Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Потеряна трудовая книжка: что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.
Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.
При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.
Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.
Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.
Трудовая утеряна по вине работодателя
К сожалению, трудовая может быть утеряна и по вине работодателя. На каждом предприятии должен быть человек, который отвечает за хранение этих документов. Поэтому если книжка будет утеряна, то виновен будет и этот работник, и сам работодатель.
Ситуация может сложиться по-разному! В зависимости от этого работник должен будет предпринять те или иные шаги:
- если работник уволился с прежнего места работы, а работодатель не отдаёт ему трудовую книжку, то это нарушение прав работника. Он может написать исковое заявление в суд, пожаловаться в инспекцию по труду или в прокуратуру. Законных оснований для того, чтобы не возвращать трудовую книжку, у работодателя нет;
- если начальство признаёт свою вину, а у работника нет претензий, то он может попросить оформить дубликат. Просьба выражается в виде письменного заявления.
Иногда бывает так, что работодатель не желает отдавать работнику его документ, мотивируя это различными причинами, например:
- не хочет отпускать ценного работника;
- желает заставить его работать ещё, пока он не завершить некий объём работы;
- хочет взыскать с него некие суммы, не предусмотренные законодательством;
- прочие причины.
Важно! Работодатель не имеет права задерживать трудовую книжку работника! Это нарушение его трудовых прав. Если работодатель делает вид, что никакого заявления об увольнении не было, и поэтому он не обязан выдавать трудовую, сотруднику нужно будет поступить следующим образом:
- написать заявление на увольнение в двух экземплярах, один из них отнести в отдел кадров и проверить, чтобы оно было должным образом зарегистрировано в качестве входящего документа. На втором экземпляре должен стоять номер входящего документа и дата регистрации;
- ровно через 2 недели работник считается уволенным. Следовательно, администрация обязана вернуть трудовую книжку;
- если этого не произошло, то нужно обращаться в комиссию по трудовым спорам, если такая работает на предприятии. Если такой нет, то этот шаг можно пропустить;
- если будет отказано в принятии заявления, или проблема не будет решена, то нужно обращаться в инспекцию по труду или сразу в суд;
- если на предприятии работает КТС, то к ним обязательно нужно обратиться. Если нет, то сразу в ФИТ. Это называется досудебный порядок урегулирования спора. Без его соблюдения суд документы не примет.
Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка
Чтобы получать пенсию, необходимо достичь определённого возраста, а также иметь определённый стаж. Сведения о последнем заносятся в трудовую книжку. Но как быть, если этот основной документ утерян или испорчен?
Многие будущие пенсионеры считают, что если трудовая книжка утеряна, то и стаж утерян вместе с ней. Это не так! Пенсионный фонд России, в чьи обязанности входит контроль за начислением и выплатой пенсий при соблюдении всех условий, ведёт учёт всех граждан РФ, имеющий права на такие выплаты от государства.
В ПРФ хранятся следующие данные:
- ФИО;
- личные данные о дате и месте рождения;
- паспортные данные;
- данные СНИЛС;
- сведения стаже.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Как оформлять утерянную трудовую книжку
Новая трудовая книжка взамен утерянной, в рамках норм ПП №225 не выдается. Однако при желании работник может ее оформить самостоятельно, особенно, если предыдущих мест труда было всего несколько. Так, гражданин может купить чистый формуляр в книжном магазине и поэтапно посетить прежние места работы с просьбой о внесении записей о приеме и увольнении.
Преимуществом подобного шага является тот факт, что каждая запись будет полной и заверенной мокрой печатью компании, что предотвратит вопросы о достоверности внесенных сведений уже в процессе оформления пенсии. Если же рабочих мест, как и работодателей, было много, а общий стаж достаточно внушительный, восстановить книгу в прежнем виде будет достаточно затруднительно, поэтому желательно обратиться за помощью по последнему месту работы.
Заявление об утере трудовой книжки: образец
Составить заявление несложно самостоятельно, воспользовавшись образцом. Порядок оформления следующий:
- В верхней части указываются сведения об адресате (должность, ФИО руководителя, наименование фирмы) и заявителе (свои ФИО и должность).
- Посередине листа пишется наименование документа: «заявление».
- С новой строки излагается факт утери без объяснения причин происшествия и просьба о том, чтобы работодателем была оформлена новая трудовая книжка взамен утерянной. Если заявление пишется при поступлении на новую работу, важно сослаться на ч. 5 ст. 65 ТК РФ об обязанности нового работодателя выдать новый документ.
- В заключительной части ставится подпись заявителя с расшифровкой.
Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?
В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:
1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.
2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.
В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.
Если книжка была потеряна работодателем
Если работодатели случайно или по причине несчастного случая на производстве теряют трудовой документ, действия следует выполнить аналогичные тем, что указаны выше.
Единственной разницей является то, что после потери работником трудовой книжки, он должен будет сам обращаться во все инстанции с запросами, чтобы получить искомые сведения. Если виновно в отсутствии документации руководство, то именно представители этой компании-работодателя должны заниматься сбором сведений.
Не исключены ситуации, когда руководство отдела кадров специально не желает предоставлять трудовую книжку сотруднику, с которым были трудовые отношения расторгнуты. Если все факты указывают на это, работник обращается в Трудовую Региональную Инспекцию. Это можно совершить, если подать заявление на официальном сайте органа или заявление приносится непосредственно в государственное учреждение.
Что делать, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя
Важная информация
Если работодатель просто утерял вашу трудовую книжку, то вы вправе привлечь его к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей, а для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, либо приостановление своей деятельности на срок до трех месяцев.
Теперь мы подробнее расскажем вам, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку по халатности или вследствие непредвиденных ситуаций. В таких случаях создается специальная комиссия. Она формируется из незаинтересованных лиц — сотрудников других отделов компании, членов профсоюза, представителей органов исполнительной власти. Если комиссия установит вину работодателя, он будет обязан восстановить документ в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления от сотрудника.
Как и где получить дубликат трудовой книжки после утери?
Как и где получить дубликат трудовой книжки после утери? Самым легким и быстрым способом, а также бесплатным является визит в отделение МФЦ или ПФР.
Первое, что рекомендуется сделать, – это собрать сведения по поводу пакета документов, который будет необходим для восстановления утерянной ТК. Существенным плюсом в данном вопросе является универсальность собранных бумаг. Куда бы вы ни обратились, от вас потребуется:
- паспорт РФ;
- номер страхового счета;
- новая трудовая книжка;
- копия старой ТК (если есть);
- заявление с просьбой восстановить документ.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна: немедленное реагирование работника
Трудовым книжкам посвящено множество нормативно правовых актов. Все они рассказывают о правилах заполнения книжек, о правилах их выдачи или же хранения (см. тут). Все эти правила показывают важность документа, с которым мы имеем дело.
Поэтому, если в вашей жизни случилась ситуация, что вы не можете отыскать трудовую или совершенно четко осознаете, что вы ее потеряли – вам необходимо срочно предпринимать соответствующие меры, в противном случае, такое поведение чревато последствиями не самыми приятными для вас. Далее мы узнаем, что делать если потерял трудовую книжку и как происходит оформление дубликата.