Как бизнесу избежать кассовых разрывов при помощи платёжного календаря

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как бизнесу избежать кассовых разрывов при помощи платёжного календаря». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.

Что такое кассовый разрыв

Кассовым разрывом (КР) называют явление, когда предприниматель или компания не имеет достаточно денег на счетах для оплаты текущих расходов. Например, после перечисления залога поставщикам, выдачи зарплат, оплаты аренды/ госпошлин и других операций у селлера не остается суммы, достаточной для покрытия всех его обязательств (тех же ЗП, выплат партнерам, банкам и т.д.).

Да, временный кассовый разрыв — это не смертельно для бизнеса, о банкротстве речи не идет, ведь средства есть, просто они находятся в обороте. Тем не менее, КР — серьезный звоночек о проблемах, пускать ситуацию на самотек ни в коем случае нельзя. Ведь если вы должны заплатить больше, чем имеете свободных денег на данный момент, неизбежны проблемы с поставщиками, арендодателями, банками и другими контрагентами. А это, в свою очередь, ведет к репутационным потерям, а при худшем развитии ситуации и к репутационным, и к финансовым. Да, зачастую КР неизбежны, поэтому своевременное обнаружение и управление кассовыми разрывами должно войти в привычку.

Каковы признаки кассового разрыва:

• у вас в выписках фигурирует нулевой или околонулевой остаток;

• у вашей компании накопились неоплаченные налоги, к которым уже приплюсовались или вот-вот приплюсуются всевозможные пени и штрафы за неоплату;

• в вашем клиент-банке копятся поручения, на отправку которых также не хватает денег;

• поставщики и/или арендодатели устали напоминать о вашей задолженности и/или давать очередные отсрочки;

• при этом вы продолжаете получать прибыль.

Как предупредить кассовый разрыв

1. Вести бюджет. Иметь план доходов и расходов. Придерживаться его.

2. Вести платежный календарь. Это таблица, куда нужно вносить все обязательства, как только они возникают.

3. Формировать резервы на случай форс-мажоров. Создать отдельный счет и ежемесячно переводить туда 10–20% от общего дохода. Это защитит от кассового разрыва, если возникнет непредвиденная ситуация.

4. Не покрывать недостачу заемными средствами. Крутиться на собственных, насколько это возможно: уменьшать постоянные расходы, договариваться с сотрудниками об отсрочке выплат, избавляться от убыточных направлений бизнеса.

5. Контролировать дебиторскую задолженность. Мотивировать клиентов дополнительной скидкой при быстрой оплате. Вычислять среднюю скорость возврата денег и ставить KPI торговым представителям. Не связываться с крупными сетями, у которых длинные коридоры оплат.

6. Учитывать сезонность, если в бизнесе она есть. Заранее просчитывать потери в низкий сезон, готовить резерв.

7. Учитывать риски. Рассматривать новые идеи под углом заработка. Особенно если нет резервов.

Что делать, если кассовый разрыв уже случился?

Если кассовый разрыв наступил и денег нет, то разбираться почему так случилось уже нет времени. Необходимо срочно закрыть кассовый разрыв. Понять причины возникновения можно после выхода из него, и то при условии, что в компании ведется управленческий учет и данных будет достаточно. Ниже мы опишем необходимые меры по предотвращению и планированию источников покрытия кассовых разрывов.

Путь выхода из сложившейся ситуации можно представить в виде последовательности шагов.

1. Исключение низкоприоритеных платежей

В первую очередь необходимо распределить, какие платежи являются обязательными, а какие можно заплатить позже без существенных штрафов. Счета с наибольшим приоритетом оплачиваются в первую очередь – налоги, кредиты, аренда и другие платежи с определенной датой, нарушение которой может повлечь такие санкции, как пени, штрафы или другие взыскания. Так же к первой группе можно отнести оплату сырья, без которого компания не может продолжать выполнять текущие обязательства.

Оплата персонала, выплаты поставщикам и некоторые обязательные офисные платежи не имеют определенных сроков выплат – такие платежи возможно сдвинуть на несколько дней.

В третью группу попадают все необязательные платежи, от которых можно отказаться – затраты на обучение, представительские расходы и другие. Платежи из этой группы можно не осуществлять вообще.

2. Получить оплату раньше

Проведите работу с дебиторской задолженностью – обзвоните всех клиентов, должников. Если клиент просрочил платеж, можно разослать письма с претензиями, приостановить работы или задержать отгрузку, обратиться в суд.

Если выплата только предстоит, то можно договорится об оплате сейчас под гарантийные обязательства доделать все в срок или раздробить платеж в соответствии с уже проделанной и принятой работой.

3. Увеличить сроки оплаты поставщикам

Если компании необходимо оплатить в ближайшее время крупную сумму поставщикам – договоритесь об отсрочке или постарайтесь разбить платеж на более мелкие суммы. При этом желательно, несмотря на нехватку денег, платить своим поставщикам постоянно, хоть и меньшими суммами. Таким образом, Вы покажете свою заинтересованность в продолжении партнерских отношений и покажите, что прикладываете все силы для погашения задолженности. В противном случае, кредиторы могут обратиться в суд и тогда по решению суда со счетов компании могут списать полную сумму задолженности.

4. Стимулирование продаж

В ситуации, когда деньги в бизнесе не на расчетном счету, а в запасах на складах, может помочь проведение маркетинговых акций, предоставление скидок на сезонные товары, распродажи. Затоваривание одна из основных причин выпадения денежных средств из оборота торговых компаний. Чтобы деньги возвращались быстро обратно необходимо контролировать закупки и вовремя избавляться от лишнего товара.

5. Использование собственных средств

Финансирование деятельности компании за счет собственных средств компании, например, собственники направляют дивиденды на финансирование бизнеса.

Кроме чистой прибыли компания может продать или сдать в аренду неиспользуемое оборудование, автомобили и другое имуществу. Рассмотреть возможность сдачи в аренду помещений, которые принадлежат компании или собственнику.

Для выхода из кассового разрыва собственники могут внести собственные средства на расчетный счет компании, это поможет оперативно закрыть кассовый разрыв в случае его возникновения.

6. Использование заемных средств

Кредит на погашение задолженности — хоть и очевидное решение, но крайне нежелательное. Получить кредит на хороших условиях в кратчайшие сроки крайне проблематично, когда кассовый разрыв уже наступил. Поэтому кредит с такими может и не помочь, а только усугубить ситуацию, когда подойдет срок платить по кредиту и процентам.

Помимо кредита можно воспользоваться и другими финансовыми инструментами: овердрафтом и факторингом. Факторинг позволяет получать деньги сразу после подписания акта за вычетом комиссии фактора. А овердрафт к расчетному счету позволяет уходить в минус при нехватке средств на согласованный лимит. При этом в счет погашения овердрафта будут списываться все последующие поступления на расчетный счет.

Как посчитать кассовый разрыв

Подобные финансовые провалы временны и устраняются по мере поступления на счета организации денежных средств, основанием для перевода которых являются ранее выполненные работы или оказанные услуги, а также реализация товарной продукции. Расчет вероятности наступления основывается на простой модели, и реализуется в рамках любой отрасли или сферы. Одна из ключевых задач в грамотном управлении бизнесом — предупреждение локальных дефолтов, и оперативное решение вопросов, связанных с поиском ресурсов для критически важных выплат.

Важно отметить, что определение кассового разрыва не является тождественным ситуациям, при которых отсутствие денег на расчетных счетах становится следствием убыточной деятельности. Если причина невозможности погашения долгов на конкретный момент времени кроется в этом — речь идет уже о потенциальном банкротстве, либо о радикальном пересмотре ключевых бизнес-процессов, выявлении недостатков и их оперативном устранении.

К числу нежелательных реакций со стороны организаций эксперты относят:

• Резкое повышение или снижение отпускных цен. Подобная практика не идет на пользу продажам ни в короткой, ни в долгосрочной перспективе, поскольку в конечном счете разрушает всю бизнес-модель позиционирования товаров или услуг.
• Продажу имущества, необходимого для обеспечения основной деятельности, будь то оборудование, транспорт или недвижимость.
• Оформлять сторонние кредиты в банках, чтобы погасить кассовый разрыв. Для этого есть практичные и проверенные инструменты, такие как овердрафт или факторинг.

Кассовый разрыв — что это?

Ситуация нехватки денежных средств, когда у предприятия грядёт период выплат, к примеру, на закупку материалов, сырья, в то время как средства от покупателей, которые уже должны быть на счету ещё не поступили.

Заметим, что далеко не всегда причина такой ситуации в неэффективной политике и делопроизводстве руководства предприятия. Тут возможны совершенно объективные причины недостатка средств для ведения своевременных расчётов, среди которых:

• экспортные факторы;

• в целом текущая ситуация в экономике страны или возможно ситуация во внешней экономике;

• задержка перечислений, которые ожидает компания;

• ошибочные методы работы компании.

Оптимальный баланс договорных условий способствует устранению кассового разрыва, а также увеличивает прибыль компании за счет уменьшения кредитной нагрузки. Для этого необходимо:

• проанализировать условия заключенных договоров на отгрузку и на закупку товаров по основной деятельности;
• ранжировать договора по степени влияния на приток и отток денежных средств;
• сопоставить соотношение дебиторской и кредиторской задолженности;
• сбалансировать условия заключаемых договоров;
• установить пределы товарного кредитования.

Пример:

Вариант 1. Рассмотрим влияние условий заключаемых договоров на примере торговой компании, без учета остатков запасов на складах и операционных расходов.

Компания продавала товар на условиях рассрочки платежа — 20% аванс в текущем месяце, 30% оплата в следующем месяце и 50 % в третьем месяце после отгрузки.

Оплата поставщику осуществляется на следующих условиях:

• сырье и материалы — 50% предоплата 50 % в следующем месяце;
• транспортировка — 100 % предоплаты;
• упаковка отсрочка — платежа в следующем месяце.

Оптимальным подходом к управлению запасами является сбалансированность бюджета продаж с бюджетом закупок и поддержания уровня запасов для бесперебойной отгрузки продукции. Но зачастую, этот баланс не соблюдается, что приводит к росту неликвидных запасов. С целью повышения эффективности управления запасами необходимо:

1. 1. Планирование закупок осуществлять с детализацией по товарным группам и номенклатурным позициям;
2. 2. Определить оптимальный размер запасов (текущий, страховой) для каждого вида товарной группы;
3. 3. Осуществлять оперативный контроль фактического наличия и состояния запасов;
4. 4. Оперативно реагировать на изменение плана продаж (корректировка плана закупок);
5. 5. Разработать методику анализа и работы с неликвидными запасами;
6. 6. Управлять рисками:
   • оперативно проводить оценку факторов, связанных с вероятностью повышения или понижения цены, целесообразности хеджирования и заключения форвардных сделок;
   • реагировать на повышение закупочных цен;
   • учитывать колебания курса валют;
   • закладывать в стоимость и рентабельность продаваемого товара величину накладных расходов с учетом кредитования и т .д..
7. 7. Разработать схему мотивации и установить показатели эффективности управления запасами (KPI);
8. 8. Разработать стандарты оценки поставщиков. В качестве ключевых показателей оценки можно использовать:
   • качество поставляемой продукции;
   • историю сроков задержки поставки;
   • цену поставляемой продукции;
   • предоставление скидок, товарного кредита.

Причины возникновения кассового разрыва

Отсрочка платежа. Распространенная причина кассового разрыва — работа без предоплаты. Причем отсрочка в некоторых случаях может достигать нескольких месяцев — и все это время нужно выполнять обязательства на собственные средства.

«Заморозка» денег в товаре или расходниках. Эта причина распространена в бизнесе, который закупает товар, а не берет на реализацию. Например, менеджер приобрел большую партию, которая будет продаваться несколько месяцев — даже если цена закупки казалась выгодной, деньги в итоге «заморожены» на складе. Чем больше товара, тем выше вероятность кассового разрыва.

Сезонность. Эта причина похожа на предыдущую — бизнес закупает товары или расходники, но не учитывает сезонность спроса. Например, магазин приобрел большую партию мороженого в конце августа, а затем наступила осень и товар оказался никому не нужен до следующего сезона.

Как спрогнозировать и предотвратить кассовый разрыв

Задача предпринимателя — оперативное планирование и контроль поступления и расходования средств за счет внедрения инструментов оперативного управления.

Например, оформление Платежного календаря в Excel, чтобы планировать конечный остаток. Составьте список статей движения денег: операционная деятельность, кредиты и займы (финансовая деятельность), единовременные выплаты и изъятия (капитальная деятельность). Первой строчкой укажите остаток на начало дня, затем по статьям разбиваете поступление, платежи по кредитам, налогу и прочие расходы.

Далее, нужно согласовать статьи движения денежных средств со статьями доходов и расходов.

Последним можно присвоить следующие признаки:

• постоянные (оплата аренды, кредита, налога);
• переменные (связанные с объемом деятельности, например, себестоимость проданных товаров);
• дискреционные (управляемые, когда есть выбор — потратить деньги или нет, например, на автоматизацию бизнеса, ремонт помещения, обучение персонала, реклама бизнеса).

Расставьте приоритеты в платежах. Например, вы решаете, куда направить бюджет — на покупку оборудования или рекламу. Оснащение предприятия — долгосрочная перспектива и инвестиции в бизнес, которые увеличивают прибыль. С рекламой не все так однозначно, поскольку она может не принести ожидаемых результатов. Приоритетом может стать и своевременный платеж ключевому поставщику, которого вы можете потерять из-за задержки оплаты.

Установите лимит расхода на непостоянные или незначимые статьи расхода, и сформируйте финансовый резерв.

Что такое кассовые разрывы и чем они опасны

Кассовые разрывы — это разница между датами платежей компании и поступлений от покупателей. Если у фирмы нет свободных средств, то такой разрыв приведет к тому, что денег на все необходимые платежи будет недостаточно.

Пример № 1

Дата выдачи зарплаты в ООО «Старт» установлена на 15-е число. На выплаты сотрудникам и налоги требуется 10 млн рублей. Компания ожидает оплату от покупателя в сумме 12 млн рублей. Но проблема в том, что по условиям контракта покупатель имеет право перечислить деньги до 25-го числа. Это отклонение и приводит к появлению кассового разрыва.

Если рассмотреть поступления и расходы за месяц в целом, то денег компании хватает. Но «внутренние» просрочки даже на несколько дней могут привести к серьезным проблемам.

За нарушения при выплате зарплаты работодателя оштрафует трудовая инспекция. Кроме того, может снизиться лояльность сотрудников к компании.

Как предотвратить кассовый разрыв

Предприниматели не задумываются о контроле финансов, пока не сталкиваются с нехваткой денег. Кассовый разрыв стимулирует обратить внимание на управление операционным циклом, искать дополнительные источники финансирования, работать по плану и реорганизовать неэффективную систему управления.

Куда лучше предотвратить кассовый разрыв, чем срочно искать деньги при его возникновении. Обязательные меры по профилактике:

1. Управление финансовым циклом. Период, за который предприятие оплачивает свои обязательства и получает выручку, называют финансовым циклом. Грамотное управление позволяет сократить этот срок до минимума. Для этого в компании стараются увеличить количество предоплат, вводят штрафы за просрочку платежей, ускоряют собственный производственный процесс. Короткий финансовый цикл означает быстрый оборот денег в компании, а значит, быстрое возмещение кассового разрыва.

2. Составление кассового плана для наличных денег. В нем отображают источники поступления средств, расходы, расчет оплаты труда и календарь выдачи зарплат. План составляют на месяц, квартал, год. Он позволяет контролировать поступление средств и оперативно решать, где взять денег на покрытие разрыва.

3. Формирование платежного календаря. Если заранее составить план на месяц, где отобразить кому, куда, сколько платить, то можно эффективнее управлять финансами. Вы будете точно знать, что завтра нужно заплатить налоги, послезавтра — внести предоплату поставщику. План еще на этапе разработки может показать кассовый разрыв в будущем периоде. В этом случае предприниматель сможет быстро принимать решения на счет незапланированных выплат, чтобы избежать неправильных решений.

4. Расстановка платежей по приоритетности. Вместе с платежным календарем нужно разработать систему критериев. Они позволят расставить платежи по очередности. В случае угрозы кассового разрыва, вы будете знать, какие оплаты можно без ущерба перенести, а какие обязательно нужно оплатить в срок.

Из-за чего чаще всего возникает кассовый разрыв

Кассовый разрыв часто наступает внезапно. Это происходит из-за того, что многие предприниматели в малом бизнесе совсем не ведут финансовый учёт или делают это частично. Например, планируют только поступление денег, а траты пускают на самотёк. Вот какие ошибки управленцев чаще всего приводят к кассовому разрыву.

Не разделили личные деньги и деньги бизнеса. Часто предприниматели хранят личные деньги и деньги компании на одном счете. В итоге наступает день, когда он сначала оплачивает с этого счёта диван в квартиру, а потом срочно ищет деньги на зарплату работникам. Или наоборот: предприниматель не видит, что бизнес несёт убытки, потому что привык закрывать кассовые разрывы из своих денег.

Ведут бизнес в убыток, но не знают об этом. Одна из самых распространённых причин такой ситуации — бизнес ведут по предоплате и не считают прибыль. У компании всегда есть деньги на счетах и кажется, что всё хорошо. Но однажды предоплата заканчивается, а выполнить заказ предприниматель не может, потому что не хватает оборотного капитала.

Слишком раздули расходы. Так бывает, когда предприниматели не считают расходы, поэтому тратят больше, чем могут себе позволить, и делают спонтанные покупки. Например, завышенная зарплата сотрудникам, дорогой офис, который не нужен для этого бизнеса, шикарные корпоративы, лишний персонал. Из-за этого компания оказывается в убытке и возникает кассовый разрыв.

Накопили избыточные запасы товара или расходников. Случается, что предприниматели неточно просчитывают спрос и закупают слишком много неликвидного товара или материалов, лишнего оборудования. Возникает кассовый разрыв: пока излишки лежат на складах и не приносят прибыли, бизнесу не хватает денег на текущие расходы.

Не учли сезонный спрос. Иногда предприниматели забывают про уменьшение выручки в сезонном бизнесе. Например, кондиционеры зимой продаются хуже, чем летом. Из-за этого в месяцы спада бизнесу может не хватать денег на обязательные траты, но содержать штат и платить зарплату сотрудникам всё равно нужно.

Деньги поступают и тратятся неравномерно. Это происходит, если предприниматели не планируют платежи, а распоряжаются деньгами хаотично. Например, фирма договаривается с крупным поставщиком на оплату в середине месяца, а на зарплату сотрудникам за первую половину месяца денег уже не хватает. Приходится ждать оплат от клиентов и на несколько дней задерживать платежи. Или деньги поступают равномерно в течение месяца, но бо́льшая часть расходов приходится на первую неделю. По итогам месяца компания в плюсе, но в течение месяца возникают кассовые разрывы.

Изменились условия выплат поставщикам. Кассовый разрыв может возникнуть, когда предпринимателю не хватает оборотных средств и он зависит в моменте от денег поставщиков. Например, раньше компания платила поставщикам с отсрочкой в 20 дней, но вдруг её отменили и требуют деньги уже сейчас. Может быть и обратная ситуация: менеджеры компании не знали, что нельзя давать клиентам рассрочку, и согласились сдвинуть оплату на 14 дней. А на эти деньги компания планировала закупить расходные материалы.

Решили масштабировать бизнес и думали, что выручка будет расти пропорционально. Когда предприниматели масштабируют бизнес, то часто думают, что прибыль вырастет кратно затратам. Но это не всегда так: успешная бизнес-модель может не сработать при масштабировании и даже принести убытки. Например, в локации с большой проходимостью открыли мини-кофейню и в ней всё хорошо. А для второй точки подобрали неудачную площадку с низким трафиком, и кофейня работает в ноль.

Необходимо проводить грамотную, последовательную, планомерную, эффективную финансовую и управленческую политику.

Нельзя упускать ни единого события в движении денежных средств. Проще предотвратить возникновение кассового разрыва, чем потом экстренно пытаться ликвидировать его негативные последствия. Поэтому советуем использовать все современные финансовые инструменты, проверять благонадёжность контрагентов и строго контролировать дебиторскую задолженность.

Для исключения кассового разрыва целесообразно составлять специальный платежный календарь, с помощью которого можно планировать наличие денежных средств и их движение за определенный промежуток времени, удобней всего это делать в БИТ.ФИНАНС. Закажите бесплатную демонстрацию системы удаленно или при личной встрече.

Как составить платежный календарь и работать с ним

Платежный календарь — это таблица, в которой все поступления и расходы денег распределены по дням. В его составлении участвуют несколько отделов:

1. Служба продаж предоставляет данные о поступлениях.
2. Отдел снабжения дает сведения о предстоящих оплатах за материалы, товары, услуги.
3. Финансовая служба заносит в календарь информацию о зарплате, налогах, платежах по кредитам.

При формировании платежного календаря обратите особое внимание на строку «Остаток на конец периода». По итогам каждого дня в ней должна быть положительная величина.

Минус в этой строке означает, платить за расходы этого дня будет нечем. Поправить ситуацию можно так:

1. Договориться с покупателями, чтобы заплатили пораньше.
2. Договориться с поставщиками об отсрочке.
3. Запланировать получение кредита.

Что такое кассовый разрыв

Каждая компания, которая работает на территории нашей страны, осуществляет определенную деятельность. Основой коммерческой деятельности является Бюджетный кодекс и установленные им правила.

Как правило, рабочий процесс подразумевает расход энергетических и закупку сырьевых ресурсов, реализацию готовой продукции, финансовые взаиморасчеты с партнерами (поставщиками, потребителями). Идеально, когда все расчетные и платежные операции совершаются равномерно по ранее составленным планам.

Но случаются ситуации, когда возникает некоторый дисбаланс в поступлении и расходовании – компании недостает средств для проведения платежей. Подобную ситуацию называют кассовый разрыв, который и станет темой сегодняшнего материала.

Рассмотрим причины возникновения кассового разрыва, мероприятия, помогающие его не допустить, а также опишем источники покрытия.

Что такое кассовый разрыв? Дадим определение этого понятия.

Кассовый разрыв на предприятии — это ситуация, когда в кассе компании возникает недостаток средств для своевременного и полного расчета с поставщиками, а также расходов на собственные нужды организации.

Такая ситуация обычно бывает, если сроки обязательных платежей отличаются от сроков поступления денег на счет (в кассу) предприятия. Предположим, приближаются сроки уплаты налогов, а поступление средств от клиентов еще не осуществлено.

Похожие записи:

• Можно ли прописаться в квартире-студии: разбор законодательства
• Памятка – Основные изменения в 44-ФЗ с 1 января 2023 года
• ИЖС: что важно знать перед покупкой дачи