Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работодателям подавать сведения о трудовой деятельности с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отчет СЗВ-ТД — содержит поля для указания сведений о мероприятии, проводимых в отношении работников. Данная информация необходима Пенсионному фонду для ведения электронной базы граждан с целью начисления пенсии по старости.
Что такое форма СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:
- в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
- или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры
то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Отчетность по страхвзносам с 2023 года
С 2023 года персонифицированные сведения потребуется подавать по единой форме. В нее также будут включаться сведения о страхвзносах «на травматизм», которые на данный момент подаются по форме 4-ФСС. Это указано в новой редакции п. 3 ст. 8 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.
Важно! В отношении периодов до 2023 года будут действовать прежние правила. Персонифицированную отчетность нужно будет направлять в ПФР, а отчет 4-ФСС — в ФСС. Этот момент касается и уточненных отчетов за 2022 год и более ранние периоды.
На данный момент не разработали ни единую форму, ни правила ее заполнения. Однако к 2023 году чиновники должны их утвердить.
Вполне возможно, в единой форме будет несколько разделов, чтобы указывать разные виды информации. При этом, скорее всего, сроки сдачи для каждого вида будут свои (новая ред. ст. 11 Закона № 27-ФЗ и п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ). Соответственно, в разное время работодатели будут передавать в единый фонд различные разделы единой формы:
|
Вид информации |
Сроки подачи |
|
Сведения о трудовой деятельности (по аналогии с СЗВ-ТД) |
|
|
Периоды работы, в т.ч. дающие право на досрочную пенсию или повышение выплаты к пенсии |
|
|
Реквизиты ГПХ договора, на выплаты по которому начисляются страхвзносы |
Не позже рабочего дня, идущего за днем заключения или прекращения ГПХ договора |
|
Реестры застрахованных лиц, за которых уплачены дополнительные страхвзносы |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
|
Информация по страхвзносам «на травматизм» (по аналогии с 4-ФСС) |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
Штраф за несдачу СЗВ-ТД
СЗВ-ТД включает сведения персонифицированного учёта. При их несдаче в установленный срок ПФР штрафует должностных лиц работодателя по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Размер штрафа от 300 до 500 руб. Этот штраф также предусмотрен, если отчёт СЗВ-ТД сдан, но содержит неверные или неполные сведения.
С 2021 года работодателей штрафуют на основании ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ за непредставление СЗВ-ТД . Размер ответственности — 500 руб. за каждого сотрудника, по которому сведения не представлены вовсе или недостоверные. Также по этой статье установлен штраф 1 000 руб. при несоблюдении порядка представления сведений в электронной форме.
Кроме того, поскольку работодатель нарушает нормы трудового законодательства, его штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ:
- 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
- 30 000 — 50 000 руб. для компаний.
Новая отчетность в ПФР
С переходом на электронные трудовые книжки для работодателей вводят 2 новые формы. Одна из них – отчет СЗВ-ТД, который работодатель обязан передавать в Пенсионный фонд ежемесячно до 15-го числа месяца, идущего за отчетным периодом (месяц). В этой форме фигурируют:
- те же сведения, которые работодатель указывает в трудовой книжке;
- данные, которые идентифицируют сотрудника.
В 2020 году отчет СЗВ-ТД сдают, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как с 2021 году вести его трудовую книжку.
Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из следующих событий:
- организация (ИП) приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
- сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или об отказе от нее.
Установленный порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении
Ключевые моменты, на которые обращают внимание при формировании отчета по страховому стажу при увольнении сотрудника, приведены в правилах ПФР №3н:
| Признак стажа | Рекомендации к заполнению формы |
| Графа 14 | заполняется, если расторжение трудовых отношений выпадает на 31.12 отчетного года |
| Графы 4 и 5 | Не заполняются, если сотрудник уволен с последующим выходом на пенсию |
| Учетный период | Указывается год, за который сведения подаются и в котором был уволен сотрудник |
| Раздел 3 | Вносятся персональные данные на увольняемого работника |
| Стаж | Заполняется по нарастающей, за весь период трудовой деятельности в компании (от дня приема до дня увольнения) |
Ответственность за несоблюдение сроков
К ответственности привлекут по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Норма предусматривает наказание: штраф за несдачу СЗВ-ТД в 2022 году — от 300 до 500 рублей за предоставление недостоверных сведений о работниках.
По ст. 15.33.2 КоАП РФ, санкции за несвоевременную сдачу отчета применяют с 01.01.2021, когда вступила в силу новая редакция кодекса. Ранее действовала иная норма за нарушение трудового законодательства: штрафные санкции за СЗВ-ТД назначали по ст.
5.27 КоАП РФ, к ответственности привлекали организации и должностных лиц. Должностных лиц наказывали от 1000 руб. до 5000 руб., организации — от 30 000 руб.
до 50 000 руб.
Действующая редакция КоАП РФ ст. 15.33.2 устанавливает, какой размер штрафа, если не отправил отчет об увольнении сотрудника при увольнении СЗВ-ТД и за иные нарушения: на должностных лиц — в размере от 300 до 500 рублей. Под должностным лицом понимают работника организации, выполняющего организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции (ст.
2.4 КоАП РФ): руководители организаций или структурных подразделений. К административной ответственности привлекут директора или руководителя отдела кадров.
Норма устанавливает штраф за нарушение срока сдачи СЗВ-ТД, за неверно указанные сведения в отчете, за его несдачу. Размер санкции зависит от тяжести нарушения, его определяет контролирующий орган или суд.
Закон устанавливает санкции за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД, штраф за несвоевременную сдачу в 2022 году распространяется на должностных лиц, для ИП ответственность не предусмотрена.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали 5 причин, по которым могут снизить штраф по СЗВ-М. Используйте эти инструкции бесплатно.
Порядок заполнения отчёта СЗВ-ТД в 2022 году
Форма СЗВ-ТД имеет утверждённый порядок заполнения, это установлено ПФ РФ. На каждого из работников компании составляется отдельная форма. Основой для неё всегда служат внутренние документы — приказы, распоряжения, трудовые договоры.
Важно: и по срочным, и по бессрочным трудовым договорам правила заполнения формы СЗВ-ТД одинаковы.
Что вносят в форму:
- информацию о страхователе — работодателе: стандартные данные о юрлице или ИП, включающие регистрационный номер в ПФР;
- сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь;
- информацию о сотруднике — зарегистрированном лице: ФИО, дата рождения, СНИЛС.
Формы отчётов и сроки
В случае увольнения сотрудника необходимо подготовить ряд отчётов, в числе которых формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, расчёт по страховым взносам (раздел 3) и СЗВ-ТВ.
СЗВ-М
Отчёт по форме СЗВ-М включает в себя сведения об ИНН и СНИЛС работников. В соответствии с п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ, работодатель обязан сдавать его ежемесячно. Срок — не позднее 15 числа месяца, наступающего за отчётным. При прекращении трудовых отношений работодатель выдаёт сотруднику сведения за последний месяц работы.
СЗВ-СТАЖ
В отчёте по форме СЗВ-СТАЖ содержатся сведения о стаже работника и страховых взносах. Срок его сдачи зависит от повода составления отчёта. Обычно форму СЗВ-СТАЖ сдаётся работодателем по итогам года. Срок — не позднее 1 марта года, который следует за отчётным. В случае расторжения трудового договора работодатель может подать сведения об уволенном сотруднике в обычные сроки. Но есть исключение — если ТД был прекращён в связи с выходом сотрудника на пенсию. В этом случае работодатель обязан отправить отчёт СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд в течение трёх дней с момента увольнения. Выдать отчёт на руки работнику нужно в день увольнения.
РСВ (раздел 3)
В раздел 3 расчёта по страховым взносам включены сведения о доходах работника, а также об уплаченных за него взносах. При подготовке отчёта работодатель рассчитывает суммы за период с начала последнего отчётного квартала по дату увольнения сотрудника.
Эти сведения, как и предыдущие формы, не требуется сдавать в ПФР в день увольнения. Сдача происходит в обычные сроки — ежеквартально, не позднее 30 числа месяца, который следует за отчётным периодом.
На руки увольняемому работнику выдаётся бумажный экземпляр с печатями и подписями ответственных лиц.
СЗВ-ТД
В данной форме отчёта отражаются сведения о сотрудниках относительно которых производились какие-либо кадровые изменения, в том числе приём на работу и увольнение. Отчитываться о прекращении трудовых отношений с сотрудником необходимо не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа об увольнении. Это правило также действует и для случаев приёма на работу. В остальных случаях СЗВ-ТД необходимо сдавать ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, наступающего за отчётным.
При увольнении документ на руки сотруднику не выдаётся.
Особенности отчётности при увольнении работников некоторых категорий
Сдавая отчёты в Пенсионный фонд при увольнении работника, необходимо также учитывать его принадлежность к особенным категориям сотрудников.
Пенсионеры
Если увольнение сотрудника происходит в связи с его выходом на пенсию, работодатель должен подготовить и сдать те же отчётные документы, что и в обычном случае увольнения. Сведения подаются в общем порядке, однако следует быть внимательным при подготовке отчётов СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД — от правильности их подачи будет зависеть корректность расчёта будущей пенсии сотрудника.
Иностранные граждане
Если сотрудник является гражданин другого государства, то в случае его увольнения процедура подготовки отчётных документов и их сдачи будет той же, что и обычно. Однако в течение трёх дней с момента издания приказа об увольнении необходимо уведомить территориальный орган МВД.
Совместители
Отчётность о прекращении трудовых отношений с данной категорией сотрудников осуществляется как по основному месту работы. В случае внутреннего совместительства необходимо представить все отчётные документы, несмотря на то, что сотрудник продолжит работу по основному месту. При подготовке формы СЗВ-СТАЖ необходимо указать период с первого дня приёма по совместительству до даты прекращения совмещения.
Сотрудники с вредными условиями труда
Для отчётности по увольнению работников, трудящихся во вредных и опасных условиях, специальных требований не установлено. Отчитываться в данном случае нужно как обычно.
Подрядчики по договору гражданско-правового характера
При увольнении сотрудника, работающего по договору ГПХ, сдаются только отчёты СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и РСВ. СЗВ-ТД сдавать не нужно, поскольку трудовая книжка на такого сотрудника не ведётся.
Бывшие госслужащие
Уведомлять бывшего работодателя при увольнении работников из этой категории не нужно. Отчётность в ПФР по ним сдаётся в стандартном порядке.
Выдача справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника
В последний рабочий день работодатель обязан передать сотруднику на руки трудовую книжку и произвести окончательный расчет с ним. Помимо этого, согласно нормам Трудового кодекса (ст. 84.1), ФЗ-255 (п. 3 ч. 2 ст. 4.1) и ФЗ-27 (п. 4 ст.11) работнику необходимо передать на руки документацию о его заработке и трудовом стаже. Указанные сведения и содержатся в формах СЗВ-М и СТАЖ.
Обязанность работодателя выдавать своим сотрудникам форму СЗВ-СТАЖ прописана в п. 4 ст. 11 ФЗ-27. Она должна оформляться не только при расторжении трудового договора, но и при прекращении гражданско-правового договора. Главное, чтобы с выплачиваемого сотруднику вознаграждения работодатель платил и начислял страховые взносы.
СЗВ-СТАЖ представляет собой новую форму учета времени нахождения сотрудника в трудовых отношениях с работодателем, в течение которого за него платились страховые взносы.
Работодатель должен не только передать сотруднику форму СЗВ-СТАЖ, но и подтвердить факт передачи подобных сведений. Это необходимо на случай проверки контролирующими инстанциями. Одним из вариантов подтверждения является оформление справки в двух экземплярах и простановка на одном из них отметки о получении формы работником (она остается на хранении у работодателя).
Поскольку увольняемому сотруднику передают сразу комплект документов, то он может расписаться в специальном журнале за их получение сразу. Это позволит избежать необоснованных претензий со стороны трудовой инспекции и иных контролирующих инстанций.
Обязанность сдавать сведения о трудовой деятельности закреплена за страхователями в обновленной редакции статьи Закона № 27-ФЗ. Именно этот отчет послужит работникам ПФР основанием для заполнения одноименного раздела ИЛС.
В отчете необходимо указать информацию о работнике: ФИО, страховой номер ИЛС, сведения о приеме на работу, о трудовой функции, о переводах и увольнении, а также о выборе способа ведения трудовой книжки.
Форму, формат и порядок заполнения отчета СЗВ-ТД должен утвердить Пенсионный фонд. Соответствующий проект можно скачать на официальном сайте фонда (ссылки размещены в разделе «Законодательство об электронных трудовых книжках»).
Согласно проекту, отчитываться о трудовой деятельности сотрудников необходимо по форме СЗВ-ТД.
Выдача справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника
В последний рабочий день работодатель обязан передать сотруднику на руки трудовую книжку и произвести окончательный расчет с ним. Помимо этого, согласно нормам Трудового кодекса (ст. 84.1), ФЗ-255 (п. 3 ч. 2 ст. 4.1) и ФЗ-27 (п. 4 ст.11) работнику необходимо передать на руки документацию о его заработке и трудовом стаже. Указанные сведения и содержатся в формах СЗВ-М и СТАЖ.
Обязанность работодателя выдавать своим сотрудникам форму СЗВ-СТАЖ прописана в п. 4 ст. 11 ФЗ-27. Она должна оформляться не только при расторжении трудового договора, но и при прекращении гражданско-правового договора. Главное, чтобы с выплачиваемого сотруднику вознаграждения работодатель платил и начислял страховые взносы.
СЗВ-СТАЖ представляет собой новую форму учета времени нахождения сотрудника в трудовых отношениях с работодателем, в течение которого за него платились страховые взносы.
Работодатель должен не только передать сотруднику форму СЗВ-СТАЖ, но и подтвердить факт передачи подобных сведений. Это необходимо на случай проверки контролирующими инстанциями. Одним из вариантов подтверждения является оформление справки в двух экземплярах и простановка на одном из них отметки о получении формы работником (она остается на хранении у работодателя).
Поскольку увольняемому сотруднику передают сразу комплект документов, то он может расписаться в специальном журнале за их получение сразу. Это позволит избежать необоснованных претензий со стороны трудовой инспекции и иных контролирующих инстанций.
СЗВ-СТАЖ бывает трех типов:
- Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период.
- Дополняющая. Подается, если данные исходной формы не были учтены из-за ошибок.
- Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть периоды работы календарного года, срок предоставления отчетности за которые не наступил.
Что в каких типах форма нужно заполнять:
- в исходной и дополняющей — раздел 1, раздел 2 и раздел 3;
- в форме для назначения пенсии — разделы 1-5.
Мы разобрали порядок заполнения нового отчета ЕФС-1. Это отчёт, который с 2023 года нужно будет подавать в новый Социальный фонд. В статье вы можете скачать бланк и пример (образец) его заполнения при увольнении работника. При других кадровых событиях он будет заполняться немного иначе. Если же отчет подается не из-за кадровых изменений, а по другой причине, в нем будет совершенно другой состав подразделов.
Отчет ЕФС-1 объединил в себе данные отмененных форм. Вместе с тем появились и новые нюансы заполнения. Подавать все страницы ЕФС-1 не придется – их набор будет зависеть от ситуации. Периодичность отчетности по взносам не изменится. Меняется лишь срок представления очередных отчетов – теперь это 25-ое число, кроме отдельных случаев.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
СЗВ-СТАЖ при ликвидации компании
Форму СЗВ-СТАЖ в пенсионный фонд сдают по итогам года. так, за 2019 год нужно отчитаться до 1 марта 2021 года включительно, за 2020 год – до 1 марта 2021 года включительно. Но, при ликвидации организации СЗВ-СТАЖ нужно сдать, не дожидаясь окончания года.
Компании, которые приняли решение о ликвидации, сдают СЗВ-СТАЖ в течение одного месяца после того, как ими утвержден промежуточный ликвидационный баланс, причем, не позже дня, когда поданы документы в ИФНС для регистрации прекращения деятельности
Пример: 09 февраля 2021 года учредители ООО «Динамик» на общем собрании приняли решение о ликвидации Общества. 11 апреля 2021 года бухгалтерия ООО «Динамик» сформировала промежуточный ликвидационный баланс. ООО «Динамик» должен сдать СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд – 10 мая 2021 года.