществ ELMA365 КЭДО, так как законодательство по части кадрового электронного документооборота модернизируется, а из-за внешних изменений, следовательно, требуются внутренние.
Для дальнейшей оптимизации процессов совсем не обязательно привлекать программистов. Поддержка решения в формате Low-code позволяет масштабировать процессы силами аналитиков. Изменения вступают в силу сразу после публикации, для этого вам даже не потребуется перезапускать систему или останавливать работу действующих процессов.
Преимущества Кадрового ЭДО
Что бы понять, целесообразно ли переходить на КЭДО, необходимо рассмотреть преимущества данной системы:
- Быстрота работы. Система ЭДО во многом упрощает работу кадровой службы предприятия. Сотрудники получают документы в электронном виде и могут сразу же их подписать, при этом не надо разносить им бумажные документы и ждать, когда они их подпишут и вернут.
- Эргономичность. Электронные документы храниться в соответствующих папках, в которых легко найти нужный документ. Такие документы не занимают много места, не расходуют бумагу и иные канцелярские принадлежности.
- Контроль за подписанием документов. В электронном виде сразу же видно какой сотрудник не подписал документ. Причем, если он долго его не подписывает, можно выслать дополнительное напоминание.
- Цифровая подпись. Благодаря электронной подписи можно расписаться на всех трудовых документах, в том числе и в трудовых книжках. Для кадрового работника такая система удобна, так как экономит много времени и сил.
- Единая система для самозанятых и удаленных сотрудников. Сотрудники, которые работают на удаленной основе, могут не приезжать в организацию для подачи или подписания документов. Все кадровые вопросы будут решаться ударенным образом.
- Упрощение работы. Система КЭДО во многом упростит процесс работы кадровой службы. Вместе с тем пока данная система только вступает в свои права, предприятия, использующие ее, будут считаться более передовыми и технологичными.